--- title: Comment fonctionne la fonctionnalité Proposition de dates pour planifier des sessions de formation ? description: "Proposition de dates quarksUp : prérequis, déroulé d'un dossier, statuts, règles des relances et gestion des collaborateurs indisponibles." --- [Passer au contenu](https://support.quarksup.com/support-quarksup/comment-fonctionne-la-fonctionnalite-proposition-de-dates-pour-planifier-des-sessions-de-formation#main-content) Français Afficher le sous-menu pour les traductions [Portail client](https://support.quarksup.com/support?hsLang=fr) [![Banniere support](https://support.quarksup.com/hs-fs/hubfs/Banniere%20support.jpg?width=4952&height=1238&name=Banniere%20support.jpg)](https://support.quarksup.com/support-quarksup?hsLang=fr) Ouvrir la navigation principale Fermer la navigation principale - Français Afficher le sous-menu pour les traductions - [Portail client](https://support.quarksup.com/support) Comment pouvons-nous vous aider ? - Il n'y a aucune suggestion car le champ de recherche est vide. 1. [Support quarksUp](https://support.quarksup.com/support-quarksup?hsLang=fr) 2. [Former et accompagner](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr) 3. [Planification et sessions](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#planification-et-sessions) 23 octobre 2026 # Comment fonctionne la fonctionnalité Proposition de dates pour planifier des sessions de formation ? ## Proposer des sessions existantes aux collaborateurs, recueillir leurs choix de dates et les inscrire depuis un dossier. ### En bref La fonctionnalité Proposition de dates permet au Responsable Formation de proposer des sessions existantes aux collaborateurs dont la demande de formation est acceptée, de recueillir leurs préférences de date, puis de les inscrire. Tout se pilote depuis un dossier qui regroupe des collaborateurs, des sessions et des paramètres de communication. Elle est disponible pour les clients disposant du module Training ou Campus. - Elle ne crée pas de sessions : elle propose des sessions déjà créées dans le module Formation. - Les formations **eLearning** en sont exclues. ### Quels prérequis faut‑il réunir ? La mise en place initiale demande un accompagnement par votre interlocuteur quarksUp. Les éléments suivants sont tous nécessaires ; un seul manquant peut bloquer la fonctionnalité, souvent sans message d’erreur. - Droits sur l’objet **Offre - Proposition de dates** (Profils concernés : Editer, Manage, Visualiser) - Groupes de colonnes (Profils concernés : un droit à activer) - Accès au portail collaborateur (Portail : à ajouter manuellement) - Référentiel **Proposition de dates - Motif de refus** (Administration \> Référentiels de cet Espace : obligatoire) - Référentiel **Motif d’organisation** (Administration \> Référentiels de cet Espace : uniquement pour distinguer des modalités) - Quatre modèles de mail (Documents de fusion, objet **Planification** : invitation employé, relance employé, invitation agrégée, relance agrégée) - Paramètres par défaut des dossiers (Configuration de la Proposition de dates : fréquence des relances, nombre maximum de relances, délai d’inscription) ### Comment se déroule un dossier ? 1. **Créez le dossier** : nommez‑le et choisissez les modèles de mail et les délais (pré‑remplis depuis les paramètres par défaut, modifiables par dossier). 2. **Sélectionnez les collaborateurs éligibles** : ceux dont la demande de formation est acceptée et prévue, hors eLearning. 3. **Ajoutez les sessions** : vérifiez le lieu, la date limite d’inscription et les places restantes. 4. **Envoyez les invitations.** 5. **Suivez les réponses** dans le tableau de pilotage : Non traitées, Inv. non envoyées, En attente, Nouvelles dates, Refus, À inscrire. 6. **Positionnez les collaborateurs** sur les sessions (bouton « Le positionner » ou action du manager). 7. **Inscrivez‑les** : ligne par ligne, par session ou en masse. 💡 Un programme n’apparaît dans le tableau de pilotage que si au moins une demande le concernant est acceptée et pas encore liée à une inscription. ⚠️ Inscrivez les collaborateurs depuis le dossier. Une inscription faite directement dans le module Formation, hors de ce processus, crée une incohérence de statut dans le dossier. ### Quels statuts un collaborateur peut‑il avoir dans le dossier ? - **Invitation non envoyée** : le collaborateur est dans le dossier, son invitation n’est pas partie. - **En attente de réponse** : invitation envoyée, pas encore de réponse. - **Refus** : il a refusé sans demander d’autres dates. - **En attente de nouvelles dates** : il a refusé et souhaite d’autres propositions. - **À inscrire** : il a choisi une date et peut être inscrit. Quand un collaborateur refuse, l’option « Demander de nouvelles dates » (activée par défaut) le place en En attente de nouvelles dates. Désactivée, elle le place en Refus. Le motif et le commentaire de refus sont visibles côté RH. 