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title: Comment fonctionne le suivi des diplômes et habilitations sur les sessions de formation ?
description: "Diplômes et habilitations sur une session quarksUp : héritage depuis le programme, désinscription, recyclage, état des demandes et imports."
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23 octobre 2026

# Comment fonctionne le suivi des diplômes et habilitations sur les sessions de formation ?

## Héritage programme → session, désinscription, recyclage, état des demandes et pièges à connaître pour suivre diplômes et habilitations.

En bref — Les diplômes et habilitations se définissent sur la fiche programme. Une session en hérite uniquement à sa création, et chaque collaborateur inscrit à la session est automatiquement inscrit à ses diplômes. Le suivi se fait ensuite dans l’onglet Suivi des habilitations de la session, puis sur la fiche du collaborateur une fois l’obtention validée.

### Comment les diplômes passent‑ils du programme à la session, puis aux participants ?

1. Renseignez les diplômes et/ou habilitations sur la fiche programme. Pour un diplôme non permanent, vous pouvez aussi indiquer le programme de recyclage associé.
2. Créez la session : elle hérite des diplômes définis sur le programme à cet instant.
3. Inscrivez un collaborateur : il est automatiquement inscrit aux diplômes de la session.
4. Ajustez si besoin dans l’onglet **Suivi des habilitations** de la session.

⚠️ Le lien programme → session est figé à la création. Si vous ajoutez ou retirez un diplôme sur le programme ensuite, les sessions déjà créées ne changent pas. Ajoutez le diplôme à la main sur chaque session concernée. Ce comportement est voulu : il protège les saisies passées.

Quand vous ajoutez un diplôme directement sur une session existante, quarksUp propose d’y inscrire tous les participants déjà présents. Répondez avec discernement : tous ne sont pas forcément concernés. Vous pourrez ajuster participant par participant ensuite.

💡 Le référentiel Diplômes est commun à toute l’instance : une valeur créée est visible sur tous les espaces.

### Comment désinscrire un participant d’un diplôme ?

1. Ouvrez l’onglet **Suivi des habilitations** de la session.
2. Cliquez sur **\[Valider les habilitations\]**.
3. Dans la colonne **Inscrit**, sélectionnez **Non** pour le binôme participant / diplôme concerné.

⚠️ Cette action n’est plus possible si Obtention = Oui a déjà été validé pour ce binôme sur cet écran. Pour corriger une obtention validée par erreur, allez sur la fiche du collaborateur et modifiez ou supprimez l’habilitation.

Une ligne de l’onglet Suivi des habilitations ne peut pas être supprimée. Ce n’est pas gênant : elle a seulement servi à créer ou mettre à jour l’habilitation sur la fiche du participant.

### Pourquoi ne puis‑je pas retirer un diplôme d’une session ?

Un diplôme ne peut pas être retiré d’une session dès qu’au moins un participant est inscrit à cette session.

### Que se passe‑t‑il lors du recyclage d’une habilitation déjà détenue ?

quarksUp ne crée pas de nouvelle ligne sur la fiche du collaborateur. Il met à jour la date de dernier recyclage et recalcule la prochaine échéance.

Le calcul de l’échéance dépend du paramétrage :

💡 Si les dates ne se recalculent pas comme prévu après un recyclage, vérifiez ce mode en premier.

### Pourquoi certains collaborateurs sont‑ils ignorés par la génération des demandes de recyclage ?

Le bouton Génération des demandes de recyclage ne retient un collaborateur que si toutes ces conditions sont réunies :

- l’habilitation est liée à un programme de formation ;
- la case **Recyclage actif** est cochée ;
- la date calculée est dans les bornes choisies ;
- le collaborateur a un poste actif à la date d’expiration prévue.

⚠️ Un collaborateur qui ne remplit pas une de ces conditions est ignoré sans message d’erreur.

Décocher Recyclage actif sur la fiche d’un collaborateur l’exclut seulement de la génération en masse. Une demande créée à la main pour le programme lié reste possible, et la colonne Demande de recyclage affiche alors OUI.

### Faut‑il supprimer ou annuler une demande de recyclage générée ?

- **Supprimer** la demande l’efface définitivement : elle ne remonte plus dans les exports ni dans les TCD.
- **Annuler** la demande la conserve, avec son statut Annulé.

💡 Préférez l’annulation si vous voulez garder une trace.

### Comment lire la colonne « Demande de recyclage » et la date de recyclage programmée ?

- La colonne **Demande de recyclage** (OUI / NON) de la liste des diplômes indique s’il existe une demande sur le programme de recyclage. Une demande annulée ou reportée n’est pas comptée.
- Pour une habilitation permanente, sans date d’échéance, la colonne affiche NON.
- Sur une ligne d’inscription en session pour un diplôme pas encore acquis, la colonne affiche OUI par défaut, même sans demande visible.
- La **date de recyclage programmée** ne s’affiche que pour une inscription en session au statut pré‑inscrit ou inscrit, hors participants marqués absents, et uniquement pour l’habilitation sélectionnée sur l’inscription.

