Pourquoi une formation n'apparaît-elle pas dans le suivi du plan, et quelle est la différence entre le coût de l'action et les dépenses de la session ?
Une session absente du « Suivi du plan » manque souvent de dépenses renseignées. Le coût saisi dans l'action et les dépenses de la session sont deux champs distincts.
Contexte
Lors d'une campagne de formation, il peut arriver qu'une session ou une action de formation n'apparaisse pas dans le suivi du plan, alors qu'elle a bien été créée. Ce comportement est souvent lié à l'absence de coût dans les dépenses de la session, qui est distincte du coût saisi dans le programme ou l'action.
Deux niveaux de coût dans quarksUp
quarksUp distingue deux lieux de saisie du coût :
- Coût pédagogique dans le programme/l'action : sert d'estimation budgétaire lors de la planification du plan.
- Dépenses dans la session : coût réel constaté, utilisé pour le suivi budgétaire et l'alimentation du rapport « Suivi du plan ».
Si les dépenses de la session ne sont pas renseignées, la session peut ne pas remonter dans le suivi du plan, même si un coût a été saisi au niveau du programme.
Comment renseigner les dépenses d'une session
- Ouvrez la session concernée > onglet Budget / Dépenses.
- Ajoutez une ligne de dépense avec le type (pédagogique, frais annexes, etc.) et le montant correspondant.
- Sauvegardez.
La session devrait maintenant apparaître dans la requête « Suivi du plan ».
Faut-il saisir le coût deux fois ?
Oui, dans l'état actuel du fonctionnement : le coût saisi dans l'action sert à la planification, celui dans la session sert au suivi réel. Il n'existe pas de report automatique entre les deux. Si vous souhaitez réduire cette double saisie, contactez votre consultant quarksUp pour étudier votre configuration.
Bon à savoir
Pour les formations dont les dates ont été renseignées dans le futur (ex. 2027 au lieu de l'année en cours), la session peut ne pas apparaître dans le suivi de l'exercice en cours. Vérifiez toujours les dates de la session en cas d'anomalie.