Comment configurer la population et les notifications manager d'une campagne d'entretiens ?

Contexte / Problème

Lors de la création d'une campagne d'entretiens dans quarksUp, deux questions reviennent fréquemment :

1. Comment définir la population de manière à respecter une périodicité complexe : premier entretien la première année de prise de poste, puis tous les 2 ans ?
2. Comment notifier automatiquement les managers lorsqu'un entretien est à planifier pour un membre de leur équipe ?

Ces questions sont particulièrement d'actualité dans le contexte de la réforme de l'entretien de parcours professionnel, qui modifie les règles de récurrence.

Solution pas-à-pas

Paramétrer la population avec une périodicité personnalisée

1. Créez la campagne depuis le module Entretiens → Gestion des campagnes → Nouvelle campagne.
2. Définissez la population : dans l'étape de sélection de la population, utilisez les filtres disponibles. Pour séparer la première année des années suivantes, créez deux populations distinctes ou deux campagnes séparées :
   • Population 1 — « Nouveaux » : collaborateurs dont la date de prise de poste est comprise entre X et Y (première année d'ancienneté).
   • Population 2 — « Tous les 2 ans » : collaborateurs dont le dernier entretien date de plus de 2 ans.
3. Définissez la temporalité : dans les paramètres de la campagne, renseignez la date de début et la date de fin de la période de réalisation des entretiens.

Activer les notifications manager

1. Configurer les alertes : dans les paramètres de la campagne, recherchez la section Notifications ou Alertes. Vérifiez que la notification « Manager » est activée pour prévenir le responsable hiérarchique qu'un entretien est à réaliser.
2. Notification à date anniversaire : si vous souhaitez que les managers soient notifiés à une date dépendant du précédent entretien (ex. 2 ans après la date du dernier entretien), configurez la règle de déclenchement de la notification en sélectionnant « Date du dernier entretien » comme référence.

Afficher la date du dernier entretien

1. Ajouter la colonne dans la vue : dans la liste des collaborateurs de la campagne, utilisez l'éditeur de colonnes pour ajouter la colonne « Date du dernier entretien » si elle est disponible. Si cette colonne n'apparaît pas dans l'éditeur, contactez le support quarksUp pour vérifier sa disponibilité sur votre instance.

Notes / Avertissements

• La disponibilité des options de notification (notamment à date anniversaire) peut varier selon la version de votre instance quarksUp et les modules activés.
• Si vous avez des campagnes « en retard » (qui auraient dû démarrer antérieurement), il est conseillé de contacter votre consultant quarksUp pour définir la meilleure stratégie de rattrapage.
• La colonne « date du dernier entretien » peut ne pas être disponible nativement dans l'éditeur de colonnes selon la configuration ; son ajout peut nécessiter une évolution paramétrique.