Comment modifier les droits d’un profil dans quarksUp ?
Vous pouvez modifier les droits d'un profil en ajustant sa vue de droits ou en lui associant une vue dédiée.
Avant de modifier les droits d’un profil
Avant toute modification, identifiez précisément :
- le profil concerné ;
- l’espace dans lequel ce profil est utilisé ;
- le périmètre attribué aux utilisateurs concernés ;
- la fonctionnalité sur laquelle les droits doivent évoluer ;
- la vue de droits actuellement associée à cette fonctionnalité ;
- les autres profils qui utilisent éventuellement cette même vue.
Une vue de droits peut être partagée par plusieurs profils. Si vous modifiez une vue partagée, le changement peut impacter tous les profils associés à cette vue.
Étape 1 : identifier la vue de droits associée au profil
Accédez à la configuration du profil utilisateur concerné, puis ouvrez la section dédiée aux droits ou aux fonctionnalités. Pour chaque fonctionnalité, vérifiez quelle vue de droits est associée. C’est cette vue qui porte les permissions appliquées au profil pour la fonctionnalité concernée.
Étape 2 : choisir entre modifier la vue existante ou créer une vue dédiée
Deux options sont possibles.
Modifier la vue existante
Vous pouvez modifier la vue déjà associée au profil si le changement doit s’appliquer à tous les profils qui utilisent cette vue. Avant de le faire, vérifiez que les autres profils associés à la même vue doivent bien recevoir les mêmes droits.
Créer ou dupliquer une vue dédiée
Si le changement ne concerne qu’un seul profil, il est préférable de créer une nouvelle vue ou de dupliquer une vue existante, puis de l’adapter. Cette méthode limite les effets de bord : les droits du profil peuvent évoluer sans modifier les accès des autres profils.
Bonne pratique : lorsque plusieurs profils ont des besoins différents, privilégiez une vue dédiée par profil plutôt qu’une vue partagée.
Étape 3 : modifier les droits dans la vue
Dans la vue de droits, ajustez les permissions nécessaires pour la fonctionnalité concernée. Selon le paramétrage disponible, vous pouvez notamment modifier :
- les droits de consultation ;
- les droits de création ;
- les droits de modification ;
- les droits de suppression ;
- l’accès à certains groupes de colonnes ;
- certaines actions ou boutons disponibles dans l’interface.
L’objectif est d’accorder uniquement les droits nécessaires au rôle concerné.
Étape 4 : associer la bonne vue au profil
Si vous avez créé ou dupliqué une vue de droits, retournez dans la configuration du profil et associez cette nouvelle vue à la fonctionnalité concernée. Vérifiez que :
- la bonne fonctionnalité est sélectionnée ;
- la vue associée correspond au niveau de droits attendu ;
- les modifications sont bien enregistrées.
Les droits deviennent ensuite applicables aux utilisateurs qui disposent de ce profil, selon leur espace, leur périmètre et les dates de validité du profil.
Étape 5 : tester les droits
Après modification, testez les droits avec un compte représentatif du profil concerné. Vérifiez notamment que l’utilisateur peut :
- accéder aux fonctionnalités attendues ;
- voir les bonnes données ;
- effectuer les actions autorisées ;
- ne pas accéder aux éléments qui doivent rester restreints.
Évitez de tester uniquement avec un compte Admin. Un compte Admin peut afficher davantage d’options qu’un utilisateur standard et ne reflète pas toujours l’expérience réelle du profil testé.
Que vérifier si les droits ne semblent pas corrects ?
Si les droits ne s’appliquent pas comme prévu, vérifiez :
- le profil actuellement utilisé par l’utilisateur ;
- l’espace dans lequel l’utilisateur se trouve ;
- le périmètre associé au profil ;
- la vue de droits associée à la fonctionnalité concernée ;
- les droits configurés dans cette vue ;
- les groupes de colonnes visibles ;
- l’appartenance du profil au bon groupe de profils, si l’accès dépend d’un menu, d’un portail, d’un document ou d’un workflow.
À retenir
Pour modifier les droits d’un profil dans quarksUp, commencez par identifier la vue de droits associée à la fonctionnalité concernée. Si la vue est partagée par plusieurs profils, vérifiez l’impact de la modification avant de l’enregistrer. Pour éviter les impacts non souhaités, privilégiez une vue dédiée lorsque les droits doivent évoluer pour un profil spécifique.