### Comment la présence saisie fait‑elle évoluer l’état d’une demande de formation ?

Une demande a deux dimensions distinctes : son statut (Nouvelle demande, Acceptée, Refusée, Annulée, Reportée), que vous gérez, et son état (Prévue, Engagée, Réalisée), calculé à partir de l’inscription et des présences.

À retenir :

- Une seule date à Oui suffit pour passer en Réalisée. L’état constate une présence, il ne mesure pas l’assiduité.
- Après une absence totale, la demande redevient Prévue et peut être reprise par une nouvelle inscription. L’inscription manquée lui reste rattachée.
- Une inscription annulée compte comme une absence d’inscription.

⚠️ Si une présence validée n’est pas prise en compte pour un stagiaire, contactez le support quarksUp.

### Pourquoi une habilitation n’apparaît‑elle pas dans un document généré depuis la session (Passeport Formation) ?

Un document de fusion généré depuis une session filtre les données sur la date de début de la session. Si le diplôme a été obtenu après cette date (session le 3 janvier, diplôme le 4), il n’apparaît pas.

Solution : générez le document depuis l’annuaire, avec la date du jour.

### Que vérifier si l’onglet « Gestion des diplômes » d’une session charge sans fin ?

La cause est une incohérence de données RH : un participant inscrit a deux postes dont les dates se chevauchent. Consultez l’écran Incohérences de données avant toute autre recherche, puis corrigez les postes concernés.

### Quelles précautions prendre avant un import en masse d’habilitations ?

- ⚠️ Une habilitation importée au statut « Inactif » disparaît de la fiche du collaborateur. Elle ne peut plus être retrouvée ni réactivée à la main : seul un nouvel import corrige la situation.
- Vérifiez la colonne utilisée pour le statut Actif / Inactif. Une erreur fréquente consiste à alimenter la colonne « document reçu » avec le libellé « Habilitation active ». Les habilitations restent alors inactives, sans message d’erreur.

### Questions fréquentes

- **J’ai ajouté un diplôme sur mon programme : pourquoi mes sessions existantes ne l’ont‑elles pas ?** L’héritage ne se fait qu’à la création de la session. Ajoutez le diplôme sur chaque session existante concernée.
- **J’ai validé une obtention par erreur, comment la retirer ?** Depuis la session, ce n’est plus possible. Corrigez ou supprimez l’habilitation sur la fiche du collaborateur.
- **Pourquoi la case « Apparaît dans le CV » n’est‑elle pas cochée après validation depuis une session ?** C’est le comportement standard : elle n’est jamais cochée par défaut.
- **Un collaborateur noté présent une seule demi‑journée a sa demande « Réalisée » : est‑ce normal ?** Oui. Une seule date à Oui suffit pour que la demande passe en Réalisée.
- **Le recyclage a‑t‑il créé une nouvelle habilitation sur la fiche ?** Non. La ligne existante est mise à jour avec la nouvelle date de recyclage et la nouvelle échéance.

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    - [Offres et candidatures](https://support.quarksup.com/support-quarksup/attirer-et-int%C3%A9grer?hsLang=fr#offres-et-candidatures)
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    - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#champs-de-fusion)
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    - [Notifications et mails automatisés](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#notifications-et-mails-automatis%C3%A9s)
    - [Imports et interfaçage (ETL)](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#imports-et-interfa%C3%A7age-etl)
    - [Fiche salaré : identité, contrat, documents](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#fiche-salar%C3%A9-identit%C3%A9-contrat-documents)
    - [Gestion des absences](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-absences)
    - [Embauches et contrats](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#embauches-et-contrats)
    - [Gestion des temps et plannings](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-temps-et-plannings)
    - [Exports et interfaces paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#exports-et-interfaces-paie)
    - [Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les)
    - [Clôture et export des périodes de paie](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#cl%C3%B4ture-et-export-des-p%C3%A9riodes-de-paie)
    - [Gestion des postes](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#gestion-des-postes)
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    - [API](https://support.quarksup.com/support-quarksup/g%C3%A9rer-et-r%C3%A9mun%C3%A9rer?hsLang=fr#api)
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    - [Suivi des sessions](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#suivi-des-sessions)
    - [Documents de fusion et modèles](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#documents-de-fusion-et-mod%C3%A8les)
    - [Champs de fusion](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#champs-de-fusion)
    - [- Coût par Session : Plan de formation et budget - Coût par participant : Plan de formation et budge](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#-co%C3%BBt-par-session-plan-de-formation-et-budget-co%C3%BBt-par-participant-plan-de-formation-et-budge)
    - [Budget et dépenses](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#budget-et-d%C3%A9penses)
    - [Architecture et paramétrage](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#architecture-et-param%C3%A9trage)
    - [Sessions et suivi](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#sessions-et-suivi)
    - [Campus et facturation](https://support.quarksup.com/support-quarksup/former-et-accompagner?hsLang=fr#campus-et-facturation)
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