Quels sont les différents types d’espaces dans quarksUp ?

Qu’est‑ce qu’un espace ?

Un espace dans quarksUp correspond à un environnement de travail dans lequel sont gérés des collaborateurs, des données, des droits, des workflows et des paramètres.

Selon la structure de votre organisation, plusieurs types d’espaces peuvent être utilisés. Ils ne répondent pas tous au même besoin : certains servent à gérer une entité opérationnelle, d’autres à consolider des informations ou à organiser des usages spécifiques comme la formation.

L’espace Entreprise

L’espace Entreprise est généralement l’espace principal utilisé pour gérer une société, une entité opérationnelle ou une population de collaborateurs.

Il peut servir à :

• gérer les collaborateurs rattachés à cette entité ;
• consulter les informations RH disponibles ;
• utiliser les modules activés pour cette population ;
• appliquer des règles, workflows ou campagnes propres à l’entité ;
• attribuer des profils et des droits dans ce contexte.

Dans de nombreux cas, un espace Entreprise correspond au cadre de travail quotidien des utilisateurs.

L’espace Consolidation

L’espace Consolidation permet de regrouper ou de consulter des informations issues de plusieurs espaces ou entités.

Il est utile lorsque certaines personnes doivent disposer d’une vision plus globale, par exemple au niveau d’un groupe, d’une direction centrale ou d’une équipe RH transverse.

Selon votre configuration, cet espace peut permettre de suivre des données consolidées sans modifier le fonctionnement propre à chaque espace opérationnel.

L’espace Campus

L’espace Campus est généralement utilisé pour des besoins liés à la formation, au développement des compétences ou à l’accès à des contenus pédagogiques.

Il peut permettre de gérer des usages distincts des espaces RH opérationnels, notamment lorsque les populations, les parcours ou les contenus doivent être organisés dans un contexte dédié.

Les espaces dédiés ou spécifiques

Certaines organisations peuvent disposer d’espaces supplémentaires pour répondre à des besoins particuliers : environnement de test, population spécifique, entité temporaire, contexte projet, etc.

Le nom et l’usage de ces espaces dépendent de la configuration retenue par votre organisation.

Pourquoi utiliser plusieurs espaces ?

Le multi‑espaces permet de séparer certains contextes d’utilisation tout en restant dans un même environnement quarksUp.

Il peut être utile pour :

• gérer plusieurs sociétés ou filiales ;
• appliquer des règles différentes selon les entités ;
• cloisonner certaines données ;
• adapter les workflows ou campagnes à chaque population ;
• donner des droits différents selon le contexte ;
• proposer des référentiels ou valeurs adaptés à chaque espace ;
• consolider certaines informations à un niveau plus global.

Espace, entité et périmètre : quelle différence ?

Ces trois notions sont liées, mais elles ne désignent pas la même chose.

• L’espace est l’environnement dans lequel l’utilisateur travaille.
• L’entité représente une partie de l’organisation : société, établissement, direction, service, etc.
• Le périmètre détermine les entités ou sous‑entités sur lesquelles un utilisateur peut agir.

Un utilisateur peut donc avoir un profil dans un espace donné, avec un périmètre limité à certaines entités.

Quel impact sur les droits d’accès ?

Les droits d’un utilisateur dépendent notamment :

• du profil qui lui est attribué ;
• de l’espace dans lequel ce profil s’applique ;
• du périmètre associé à ce profil ;
• du rattachement organisationnel des collaborateurs ou données consultés ;
• des référentiels ou valeurs disponibles dans l’espace ;
• des publications de menus, portails, documents ou workflows auprès des groupes de profils concernés.

Un même utilisateur peut donc ne pas voir les mêmes informations ou fonctionnalités selon l’espace dans lequel il se trouve.

Un espace peut également disposer de référentiels spécifiques. Une valeur disponible dans un espace peut donc ne pas être proposée dans un autre, selon la configuration de votre organisation.

Selon le référentiel concerné, une valeur peut être :

• commune à plusieurs espaces ;
• propre à un seul espace ;
• gérée par quarksUp et nécessaire au fonctionnement d’un module ;
• disponible dans un module, mais pas dans un autre contexte.

Que vérifier si une information n’apparaît pas ?

Si un collaborateur, un menu, un bouton, une campagne ou une donnée n’apparaît pas, vérifiez :

1. l’espace actuellement utilisé ;
2. le profil de l’utilisateur dans cet espace ;
3. le périmètre attribué ;
4. le rattachement organisationnel du collaborateur ou de la donnée concernée ;
5. les référentiels ou valeurs disponibles dans cet espace ;
6. si la valeur recherchée est commune, propre à l’espace ou gérée par quarksUp ;
7. le module, formulaire ou filtre dans lequel la valeur est attendue ;
8. les règles ou publications propres au module utilisé.

Dans de nombreux cas, une information absente s’explique par un écart entre l’espace utilisé, l’entité de rattachement et le périmètre de l’utilisateur.

À retenir

Les espaces permettent d’organiser l’utilisation de quarksUp selon les besoins de votre organisation.

Ils peuvent correspondre à des entités opérationnelles, à des vues consolidées ou à des usages spécifiques. Pour comprendre les accès, les valeurs disponibles et la visibilité des données, il faut toujours tenir compte de l’espace, de l’entité, du périmètre et des référentiels associés.