Comment fonctionne l’organisation en entités dans quarksUp ?

À quoi sert l’organisation en entités ?

L’organisation en entités permet à quarksUp de structurer les données RH autour de votre organisation réelle.

Elle peut notamment influencer :

• le rattachement des collaborateurs ;
• les espaces dans lesquels les collaborateurs apparaissent ;
• les périmètres d’accès des utilisateurs ;
• les populations visibles dans les modules RH ;
• certaines listes, recherches ou actions disponibles selon le contexte.

Qu’est-ce qu’une entité ?

Une entité représente une partie de l’organisation.

Selon le paramétrage de votre environnement, une entité peut correspondre par exemple à :

• une société ;
• un établissement ;
• une direction ;
• un service ;
• une unité organisationnelle ;
• une filiale ou une division.

Les entités sont organisées entre elles sous forme de hiérarchie. Une entité peut donc avoir des entités rattachées en dessous d’elle.

Comment un collaborateur est-il rattaché à l’organisation ?

Dans quarksUp, un collaborateur est rattaché à l’organisation via ses informations professionnelles, notamment son poste ou son rattachement organisationnel.

Ce rattachement permet de déterminer à quelle partie de l’organisation le collaborateur appartient. Il peut ensuite être utilisé pour afficher le collaborateur dans les bons espaces, les bonnes listes ou les bons modules.

Par exemple, un collaborateur rattaché à une entité donnée pourra être visible pour les utilisateurs dont le périmètre couvre cette entité.

Quel lien avec les espaces ?

Un espace correspond à un environnement de travail dans quarksUp. Selon votre organisation, vous pouvez disposer d’un ou plusieurs espaces.

L’organisation en entités aide à déterminer dans quel espace un collaborateur est rattaché ou consultable.

Par exemple, une entreprise peut disposer de plusieurs espaces selon ses sociétés, pays, établissements ou divisions. Dans ce cas, le rattachement du collaborateur à une entité permet de comprendre dans quel espace il doit être visible.

Quel lien avec le périmètre ?

Le périmètre détermine sur quelles entités un utilisateur peut consulter des données ou réaliser des actions.

Deux utilisateurs peuvent avoir le même profil, mais ne pas voir les mêmes collaborateurs si leur périmètre n’est pas le même.

Par exemple :

• un manager peut voir uniquement les collaborateurs rattachés à son périmètre ;
• un profil RH local peut accéder uniquement à certaines entités ;
• un utilisateur transverse peut avoir un périmètre plus large, selon les droits qui lui sont attribués.

Pourquoi un collaborateur peut‑il ne pas apparaître ?

Si un collaborateur n’apparaît pas dans une liste ou un module, cela peut venir de son rattachement organisationnel ou du périmètre de la personne qui consulte.

Vérifiez notamment :

1. l’espace dans lequel vous vous trouvez ;
2. le rattachement du collaborateur à l’organisation ;
3. le périmètre de l’utilisateur qui recherche le collaborateur ;
4. le profil utilisé par cet utilisateur ;
5. les droits configurés pour ce profil.

Dans certains cas, le collaborateur peut exister dans quarksUp mais ne pas être visible dans le contexte consulté.

Exemple

Une organisation est composée d’une société principale, de plusieurs établissements et de plusieurs services.

Un collaborateur rattaché au service Formation peut être visible :

• par les utilisateurs dont le périmètre couvre ce service ;
• par les utilisateurs dont le périmètre couvre l’établissement parent ;
• par les utilisateurs disposant d’un périmètre plus large sur l’organisation.

En revanche, un utilisateur dont le périmètre couvre uniquement un autre service ne verra pas nécessairement ce collaborateur.

Bonnes pratiques

• vérifiez que chaque collaborateur est rattaché à la bonne entité ;
• contrôlez les changements d’entité lors d’une mobilité interne ;
• vérifiez les périmètres des utilisateurs qui doivent consulter une population ;
• évitez de modifier l’organisation sans vérifier l’impact sur les accès et la visibilité ;
• testez les accès avec un compte représentatif du profil concerné.

À retenir

L’organisation en entités structure les collaborateurs dans quarksUp. Elle permet de représenter votre organisation et influence la visibilité des données selon les espaces, les profils et les périmètres.

Si une donnée ou un collaborateur n’apparaît pas, commencez par vérifier l’espace utilisé, le rattachement organisationnel, le profil et le périmètre de l’utilisateur.