Pourquoi un collaborateur n’apparaît-il pas dans une liste ou un module ?

Les principaux éléments à vérifier

Si un collaborateur n’apparaît pas, vérifiez en priorité :

1. l’espace dans lequel vous vous trouvez ;
2. le rattachement organisationnel du collaborateur ;
3. le périmètre de l’utilisateur qui effectue la recherche ;
4. le profil actuellement utilisé ;
5. les droits associés à ce profil ;
6. les référentiels ou valeurs disponibles dans l’espace ;
7. le module, formulaire ou contexte dans lequel le collaborateur est recherché ;
8. les filtres appliqués dans la liste ou le module.

Cause 1 : vous n’êtes pas dans le bon espace

Un collaborateur peut être visible dans un espace, mais pas dans un autre.

Si votre organisation utilise plusieurs espaces, vérifiez que vous consultez bien l’espace dans lequel le collaborateur est rattaché ou attendu.

Par exemple, un collaborateur rattaché à une société ou une entité donnée peut ne pas apparaître si vous consultez un autre espace de travail.

Dans un contexte multi-espaces, certaines données ou valeurs peuvent aussi rester liées à leur espace d’origine. Le collaborateur peut donc exister dans quarksUp sans être visible depuis l’espace actuellement consulté.

Cause 2 : le collaborateur n’est pas rattaché à la bonne entité

Dans quarksUp, les collaborateurs sont rattachés à l’organisation via leurs informations professionnelles, notamment leur poste ou leur rattachement organisationnel.

Si ce rattachement est incomplet, incorrect ou différent de celui attendu, le collaborateur peut ne pas apparaître dans certaines listes.

Vérifiez notamment :

• l’entité à laquelle le collaborateur est rattaché ;
• son établissement, service, direction ou unité d’organisation ;
• la cohérence entre son rattachement et l’espace consulté ;
• les éventuels changements d’entité récents.

Cause 3 : le périmètre de l’utilisateur ne couvre pas le collaborateur

Le périmètre détermine les entités ou populations sur lesquelles un utilisateur peut consulter des données ou réaliser des actions.

Un utilisateur peut disposer du bon module et du bon profil, mais ne pas voir un collaborateur si son périmètre ne couvre pas l’entité de ce collaborateur.

Par exemple, un manager ou un profil RH local peut voir uniquement les collaborateurs rattachés à son périmètre.

Cause 4 : le profil utilisé n’a pas les droits nécessaires

Les accès dépendent aussi du profil utilisateur et des droits qui lui sont associés.

Si le profil ne permet pas de consulter un module, une liste, une population ou certains groupes de données, le collaborateur peut ne pas apparaître.

Vérifiez que le profil utilisé permet bien :

• d’accéder au module concerné ;
• de consulter la population attendue ;
• de voir les informations nécessaires ;
• d’effectuer l’action qui nécessite de sélectionner ce collaborateur.

Cause 5 : l’utilisateur n’utilise pas le bon profil

Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils dans quarksUp. Selon le profil actif, les collaborateurs visibles peuvent varier.

Si le collaborateur est introuvable, vérifiez que l’utilisateur est bien connecté avec le profil attendu.

Par exemple, un profil collaborateur, manager ou RH peut donner accès à des populations différentes.

Cause 6 : des filtres limitent la liste affichée

Certaines listes ou modules peuvent appliquer des filtres : statut, période, entité, campagne, population cible, collaborateur actif, etc.

Si un collaborateur n’apparaît pas, vérifiez aussi :

• les filtres actifs dans la liste ;
• la période sélectionnée ;
• le statut du collaborateur ;
• les critères propres au module consulté.

Cause 7 : certaines valeurs de référentiel ne correspondent pas au contexte

Certaines listes dépendent de valeurs de référentiel disponibles dans l’espace ou dans le module utilisé.

Si une valeur attendue n’est pas disponible dans l’espace, ou si elle ne correspond pas au contexte du module, le collaborateur peut ne pas être proposé dans certaines listes.

Vérifiez notamment :

• l’espace dans lequel la liste est consultée ;
• les valeurs disponibles dans le référentiel concerné ;
• si ces valeurs sont communes à plusieurs espaces, propres à l’espace ou gérées par quarksUp ;
• le module ou formulaire utilisé ;
• le contexte de la donnée recherchée.

Une valeur de référentiel peut exister dans quarksUp sans être proposée dans toutes les listes. Dans ce cas, le collaborateur peut être bien présent dans l’environnement, mais ne pas correspondre aux critères attendus par la liste affichée.

Cause 8 : le collaborateur a changé d’entité ou d’espace

Lorsqu’un collaborateur change d’entité, de poste ou d’espace, sa visibilité peut évoluer.

Certaines informations peuvent rester liées à leur contexte d’origine, tandis que les nouveaux accès ou nouvelles listes dépendent du rattachement actuel.

En cas de mobilité récente, vérifiez :

• l’ancien rattachement ;
• le nouveau rattachement ;
• l’espace actuellement consulté ;
• le périmètre de l’utilisateur qui recherche le collaborateur.

Méthode de diagnostic rapide

Pour identifier la cause, procédez dans cet ordre :

1. Recherchez le collaborateur dans le bon espace.
2. Vérifiez son rattachement organisationnel.
3. Contrôlez le périmètre de l’utilisateur qui effectue la recherche.
4. Vérifiez le profil actuellement utilisé.
5. Contrôlez les droits associés à ce profil.
6. Vérifiez les référentiels ou valeurs nécessaires dans l’espace.
7. Vérifiez si ces valeurs sont disponibles dans le module, formulaire ou contexte concerné.
8. Supprimez ou ajustez les filtres de la liste.
9. Vérifiez si le collaborateur a récemment changé d’entité, de poste ou d’espace.

Exemple

Un utilisateur RH recherche un collaborateur dans une liste, mais celui-ci n’apparaît pas.

Plusieurs causes sont possibles :

• l’utilisateur consulte un autre espace ;
• le collaborateur est rattaché à une entité différente ;
• le périmètre RH ne couvre pas cette entité ;
• le profil utilisé ne donne pas accès à cette population ;
• une valeur ou un référentiel attendu n’est pas disponible dans l’espace ;
• un filtre limite la liste aux collaborateurs actifs ou à une campagne précise.

À retenir

Un collaborateur peut être absent d’une liste ou d’un module même si sa fiche existe dans quarksUp.

Pour diagnostiquer le problème, vérifiez la chaîne complète : espace, rattachement organisationnel, périmètre, profil, droits, référentiels disponibles, contexte du module et filtres appliqués.