Quels sont les sources et les mécanismes de recueil des besoins de formation ?

Campagnes d'entretien dans quarksUp

Les campagnes dʼentretien (annuels, professionnels, carrière, etc.) dans quarksUp permettent d’identifier des besoins en formation exprimés par une personne (collaborateur) ou par son/sa manager. Le système facilite la qualification de chaque besoin (objectif, contexte, priorité) et peut générer des demandes prévisionnelles afin d’alimenter le chiffrage du futur plan.

Consultation et expression via le catalogue de formation

Le nouveau catalogue quarksUp permet aux collaborateurs et aux managers de consulter l’offre de formation interne et externe disponible. Ils peuvent ensuite déposer une demande de formation :

• soit à partir d’un programme identifié dans le catalogue,
• soit sous forme de demande “hors catalogue”, sans sélectionner au préalable un programme spécifique.

Ces demandes contribuent à l’auto-expression des besoins, tout en restant cadrées dans l’architecture Domaine/Sous-domaine, afin de construire et valider le plan prévisionnel de développement des compétences directement dans quarksUp.

Gestion des habilitations et certifications réglementaires

Pour les habilitations, diplômes ou certifications à durée de validité limitée, quarksUp permet d’identifier les échéances à venir. Le système peut générer automatiquement des demandes pour anticiper les obligations réglementaires (ex. recyclage). Ces demandes sont critiques et constituent souvent une priorité lors de l’élaboration du plan.

Sources principales de recueil des besoins

Les besoins en formation peuvent être collectés à travers plusieurs canaux : entretiens professionnels et annuels d’évaluation, évolutions de poste ou de métier, obligations légales et réglementaires. Les retours des managers et des responsables opérationnels, ainsi que les analyses d’écarts de compétences (GPEC / GEPP), constituent également des sources majeures.

Bonnes pratiques pour la formalisation des besoins

Pour un recueil efficace, il est recommandé de formaliser précisément les besoins en définissant l’objectif, le public concerné et le degré d’urgence. Il est important de distinguer :

• une demande individuelle : demande pour une personne bien définie,
• une demande collective : demande pour un volume de personnes non défini nominativement (selon le paramétrage, il peut être nécessaire de saisir un effectif global, ou de répartir ce volume par CSP et genre).

Suivi des besoins : pages “Demandes individuelles” et “Demandes collectives”

Dans quarksUp, le Responsable RH consulte les besoins consolidés via deux pages distinctes : l’une dédiée aux demandes individuelles, l’autre dédiée aux demandes collectives. Chaque page affiche la liste correspondant à son type de demande (on ne visualise pas les deux listes en même temps).

À quoi servent les demandes prévisionnelles ?

Les demandes prévisionnelles servent uniquement au chiffrage et à l’arbitrage (construction du plan prévisionnel / budget / priorisation).

La planification opérationnelle (inscriptions à des sessions) se fait ensuite à partir des demandes de formation, qui sont la base de suivi pour organiser les formations.