💡 Si vous dépositionnez un collaborateur, il revient au statut qu’il avait avant son positionnement, pas forcément à En attente de réponse. ### Comment fonctionnent les e‑mails et les relances ? Modèle individuel ou agrégé - **Individuel** : un e‑mail par collaborateur. - **Agrégé** : un seul e‑mail récapitulatif pour un manager ou un RH qui suit plusieurs collaborateurs. ⚠️ Si le modèle agrégé n’est pas sélectionné dans les paramètres du dossier, un manager reçoit un e‑mail séparé pour chacun de ses collaborateurs, sans alerte côté RH. Règles des relances - Seuls les collaborateurs \*En attente de réponse\* sont relancés. - Un collaborateur est relancé quand son dernier envoi reçu (invitation ou relance) date d’au moins la fréquence configurée, en jours calendaires. - Le nombre maximum de relances s’applique par collaborateur et compte aussi les relances manuelles. Une relance manuelle repousse la relance automatique suivante. - Un collaborateur n’est plus relancé quand la plus tardive des dates limites d’inscription de ses sessions est dépassée. - Fréquence, maximum et délai d’inscription peuvent être modifiés en cours de dossier : ils s’appliquent aussi aux invitations déjà envoyées. ⚠️ Trois situations bloquent les relances de tout le dossier, automatiques comme manuelles : 1. Un seul collaborateur au statut \*Invitation non envoyée\* : envoyez son invitation. 2. Une session ajoutée après l’envoi des invitations : les collaborateurs déjà invités n’ont pas de choix sur cette session tant qu’une nouvelle invitation ne leur a pas été envoyée. 3. Aucun collaborateur \*En attente de réponse\*. 💡 Un modèle de relance non renseigné ou un maximum à 0 n’affiche aucune erreur : dans le premier cas, aucun mail ne part ; dans le second, aucune relance automatique n’a lieu. ⚠️ Modifier le délai d’inscription d’un dossier en cours recalcule les dates limites de toutes ses sessions, et donc les relances. Une confirmation vous est demandée. ### Comment distinguer présentiel et distanciel sur une même session ? Dans cette fonctionnalité, toutes les sessions sont de nature « Présentiel ». Pour afficher une étiquette différente selon la modalité réelle (présentiel, distanciel, classe virtuelle…), utilisez le champ Motif d’organisation. C’est un contournement, pas une fonctionnalité conçue pour cet usage. ⚠️ Le référentiel Motif d’organisation est commun à tous les espaces de votre instance : toute valeur ajoutée y est visible partout. Il doit être alimenté avant utilisation. 💡 Renseignez le Site de formation des sessions : sans lui, le lieu n’apparaît pas sur la carte de session vue par le collaborateur. ### Comment gérer un collaborateur qui ne peut plus participer ? Une fois son invitation envoyée, un collaborateur ne peut pas être retiré du dossier. Selon le cas : 1. **Il reviendra plus tard** (arrêt maladie, indisponibilité prolongée) : forcez le refus de toutes les dates proposées en indiquant le motif réel, depuis l’écran « Toutes les sessions » du menu Proposition de dates. Le dossier n’est plus bloqué par son absence de réponse. À son retour, ajoutez de nouvelles sessions puis envoyez‑lui une nouvelle invitation. 2. **Un nouveau dossier est nécessaire** : passez sa demande de formation au statut *Annulée*, puis créez une nouvelle demande pour lui. 💡 Passer la demande au statut « Refusée » gère la demande de formation, pas l’appartenance au dossier. ### Pourquoi un collaborateur inscrit revient‑il « En attente » ? Si son inscription passe ensuite à un statut d’annulation ou d’absence dans le module Formation (absent, échangé, reporté, annulé, refusé, supprimé), il revient automatiquement à En attente de réponse dans le dossier. C’est le comportement prévu : il peut ainsi être replacé sur une autre session sans nouvelle demande. ### Faut‑il annuler ou supprimer une inscription ? Utilisez le statut « Annulé » du workflow : il conserve l’historique. ⚠️ La suppression d’une inscription détruit définitivement toutes les données liées : ventes, dépenses, diplômes, questionnaires d’évaluation, convocations, suivi eLearning. Elle n’est bloquée que si des dépenses ont déjà été facturées. ### Questions fréquentes - **Peut‑on clôturer ou archiver un dossier terminé ?** Non. Un dossier reste ouvert même lorsque toutes les inscriptions sont faites. Organisez le suivi de vos dossiers terminés pour garder un tableau de pilotage lisible. - **Pourquoi une session n’est‑elle plus sélectionnable par le collaborateur ?** Sa date limite d’inscription est dépassée. La session reste visible avec le badge « Date d’inscription dépassée ». - **Pourquoi les sessions passées n’apparaissent‑elles plus dans « Toutes les sessions » ?** Cet écran n’affiche que les sessions à venir. - **Une formation eLearning peut‑elle passer par la Proposition de dates ?** Non. Les demandes et sessions eLearning sont exclues, car elles n’ont pas de dates à proposer. - **Pourquoi le bouton de relance est‑il grisé ?