--- title: Comment fonctionne la CVthèque dans quarksUp ? description: "CVthèque quarksUp : origine des profils, limites de la recherche, étapes du pipeline, purge RGPD paramétrée par espace et demandes d'effacement." --- [Passer au contenu](https://support.quarksup.com/support-quarksup/comment-fonctionne-la-cvtheque-dans-quarksup#main-content) Français Afficher le sous-menu pour les traductions [Portail client](https://support.quarksup.com/support?hsLang=fr) [![Banniere support](https://support.quarksup.com/hs-fs/hubfs/Banniere%20support.jpg?width=4952&height=1238&name=Banniere%20support.jpg)](https://support.quarksup.com/support-quarksup?hsLang=fr) Ouvrir la navigation principale Fermer la navigation principale - Français Afficher le sous-menu pour les traductions - [Portail client](https://support.quarksup.com/support) Comment pouvons-nous vous aider ? - Il n'y a aucune suggestion car le champ de recherche est vide. 1. [Support quarksUp](https://support.quarksup.com/support-quarksup?hsLang=fr) 2. [Attirer et intégrer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr) 3. [Offres et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#offres-et-candidatures) 23 octobre 2026 # Comment fonctionne la CVthèque dans quarksUp ? ## Sources des profils, recherche, pipeline de candidature, purge RGPD et effacement des candidats dans la CVthèque quarksUp. ### En bref la CVthèque est le référentiel central de vos candidats dans quarksUp. Elle regroupe tous les profils, quelle que soit leur origine, et vous permet de les positionner sur vos offres. Une fiche candidat reste indépendante du dossier salarié jusqu'à l'embauche. Les candidats inactifs sont supprimés automatiquement selon le paramétrage RGPD de votre espace. ### D'où viennent les profils de la CVthèque ? Un candidat entre dans la CVthèque par quatre voies : - **Candidature sur offre** : le candidat postule depuis le portail candidat. - **Candidature spontanée** : le candidat dépose son profil sans offre cible. - **Ajout manuel** : un recruteur crée la fiche ou importe un CV depuis la CVthèque. - **Analyse automatique de CV** : la fiche est pré‑remplie à partir d'un fichier CV. Sur le portail candidat, le statut affiché dépend de l'origine du positionnement : - **Postulé** : le candidat a lui‑même postulé à l’offre. - **Ajouté** : un recruteur a positionné le profil sur l’offre. 💡 Le libellé « Ajouté » surprend souvent les candidats. Prévenez‑les lorsque vous les positionnez vous‑même sur une offre. ### Pourquoi un candidat embauché disparaît‑il de la CVthèque ? Lorsqu’un candidat est officiellement embauché et actif, il disparaît automatiquement de la CVthèque. Son CV n’est plus accessible depuis le module Recrutement. C’est le fonctionnement normal, pas une perte de données. ### Quelles sont les limites de la recherche dans la CVthèque ? - **Filtre « Contient les mots »** : il recherche dans le texte, mais n’analyse pas les CV au format image (JPEG, PNG). Un CV scanné sans reconnaissance de texte reste invisible à la recherche. - **Filtre de disponibilité** : si le candidat a déjà une date de fin programmée sur son contrat actuel, il est considéré comme disponible. Le préavis renseigné ne s’applique que si cette date de fin n’existe pas ou est lointaine. - **Indicateur « Nouveau »** : il compare la date de création de la candidature à votre dernière connexion. Deux recruteurs peuvent donc voir des indicateurs différents sur les mêmes candidatures. - **Analyse automatique de CV** : elle peut échouer avec le message « Une erreur s’est produite », pour des causes variables (format du fichier, contenu du CV, disponibilité du service). Si l’erreur persiste, contactez le support quarksUp. ### Peut‑on personnaliser les étapes du pipeline de candidature ? Partiellement. Le pipeline repose sur sept étapes système, qui ne peuvent pas être étendues : Sourcing, Pré‑qualification, Pré‑qualification niveau 2, Qualifié, Shortlisté, Retenu et Embauché. L’onglet « Non retenu » regroupe les candidatures écartées. - Modifier le libellé d’une étape : possible. - Ajouter une étape exploitable dans le pipeline : impossible. - Masquer une étape pour un groupe de profils via les droits : possible (les deux dernières étapes ne peuvent pas être masquées). - Modifier l’ordre d’affichage des étapes : impossible. - Ajouter une ligne au référentiel : possible, mais elle ne produit jamais de colonne dans le pipeline. - Réordonner le référentiel : aucun effet sur l’ordre affiché. - Inactiver un statut : ne masque pas la colonne, il faut passer par les droits. Un besoin d’étape supplémentaire relève d’une demande d’évolution produit, pas d’un paramétrage. ### Que faire si un ancien collaborateur ne peut pas être ajouté comme candidat ? Une adresse e‑mail ne peut être associée qu’à un seul compte actif dans quarksUp. Si l’adresse e‑mail personnelle du candidat est encore renseignée sur son ancienne fiche salarié inactive, la création du profil candidat est bloquée par une erreur de login déjà existant. 1. Ouvrez l’ancienne fiche salarié inactive de la personne. 2. Supprimez ou modifiez l’adresse e‑mail personnelle qui y figure. 