Comment suivre les demandes d’absence de mon équipe ?

Accéder au suivi des absences de l'équipe

Pour suivre les demandes d'absence de votre équipe, connectez-vous à quarksUp avec votre profil manager, puis accédez à la section Mon équipe.

Depuis cette section, ouvrez le module ou l'onglet Absences. Vous y retrouvez les demandes et informations d'absence des collaborateurs que vous êtes autorisé à consulter.

Consulter les demandes en attente et les absences programmées

Dans la section Absences, vous pouvez consulter les informations disponibles selon les droits configurés par votre organisation.

Selon votre environnement, vous pouvez notamment voir :

• les demandes d'absence en attente de validation ;
• les absences déjà approuvées ;
• les absences programmées ;
• l'historique des absences des collaborateurs de votre équipe ;
• les informations nécessaires au suivi managérial.

Les données affichées peuvent varier selon le module activé, votre profil, votre périmètre et les règles définies par votre organisation.

Dans un contexte multi-espaces, elles peuvent aussi dépendre de l'espace consulté et des valeurs de référentiel disponibles pour cet espace, par exemple les types ou motifs d'absence utilisés par votre organisation.

Approuver une demande d'absence

Lorsqu'une demande d'absence est en attente de validation, sélectionnez la demande concernée dans la liste.

Si vos droits vous le permettent, vous pouvez l'approuver. Une fois validée, la demande est prise en compte dans le suivi des absences et peut apparaître parmi les absences programmées.

Refuser une demande d'absence

Si une demande ne peut pas être accordée, sélectionnez la demande concernée, puis choisissez l'action de refus si elle est disponible pour votre profil.

Selon le paramétrage de votre environnement, vous pouvez être invité à renseigner un commentaire ou un motif de refus.

Ajouter un commentaire à une demande

quarksUp peut permettre d'ajouter un commentaire à une demande d'absence.

Cette option peut être utile pour :

• demander une précision au collaborateur ;
• expliquer une décision ;
• ajouter un contexte à la validation ou au refus ;
• faciliter le suivi de la demande.

Les possibilités de commentaire dépendent des droits et du paramétrage de votre organisation.

Pourquoi certaines demandes n'apparaissent pas ?

Si vous ne voyez pas une demande d'absence attendue, plusieurs éléments peuvent être vérifiés :

1. vous êtes bien connecté avec votre profil manager ;
2. vous êtes dans le bon espace ;
3. le collaborateur appartient bien à votre périmètre ;
4. le collaborateur est rattaché à la bonne entité ou population ;
5. le module Absences est bien accessible pour votre profil ;
6. la demande a bien été soumise par le collaborateur ;
7. les valeurs ou référentiels nécessaires sont disponibles dans l'espace ;
8. les droits associés à votre profil permettent de consulter ou traiter cette demande.

Un collaborateur ou une demande peut ne pas apparaître si son rattachement organisationnel ne correspond pas à votre périmètre, s'il appartient à un autre espace, si une valeur attendue n'est pas disponible dans l'espace ou si vos droits ne couvrent pas sa population.

Que faire si l'accès semble incomplet ?

Si une demande ou un collaborateur ne s'affiche pas alors qu'il devrait être visible, vérifiez d'abord :

• l'espace utilisé ;
• votre profil manager ;
• votre périmètre ;
• le rattachement organisationnel du collaborateur ;
• les valeurs ou référentiels disponibles dans l'espace ;
• les droits associés au module Absences.

Si ces éléments semblent corrects, contactez votre administrateur ou le support quarksUp.

À retenir

Le suivi des demandes d'absence de votre équipe se fait depuis l'espace manager, généralement via Mon équipe puis Absences.

Les demandes visibles et les actions disponibles dépendent de votre profil, de votre espace, de votre périmètre, du rattachement des collaborateurs, des référentiels disponibles et des droits configurés par votre organisation.