Comment gérer le blocage à la validation d'une embauche lors du passage d'un vacataire en contrat permanent ?

Contexte

Lorsqu'un vacataire est transformé en collaborateur permanent et que les deux contrats sont actifs sur le même mois, quarksUp peut afficher un message de blocage lors de la validation de l'embauche. Ce comportement est lié au mécanisme de sécurisation des traitements de paie.

Pourquoi ce blocage ?

quarksUp ne permet pas de valider simultanément deux contrats actifs sur la même période pour un même collaborateur. Ce garde-fou vise à éviter des incoherénces dans les exports de paie (double comptage, erreur d'affectation budgétaire, etc.).

Conduite à tenir

Option 1 : Clôturer le contrat vacataire avant de valider l'embauche permanente

1. Accédez à la fiche du collaborateur > onglet Contrats.
2. Renseignez une date de fin de contrat pour le poste vacataire (date de fin effective).
3. Sauvegardez, puis tentez à nouveau de valider l'embauche en contrat permanent.

Option 2 : Coordonner avec le service paie

1. Si la clôture du contrat vacataire doit attendre la fin du lot de paie concerné :
2. Informez votre gestionnaire de paie de la situation.
3. Attendez la clôture du lot de paie vacataire.
4. Validez ensuite l'embauche permanente.

⚠️ Il n'est pas possible d'anticiper la validation de l'embauche permanente avant la fin du contrat vacataire sur le même mois. Ce fonctionnement est voulu pour protéger l'intégrité des données de paie.

Bon à savoir

En cas d'évolution ou de mise à jour du système impactant ce processus, quarksUp s'engage à en informer les administrateurs en amont. N'hésitez pas à contacter le support si vous avez besoin d'un accompagnement spécifique sur ce type de transition.