Qu’est-ce qu’un référentiel dans quarksUp ?

À quoi sert un référentiel ?

Un référentiel permet de proposer des valeurs structurées dans les formulaires, les fiches, les filtres ou les paramétrages.

Il sert notamment à :

harmoniser les données saisies ;
éviter les saisies libres différentes pour une même information ;
faciliter les recherches et les filtres ;
alimenter certains formulaires ou listes déroulantes ;
qualifier des collaborateurs, postes, formations, documents, campagnes ou autres objets selon les modules utilisés.

Par exemple, au lieu de saisir librement un type de contrat, l'utilisateur peut sélectionner une valeur dans une liste définie par votre organisation.

Exemples de référentiels

Selon les modules activés et le paramétrage de votre environnement, les référentiels peuvent concerner différents types de données.

Ils peuvent par exemple contenir :

des types de contrat ;
des services ou départements ;
des catégories de collaborateurs ;
des motifs d'embauche ou de mobilité ;
des emplois ou postes ;
des organismes de formation ;
des types de documents ;
des natures de formation ;
des familles ou domaines de compétences.

Les exemples disponibles peuvent varier selon votre environnement quarksUp.

Référentiel et espace : quel lien ?

Dans quarksUp, certaines valeurs de référentiel peuvent être disponibles dans plusieurs espaces, tandis que d'autres peuvent être propres à un espace donné.

Cela signifie qu'une valeur visible dans un espace peut ne pas être proposée dans un autre espace.

Par exemple, si votre organisation utilise plusieurs espaces pour différentes sociétés, pays ou populations, certains référentiels peuvent être adaptés à chaque espace.

On peut distinguer plusieurs portées de référentiels :

des référentiels gérés par quarksUp, contenant des valeurs nécessaires au fonctionnement de la plateforme ;
des référentiels communs à l'ensemble de votre environnement, dont les valeurs sont partagées entre les espaces ;
des référentiels propres à un espace, dont les valeurs peuvent varier selon la société, le pays, la population ou le contexte utilisé.

Toutes les valeurs sont‑elles modifiables ?

Non. Toutes les valeurs de référentiel ne sont pas forcément modifiables de la même manière.

Selon le référentiel concerné, une valeur peut être :

fournie et gérée par quarksUp ;
commune à plusieurs espaces ;
propre à un espace ;
ajoutée ou administrée par votre organisation ;
utilisée par des données existantes.

Certaines valeurs peuvent donc être non modifiables, non supprimables ou uniquement désactivables selon leur rôle dans la plateforme et leur utilisation.

Pourquoi certaines valeurs ne sont‑elles pas disponibles partout ?

Une valeur peut ne pas être disponible pour plusieurs raisons :

elle appartient à un référentiel propre à un autre espace ;
le référentiel est commun à certains espaces, mais pas à celui utilisé ;
elle n'a pas été ajoutée dans l'espace utilisé ;
elle est gérée par quarksUp et n'est pas destinée à être modifiée ;
elle n'est pas active ou disponible pour le module concerné ;
elle ne correspond pas au contexte de la donnée ou du formulaire ;
les droits de l'utilisateur ne permettent pas d'accéder à la fonctionnalité associée.

Quel impact sur les accès et la visibilité ?

Les référentiels peuvent aussi influencer la visibilité de certaines informations.

Une fonctionnalité, un formulaire ou une action peut dépendre :

de l'espace utilisé ;
des valeurs disponibles dans cet espace ;
du profil de l'utilisateur ;
du périmètre attribué ;
du module concerné ;
du rattachement organisationnel des collaborateurs ou données.

Que vérifier si une valeur de référentiel n'apparaît pas ?

Si une valeur attendue n'apparaît pas dans une liste, vérifiez :

l'espace actuellement utilisé ;
le module ou formulaire concerné ;
le référentiel auquel la valeur appartient ;
la disponibilité de cette valeur dans l'espace ;
si le référentiel est commun à plusieurs espaces ou propre à l'espace utilisé ;
si la valeur est gérée par quarksUp, par votre organisation ou par l'espace ;
les droits de l'utilisateur ;
les éventuels filtres ou conditions appliqués ;
le rattachement de la donnée ou du collaborateur concerné.

Si ces éléments semblent corrects mais que la valeur reste absente, contactez votre administrateur ou le support quarksUp.

À retenir

Un référentiel est une liste de valeurs structurées utilisée dans quarksUp pour qualifier les données et harmoniser les saisies.

Certaines valeurs peuvent être gérées par quarksUp, communes à plusieurs espaces ou propres à un espace ou à un contexte. Pour comprendre pourquoi une valeur ou une action n'apparaît pas, vérifiez toujours l'espace, la portée du référentiel, le profil, le périmètre et les droits de l'utilisateur.