Comment fonctionne le registre du personnel ?

Contexte

Toute entreprise a pour obligation de tenir un registre du personnel au sein duquel sont renseignés tous les mouvements du personnel : entrées et sorties. Il est possible de tenir ce registre sur QuarksUp.

Fonctionnement

Sur quarksUp, les critères de génération des lignes du registre du personnel sont les suivants :

1. Les entrées (embauches)
2. Les sorties (fins de contrat)
3. Les changements d'établissements
4. Les changements de type de contrat (ex : passage d'un CDD en CDI)
5. Les carences (comptabilisées comme des sorties et des nouvelles entrées)

Lors de la création d'une ligne d'entrée, seule la date d'entrée est générée, alors que dans le cas d'une sortie la date d'entrée est également récupérée.

Avant de pouvoir tenir le registre du personnel, il est nécessaire de déterminer quelles populations font partie du registre des employés et du registre des stagiaires.

Pour ce faire, en tant qu’administrateur, il faut se rendre dans le menu Administration > Paramètre espace > Paramètres par défaut

Et renseigner quels types de contrat font partie de quels registres :

Une fois ce paramétrage réalisé il faut se rendre sur la page du registre du personnel dans le menu Décisionnel > Reporting > Registre du Personnel :

Sur la page du registre du personnel plusieurs fonctionnalités existent :

1. Le bouton [Actualiser] sert à récupérer le registre du personnel enregistré sur quarksUp et ainsi de générer les lignes d'entrées et de sorties des collaborateurs. Il remonte au maximum au 01/01 de l'année N-3, en l'occurrence 01/01/2021 (mise à jour de l'article en 2024). Afin d'obtenir les informations pour les périodes antérieures il faut faire l'import des données via le document d'import correspondant.

   C'est pourquoi on se retrouve souvent avec les lignes de dates d'entrées des collaborateurs sortis récemment uniquement :

2. Le bouton [Valider] permet de valider les lignes sélectionnées, aucune modification ne sera possible après.
3. Les lignes sont modifiables ou supprimables en cliquant sur le bouton à droite de chaque ligne. Il est important de vérifier rigoureusement les informations indiquées, car la validation des lignes est définitive.
4. Le bouton [Générer] permet de générer un fichier d'export de toutes les lignes validées.
5. Le bouton [Supprimer] permet de supprimer des lignes en masse après les avoir sélectionnées.
6. Le bouton [Réinitialiser] permet d'invalider des lignes en masse. Cette action invalide toutes les lignes dont la date d'événement survient après la date renseignée :

Différents champs sont disponibles sur le requêteur du registre du personnel, cette liste non exhaustive à pour but de faciliter la compréhension des différents champs :

1. V : Permet d’indiquer si la ligne a été validée ou non ("Oui"/"Non")
2. Date : Date à laquelle la ligne a été générée, elle est égale à la date d’entrée pour une ligne d’entrée et à la date de sortie pour une ligne de sortie
3. Autorisation : Elle permet d’indiquer si le salarié à une autorisation de travail (concerne les travailleurs étrangers)
4. Type d’autorisation : Type d’autorisation de travail
5. Numéro : N° du Titre de séjour
6. Entrée : Date d’embauche
7. Sortie : Date de sortie de la société (fin de contrat CDD, licenciement, démission…)
8. Activité : Indique si le contrat est à temps plein ou à temps partiel…

Trois champs peuvent être rajoutés (Agences/Groupement, Lieu et Tuteur) :

Remarques

Les lignes sont affichées dans le registre 8 jours après date d’entrée ou de sortie du collaborateur afin de laisser le temps d'ajustement nécessaire pour que la date soit la plus juste possible (départ anticipé ou reporté par exemple).

Les lignes doivent être validée dans l’ordre, en effet, si une ligne a été oublié et que des lignes ayant une date supérieure ont été validé, alors celle-ci ne sera plus générée.

A la première utilisation du registre du personnel, le registre remonte jusqu’au premier janvier de l'année N-3. Possibilité de faire un import des années précédentes.