Comment créer des campagnes d'entretiens de parcours professionnel (tous les 6 ans, mi-carrière, seniors) dans quarksUp ?

 Contexte / Problème

Depuis l'évolution du droit du travail, les employeurs ont l'obligation d'organiser des entretiens professionnels spécifiques à échéances précises : tous les 6 ans (bilan à 6 ans), tous les 8 ans, mi-carrière et pour les salariés seniors. Ces campagnes sont distinctes de l'entretien annuel classique et nécessitent un paramétrage spécifique dans quarksUp.

De nombreux clients rencontrent des difficultés pour créer ces nouvelles campagnes de manière autonome, notamment parce que :

• Ils n'ont pas été formés à la création complète d'un nouveau type de campagne.
• Ils souhaitent intégrer automatiquement les formations réalisées, les dates d'entretiens précédents et les noms des managers depuis un fichier Excel.

Solution pas-à-pas

Étape 1 : Créer le formulaire d'entretien

1. Accéder à Administration > Paramétrage > Entretiens > Formulaires.
2. Créer un nouveau formulaire ou dupliquer un formulaire existant (ex. l'entretien professionnel à 2 ans déjà utilisé).
3. Personnaliser les sections selon le type d'entretien (bilan, mi-carrière, senior) : objectifs, formation réalisée, projection, bilan de période.
4. Enregistrer le formulaire.

Étape 2 : Créer la campagne

1. Accéder à Module Entretiens > Campagnes > Nouvelle campagne.
2. Renseigner :
   • Le titre de la campagne (ex. « Entretien de parcours professionnel – 8 ans 2026 »)
   • Le type de campagne : choisir « Entretien professionnel » ou le type correspondant
   • La période de référence de l'entretien
   • Le formulaire créé à l'étape 1
3. Définir la population cible en filtrant les salariés selon leur ancienneté ou leur catégorie (ex. salariés avec 6 ans d'ancienneté, salariés âgés de 45 ans et plus pour les seniors).
4. Configurer les acteurs (responsable d'entretien, population RH notifiée).
5. Définir les échéances et activer les notifications.

Étape 3 : Intégrer les données de formation et d'entretien via import

Il est possible de préremplir les informations suivantes via un fichier Excel/CSV importé en ETL :

• Formations réalisées sur la période
• Dates des entretiens précédents
• Noms des managers

Pour cela :

1. Contacter le support quarksUp pour obtenir le modèle d'import ETL correspondant à votre configuration.
2. Remplir le fichier avec les données à intégrer.
3. Importer le fichier via Administration > Import ETL.
4. Vérifier le fichier de retour pour s'assurer qu'aucune ligne n'a été rejetée.

Étape 4 : Lancer la campagne

1. Revenir dans la campagne créée et cliquer sur Lancer la campagne.
2. Vérifier que les entretiens sont bien générés pour les salariés concernés.
3. Les managers reçoivent une notification et peuvent accéder aux entretiens depuis leur espace.

Notes / Avertissements

• Pour les entretiens à 6 ans et 8 ans, la population cible doit être définie avec précision (filtre sur l'ancienneté). Il est recommandé de faire appel à un consultant quarksUp pour le premier paramétrage si le contrat initial n'a pas inclus ces campagnes.
• Les entretiens mi-carrière (introduits pour les salariés autour de 45 ans) et seniors font l'objet d'accords de branche spécifiques : vérifier les obligations de votre convention collective avant de définir la population cible.
• Le préremplissage via Excel est optionnel mais fortement recommandé pour les premières campagnes, afin d'assurer la continuité de l'historique des entretiens professionnels.