Comment gérer les diplômes et habilitations des collaborateurs dans quarksUp ?
Gestion avancée des habilitations : date manuelle vs. calculée, champ ExpiryDate dans les documents de fusion, et génération automatique des demandes de recyclage.
Structure de l'onglet Diplômes et habilitations
L'onglet Diplômes et habilitations de la fiche salarié recense l'ensemble des certifications du collaborateur avec, pour chacune :
- Le type d'habilitation (référencé dans le référentiel).
- La date d'obtention.
- La date de fin de validité calculée automatiquement selon la durée définie dans le référentiel.
- La date de fin de validité manuelle (optionnelle), qui prévaut sur le calcul automatique.
- Le statut (en cours, expirée, etc.).
Date manuelle vs. date calculée
Situation | Comportement attendu
- Date manuelle renseignée – La date manuelle est utilisée (prévaut sur le calcul).
- Date manuelle vide – La date calculée est utilisée automatiquement.
- Retour au calcul automatique – Effacez la date manuelle (utilisez
$NULL$via ETL si import).
Comportement du champ ExpiryDate dans les documents de fusion
Dans les documents de fusion utilisant la table DiplomaGroup, le champ ExpiryDate suit la même logique : il retourne la date manuelle si elle est présente, sinon la date calculée. Ce comportement est intentionnel pour permettre la gestion des cas d'exception réglementaires.
Générer automatiquement des demandes de recyclage
quarksUp peut générer automatiquement des demandes de recyclage de formation lorsqu'une habilitation approche de son expiration. Prérequis :
- La durée de validité doit être renseignée dans le référentiel des habilitations.
- La règle de recyclage doit être configurée dans le référentiel (délai avant expiration déclenchant la génération).
- La fiche du collaborateur doit comporter une date d'obtention correcte.
⚠ Important : Si des demandes de recyclage ne se génèrent pas pour certains collaborateurs malgré une configuration correcte, vérifiez que la fiche de l'habilitation concernée comporte bien une date d'obtention (et non une date de début de validité vide). Contactez le support quarksUp si le problème persiste en précisant la référence de l'habilitation et les matricules concernés.