3. Créez à nouveau le profil candidat. ⚠️ Dans l’autre sens, un candidat embauché qui conserve son profil candidat peut avoir du mal à accéder à son espace salarié. Vérifiez la connexion du nouveau collaborateur lors du flux d’embauche. ### Comment fonctionne la purge RGPD automatique des candidats ? Les candidats inactifs sont supprimés définitivement de la CVthèque au terme d’un délai de conservation. Un e‑mail d’avertissement est adressé au candidat avant la suppression. Le dispositif se paramètre par espace, dans Administration \> Espace - Paramètres \> Paramètres par défaut, bloc Recrutement. - **RGPD Suppression auto des CV** : active la purge sur l’espace. - **Délais de conservation des CV** : durée de conservation, en jours. - **Délais de prévenance** : délai entre l’avertissement et la suppression, en jours. À retenir : - Il n’existe pas de délai unique : deux espaces d’une même instance peuvent avoir des réglages différents, y compris sur l’activation. - Le délai de prévenance ne descend pas sous 28 jours : une valeur inférieure est ramenée à 28 à l’enregistrement. - Le délai court depuis la dernière connexion du candidat, ou depuis la création de sa fiche s’il ne s’est jamais connecté. - Une candidature en cours suspend la purge : tant qu’un candidat a au moins une candidature non rejetée, il n’est pas supprimé. ### Comment traiter une demande d’effacement RGPD d’un candidat ? Les candidats ne peuvent pas supprimer eux‑mêmes leur profil depuis le portail : ils doivent vous adresser une demande écrite. Vous pouvez ensuite supprimer la fiche depuis la CVthèque. ⚠️ La suppression depuis la CVthèque est refusée si une candidature du candidat est à l’étape Embauché, ou si le candidat a reçu une offre qu’il a acceptée ou refusée. Dans ces cas, aucune manipulation d’interface ne permet d’aboutir ; contactez le support quarksUp. Il en va de même après une embauche réalisée depuis le module Recrutement : l’embauche, la candidature et le candidat ne peuvent plus être supprimés depuis l’interface. Contactez le support quarksUp. ### Pourquoi le nom du candidat n’apparaît‑il pas dans un document Word généré ? La cause la plus fréquente est un champ de fusion inadapté au contexte de l’entretien dans votre modèle Word : - Entretien créé directement depuis la CVthèque, sans lien avec une offre : utilisez « EmployeeGroup.FirstName » et « EmployeeGroup.LastName ». - Entretien lié à une candidature sur une offre : utilisez « FirstName » et « LastName ». Un modèle qui utilise « FirstName » pour un entretien créé depuis la CVthèque restera vide. Vérifiez aussi que vous utilisez le bon modèle selon le contexte. - [Découvrir et naviguer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#main-content) - [Connexion et navigateurs compatibles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#connexion-et-navigateurs-compatibles) - [Page d’accueil et navigation](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#page-daccueil-et-navigation) - [Vues de droits et accès restreints](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#vues-de-droits-et-acc%C3%A8s-restreints) - [Profils et rôles utilisateurs](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#profils-et-r%C3%B4les-utilisateurs) - [Portails et menus personnalisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#portails-et-menus-personnalis%C3%A9s) - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#champs-de-fusion) - [ETL (Extract, Transform, Load)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#etl-extract-transform-load) - [Support](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#support) - [FAQ](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#faq) - [Notification](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#notification) - [Profils et droits d'accès](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#profils-et-droits-dacc%C3%A8s) - [Base documentaire et annuaire](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#base-documentaire-et-annuaire) - [Notifications et mails automatisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#notifications-et-mails-automatis%C3%A9s) - [Architecture et paramétrage](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#architecture-et-param%C3%A9trage) - [Glossaire](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#glossaire) - [Attirer et intégrer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#main-content) - [Personnaliser le parcours d’intégration](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#personnaliser-le-parcours-dint%C3%A9gration) - [Proposer une embauche et transférer vers People](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#proposer-une-embauche-et-transf%C3%A9rer-vers-people) - [FAQ](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#faq) - [Gérer le pipeline de candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#g%C3%A9rer-le-pipeline-de-candidatures) - [Créer et publier une offre de recrutement](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#cr%C3%A9er-et-publier-une-offre-de-recrutement) - [Piloter un onboarding pas-à-pas](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#piloter-un-onboarding-pas-%C3%A0-pas) - [Gérer la base collaborateurs et les embauches](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#g%C3%A9rer-la-base-collaborateurs-et-les-embauches) - [Ajouter un candidat manuellement ou via sourcing](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#ajouter-un-candidat-manuellement-ou-via-sourcing) - [Recrutement