Pourquoi est-il impossible d'envoyer une invitation à un participant rattaché à un programme archivé ?
Si un participant est rattaché à un programme archivé, l'envoi d'invitation est bloqué. Il faut re-rattacher l'inscription à un programme actif.
Contexte
Lorsqu'un collaborateur est rattaché à un programme archivé (après un import prévisionnel ou une réorganisation du catalogue), il peut devenir impossible de lui envoyer une invitation de session. Ce problème survient fréquemment lorsque les plans prévisionnels importent des inscriptions avec des programmes qui sont ensuite archivés.
Cause
quarksUp ne permet pas d'envoyer des invitations à des participants dont la demande ou l'inscription est encore rattachée à un programme archivé, car ce programme n'est plus actif dans le système.
Procédure de correction
Étape 1 : Identifier les inscriptions affectées
- Depuis le menu Gestion des demandes de formation, filtrez par programme archivé.
- Identifiez les collaborateurs dont les inscriptions font référence à ce programme.
Étape 2 : Rattacher à un programme actif
- Pour chaque inscription concernée, modifiez le programme associé en le changeant pour un programme actif équivalent.
- Si le changement de programme n'est pas possible directement sur l'inscription, annulez l'inscription et re-créez-la sur le bon programme.
Étape 3 : Envoyer l'invitation
Une fois l'inscription rattachée à un programme actif, l'invitation peut être envoyée normalement.
Bon à savoir
Pour éviter ce problème récurrent, il est recommandé de ne pas archiver les programmes tant que des inscriptions ou demandes actives y sont rattachées. Avant tout archivage, vérifiez que le programme ne figure plus dans aucune session ou demande en cours.