Pourquoi certaines valeurs de référentiel ne peuvent-elles pas être modifiées ou supprimées ?

Pourquoi une valeur peut‑elle être verrouillée ?

Une valeur de référentiel peut être non modifiable ou non supprimable pour plusieurs raisons.

1. La valeur est gérée par quarksUp

Certaines valeurs sont fournies ou gérées par quarksUp. Elles peuvent être nécessaires au fonctionnement de la plateforme ou de certains modules.

Selon le référentiel concerné, ces valeurs peuvent être :

• visibles mais non modifiables ;
• non supprimables ;
• uniquement désactivables ;
• complétées par des valeurs propres à votre organisation.

2. La valeur est utilisée par des données existantes

Une valeur peut être déjà utilisée dans des fiches, historiques, campagnes, formulaires, documents, postes, collaborateurs ou autres données.

Dans ce cas, sa suppression pourrait créer une incohérence : une donnée existante ferait référence à une valeur qui n’existe plus.

Pour éviter cela, quarksUp peut empêcher la suppression ou limiter la modification de certaines valeurs.

3. La valeur est commune à plusieurs espaces

Certaines valeurs de référentiel peuvent être communes à plusieurs espaces de votre environnement quarksUp.

Les modifier peut donc avoir un impact plus large que prévu. Une valeur modifiée dans un référentiel commun peut être utilisée dans plusieurs espaces, modules ou populations.

Avant toute modification, il est important de vérifier si la valeur est propre à un espace ou partagée entre plusieurs espaces.

4. La valeur est nécessaire à un module ou à un processus

Certaines valeurs sont utilisées par des règles de fonctionnement, des workflows, des formulaires ou des modules.

Par exemple, une valeur peut servir à qualifier un type de document, une nature de formation, un motif, une catégorie ou une étape de processus.

Si cette valeur est nécessaire au bon fonctionnement du module, elle peut être protégée contre la modification ou la suppression.

5. La valeur peut être désactivée plutôt que supprimée

Dans certains cas, il n’est pas possible ou recommandé de supprimer une valeur, mais il peut être possible de la désactiver.

La désactivation permet de ne plus proposer la valeur pour les nouvelles saisies, tout en conservant les données historiques qui l’utilisent déjà.

Modifier, supprimer ou désactiver : quelle différence ?

• Modifier une valeur change son libellé ou certaines informations associées.
• Supprimer une valeur la retire du référentiel.
• Désactiver une valeur permet généralement de ne plus l’utiliser pour de nouvelles saisies, tout en conservant l’historique.

Lorsque des données existent déjà, la désactivation est souvent plus adaptée que la suppression.

Que vérifier avant de modifier ou supprimer une valeur ?

1. le référentiel auquel appartient la valeur ;
2. si la valeur est gérée par quarksUp ou par votre organisation ;
3. si le référentiel est commun à plusieurs espaces ou propre à un espace ;
4. si la valeur est utilisée dans des données existantes ;
5. si elle intervient dans un module, un formulaire, un workflow ou une campagne ;
6. si une désactivation est préférable à une suppression ;
7. l’impact possible sur les utilisateurs et les données historiques.

Que faire si la modification ou la suppression est impossible ?

• vérifiez si elle est utilisée dans un module ou une donnée existante ;
• vérifiez si elle est commune à plusieurs espaces ;
• vérifiez si elle est gérée par quarksUp ;
• privilégiez la désactivation si cette option est disponible ;
• contactez votre administrateur ou le support quarksUp si vous avez besoin de confirmer le comportement attendu.

À retenir

Une valeur de référentiel peut être non modifiable ou non supprimable parce qu’elle est gérée par quarksUp, utilisée par des données existantes, partagée entre plusieurs espaces ou nécessaire au fonctionnement d’un module.

Avant de modifier ou supprimer une valeur, vérifiez toujours sa portée, son usage et son impact. Lorsque la valeur ne doit plus être utilisée, la désactivation est souvent la solution la plus sûre pour préserver l’historique.