** Vérifiez qu’aucun collaborateur n’est au statut Invitation non envoyée, qu’aucune session n’a été ajoutée sans nouvelle invitation, qu’au moins un collaborateur est En attente de réponse et qu’aucun envoi n’a déjà eu lieu aujourd’hui sur le dossier. - [Découvrir et naviguer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#main-content) - [Connexion et navigateurs compatibles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#connexion-et-navigateurs-compatibles) - [Page d’accueil et navigation](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#page-daccueil-et-navigation) - [Vues de droits et accès restreints](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#vues-de-droits-et-acc%C3%A8s-restreints) - [Profils et rôles utilisateurs](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#profils-et-r%C3%B4les-utilisateurs) - [Portails et menus personnalisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#portails-et-menus-personnalis%C3%A9s) - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#champs-de-fusion) - [ETL (Extract, Transform, Load)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#etl-extract-transform-load) - [Support](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#support) - [FAQ](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#faq) - [Notification](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#notification) - [Profils et droits d'accès](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#profils-et-droits-dacc%C3%A8s) - [Base documentaire et annuaire](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#base-documentaire-et-annuaire) - [Notifications et mails automatisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#notifications-et-mails-automatis%C3%A9s) - [Architecture et paramétrage](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#architecture-et-param%C3%A9trage) - [Glossaire](https://support.quarksup.com/support-quarksup/d%C3%A9couvrir-et-naviguer?hsLang=fr#glossaire) - [Attirer et intégrer](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#main-content) - [Personnaliser le parcours d’intégration](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#personnaliser-le-parcours-dint%C3%A9gration) - [Proposer une embauche et transférer vers People](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#proposer-une-embauche-et-transf%C3%A9rer-vers-people) - [FAQ](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#faq) - [Gérer le pipeline de candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#g%C3%A9rer-le-pipeline-de-candidatures) - [Créer et publier une offre de recrutement](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#cr%C3%A9er-et-publier-une-offre-de-recrutement) - [Piloter un onboarding pas-à-pas](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#piloter-un-onboarding-pas-%C3%A0-pas) - [Gérer la base collaborateurs et les embauches](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#g%C3%A9rer-la-base-collaborateurs-et-les-embauches) - [Ajouter un candidat manuellement ou via sourcing](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#ajouter-un-candidat-manuellement-ou-via-sourcing) - [Recrutement et gestion des candidats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#recrutement-et-gestion-des-candidats) - [Onboarding, crossboarding et offboarding](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#onboarding-crossboarding-et-offboarding) - [Annonces et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#annonces-et-candidatures) - [Signature électronique](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#signature-%C3%A9lectronique) - [Gestion des postes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#gestion-des-postes) - [Entretiens](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#entretiens) - [Les modèles de mail utilisés dans le module Recrutement : Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#les-mod%C3%A8les-de-mail-utilis%C3%A9s-dans-le-module-recrutement-documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les) - [Embauches et contrats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#embauches-et-contrats) - [Évaluations & questionnaires](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#%C3%A9valuations-questionnaires) - 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[Référentiels RH : profils, vues, groupes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#r%C3%A9f%C3%A9rentiels-rh-profils-vues-groupes) - [Préparation des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#pr%C3%A9paration-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Saisie et validation des éléments variables](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#saisie-et-validation-des-%C3%A9l%C3%A9ments-variables) - [Clôture & export des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#cl%C3%B4ture-export-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Gestion des absences (collab + manager)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-absences-collab-manager) - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#champs-de-fusion) - 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[Embauches et contrats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#embauches-et-contrats) - [Gestion des temps et plannings](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-temps-et-plannings) - [Exports et interfaces paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#exports-et-interfaces-paie) - [Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les) - [Clôture et export des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#cl%C3%B4ture-et-export-des-p%C3%A9riodes-de-paie) - [Gestion des postes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-postes) - [Entretiens et campagnes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#entretiens-et-campagnes) - 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