Comment changer la convention d’absence d’un collaborateur ?

Qu’est‑ce qu’une convention d’absence ?

Une convention d’absence définit les règles de calcul et de décompte des congés pour un collaborateur : type de jours décomptés (ouvrés, ouvrables, jours calendaires), gestion des forfaits jours, périodes de référence, etc. Chaque collaborateur est rattaché à une convention d’absence définie dans sa fiche.

Qui peut modifier une convention d’absence ?

La modification d’une convention d’absence nécessite un profil Administrateur ou un accès aux référentiels du module Absence. Dans certains cas (conventions complexes, impact sur des compteurs existants), la modification doit être effectuée par l’équipe quarksUp pour éviter toute perte de données.

Modifier la convention d’absence d’un collaborateur

1. Accédez à la fiche du collaborateur dans le module PEOPLE.
2. Dans l’onglet Absence (ou Informations RH selon votre configuration), localisez le champ « Convention d’absence ».
3. Sélectionnez la nouvelle convention dans la liste déroulante.
4. Indiquez la date à partir de laquelle le changement doit prendre effet.
5. Enregistrez.

Précautions avant de modifier une convention

Avant de procéder à la modification, vérifiez les points suivants :

• Des congés ont-ils déjà été posés ou validés sur la convention actuelle ? Si oui, assurez‑vous que le changement ne modifie pas rétroactivement les soldes.
• Le collaborateur a‑t‑il deux compteurs actifs sur la même période (par exemple un en jours ouvrés et un en jours ouvrables) ? Cela peut indiquer une erreur de configuration antérieure. Dans ce cas, contactez le support avant de modifier quoi que soit.
• Le changement doit‑il être appliqué à une date précise (ex : 1er janvier) ? Précisez toujours la date d’effet pour éviter des incohérences dans les compteurs.

Modifier la convention de plusieurs collaborateurs en même temps

Si vous devez modifier la convention de plusieurs collaborateurs simultanément, préparez un fichier listant les collaborateurs concernés, leur convention actuelle et la convention cible avec la date d’effet, puis transmettez‑le au support quarksUp. L’équipe effectuera les modifications en s’assurant qu’aucun historique ni solde n’est perdu.

⚠️  Si un collaborateur se retrouve avec deux compteurs actifs sur la même période après un changement de convention, ne supprimez pas les compteurs sans avoir contacté le support au préalable. Une suppression incorrecte pourrait entraîner des écarts avec les données de paie.