et gestion des candidats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#recrutement-et-gestion-des-candidats) - [Onboarding, crossboarding et offboarding](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#onboarding-crossboarding-et-offboarding) - [Annonces et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#annonces-et-candidatures) - [Signature électronique](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#signature-%C3%A9lectronique) - [Gestion des postes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#gestion-des-postes) - [Entretiens](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#entretiens) - [Les modèles de mail utilisés dans le module Recrutement : Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#les-mod%C3%A8les-de-mail-utilis%C3%A9s-dans-le-module-recrutement-documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les) - [Embauches et contrats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#embauches-et-contrats) - [Évaluations & questionnaires](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#%C3%A9valuations-questionnaires) - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#champs-de-fusion) - [Formulaires d'entretien](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#formulaires-dentretien) - [Notifications et mails automatisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#notifications-et-mails-automatis%C3%A9s) - [Offre et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#offre-et-candidatures) - [Offres et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#offres-et-candidatures) - [Glossaire](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#glossaire) - [Gérer et rémunérer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#main-content) - [Fiche salarié : identité, contrat, documents](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#fiche-salari%C3%A9-identit%C3%A9-contrat-documents) - [Référentiels RH : profils, vues, groupes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#r%C3%A9f%C3%A9rentiels-rh-profils-vues-groupes) - [Préparation des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#pr%C3%A9paration-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Saisie et validation des éléments variables](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#saisie-et-validation-des-%C3%A9l%C3%A9ments-variables) - [Clôture & export des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#cl%C3%B4ture-export-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Gestion des absences (collab + manager)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-absences-collab-manager) - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#champs-de-fusion) - [FAQ](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#faq) - [Dialog](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#dialog) - [Absences et congés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#absences-et-cong%C3%A9s) - [Notifications et mails automatisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#notifications-et-mails-automatis%C3%A9s) - [Imports et interfaçage (ETL)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#imports-et-interfa%C3%A7age-etl) - [Fiche salaré : identité, contrat, documents](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#fiche-salar%C3%A9-identit%C3%A9-contrat-documents) - [Gestion des absences](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-absences) - [Embauches et contrats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#embauches-et-contrats) - [Gestion des temps et plannings](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-temps-et-plannings) - [Exports et interfaces paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#exports-et-interfaces-paie) - [Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les) - [Clôture et export des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#cl%C3%B4ture-et-export-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Gestion des postes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-postes) - [Entretiens et campagnes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#entretiens-et-campagnes) - [Gérer la base collaborateurs et les embauches](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#g%C3%A9rer-la-base-collaborateurs-et-les-embauches) - [API](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#api) - [Objectifs & performance](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#objectifs-performance) - [Accès aux entretiens (collab & manager)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#acc%C3%A8s-aux-entretiens-collab-manager) - [Formulaires d'entretien](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#formulaires-dentretien) - [Portails et menus personnalisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#portails-et-menus-personnalis%C3%A9s) - [Profils et droits d'accès](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#profils-et-droits-dacc%C3%A8s) - [Recrutement et gestion des candidats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#recrutement-et-gestion-des-candidats) - [Signature électronique](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#signature-%C3%A9lectronique) - 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