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Comment figer les données d'entretien lors d'une mobilité en cours de campagne ?

Empêcher que le changement de poste d'un collaborateur ne modifie les compétences affichées sur un formulaire d'entretien en cours

Contexte / Problème

Lorsqu'une campagne d'entretiens annuels est ouverte et qu'une mobilité interne est saisie dans quarksUp (changement de poste, changement d'emploi), les informations de l'emploi et les compétences associées sur le formulaire d'entretien se mettent automatiquement à jour.

Cela pose un problème concret : durant l'entretien, ce sont les compétences du poste précédent qui doivent être évaluées, et non celles du nouveau poste. Si le nouvel emploi ne dispose pas encore de REC (Référentiel de Compétences), les compétences du formulaire peuvent même changer de manière incohérente.

Solution pas-à-pas

Option 1 — Anticiper la mobilité avant l'ouverture de la campagne

  1. Si possible, saisissez toutes les mobilités avec des dates d'effet antérieures à l'ouverture officielle de la campagne d'entretiens. Le formulaire généré reflétera alors la situation à l'instant d'ouverture.

Option 2 — Décaler la saisie de la mobilité après la clôture de l'entretien

  1. Si la campagne est déjà ouverte, reportez la saisie de la mobilité dans quarksUp après la clôture de l'entretien du collaborateur concerné.
  2. Communiquez avec le RH responsable pour coordonner l'ordre des opérations : d'abord clôturer l'entretien, ensuite enregistrer la mobilité.

Option 3 — Contacter le support pour un gel manuel

  1. En cas d'urgence (plusieurs mobilités à saisir immédiatement), contactez le support quarksUp en indiquant : le nom des collaborateurs concernés, les noms de leurs campagnes d'entretien, et les dates d'effet des mobilités.
  2. Le support peut analyser les paramétrages du formulaire et des workflows afin de proposer une configuration adaptée (ex. champs en lecture seule une fois le formulaire ouvert).

Notes / Avertissements

  • Ce comportement est lié au fait que le formulaire d'entretien récupère dynamiquement les données de la fiche collaborateur. Il n'existe pas à ce jour de paramétrage natif pour « geler » automatiquement les données à la date d'ouverture de la campagne.
  • Si le nouvel emploi n'a pas de compétences dans le REC, le module d'évaluation peut devenir vide, ce qui peut provoquer un blocage de signature (voir article dédié).
  • Prévoyez toujours de tester le comportement sur un profil de recette avant d'effectuer des mobilités en masse durant une campagne.