Comment créer de nouvelles informations complémentaires / Champs customs ?

Avant-propos

Dans le jargon quarksUp nous opposons souvent les champs dits "systèmes" / "standards" aux champs "customs" / "informations complémentaires". Les champs standards sont les champs paramétrés dans tous les environnements de quarksUp et qui ont un fonctionnement bien défini, alors que les champs customs sont les champs complémentaires que le client souhaite remplir mais qui n'est pas prévu dans le master de quarksUp.

Différents types de champs customs

Il est important de distinguer les différents types de champs customs afin de paramétrer au mieux ceux-ci dès le départ.

Entité du champ custom

Dans un premier temps il existe deux grandes familles de champs customs :

• les champs rattachés à l'employé que l'on retrouvera dans la fiche employé dans informations générales > informations complémentaires
• les champs rattachés au poste de l'employé que l'on retrouvera dans la fiche employé dans informations société > informations complémentaires

NB : afin de savoir s'il est plus pertinent de renseigner la valeur dans un champ employé ou poste, il faut se poser la question de l'historisation. Seuls les champs de type poste peuvent être historisés par historisation du poste. Aussi, lors d'un changement de valeurs il faut se demander si le changement passera par un formulaire de mise à jour des données personnelles ou par mise à jour dues données du poste.

Les différents types de variables disponibles

1. Booléen : variable sous forme de case à cocher, les valeurs possibles sont 0 et 1
2. Chaîne : variable de type chaîne de caractère alphanumérique
3. Mémo : variable permettant la saisie d'un bloc de texte complet. Pourrait s'apparenter à un champ "Commentaire"
4. Date : variable de type date (la notion d'heure n'est pas gérée)
5. Heure : variable de type heure (la notion de date n'est pas gérée)
6. DateTime : variable d'horodatage complet (date + heure)
7. Entier : variable permettant la saisie de nombres entiers
8. Décimal : variable permettant la saisie de nombres décimaux jusqu'à deux chiffres après la virgule
9. Repository : variable permettant de créer des listes de valeurs disponibles
10. Lien : variable permettant la saisie de lien hypertexte

Attention : le paramétrage de champs customs de type "repository" demande la création d'un référentiel supplémentaire permettant de ressortir les valeurs de la liste qui auront été paramétrées.

Paramétrage des champs customs

Afin de créer les champs customs il faut se rendre dans Administration > Informations complémentaires > Ajouter.

Il faut ensuite choisir l'entité, l'entête (regroupements dans lesquels se retrouvent les champs customs), la référence, le libellé et le type.

Une fois le champ créé, il faut venir le modifier pour paramétrer ses droits. De base, les champs customs ne sont accessibles à aucun profil sur aucun espace.

Il est nécessaire de rajouter le profil Software Admin sur l'espace Administration à minima, mais il est préférable de lui rajouter les droits sur tous les espaces. Puis rajouter les droits aux profils qui pourront intervenir sur le champ que ce soit pour le consulter, le modifier ou l'ajouter à un formulaire.

Cas particulier de la création d'un champ de type repository

1. Dans Administration > Référentiels, il faut chercher le référentiel "Domaine de champ custom - Sous domaine de champ custom".
2. Puis paramétrer le domaine et le sous-domaine souhaité.
3. Ensuite, lorsqu'à la création du champ custom le type "repository" est choisi, un nouvel élément apparaît dans lequel il faut renseigner le domaine de champ custom que l'on vient de paramétrer.

Attention : les champs customs font partis des formats de liste et des exports, il faut donc créer les nouveaux champs avec parcimonie au risque de perturber les vues des différents écrans enregistrés et d'interrompre les échanges par interface en activant / désactivant les champs complémentaires.