Comment importer ou annuler des absences en masse dans quarksUp ?

Module ABSENCE

Importer des absences

quarksUp permet d’importer des absences en masse via un fichier structuré. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les organisations qui gèrent des périmètres multiples ou qui intègrent des absences depuis un système externe.

1. Accédez au module ABSENCE > Imports (ou Administration > Imports selon votre configuration).
2. Téléchargez le modèle de fichier d’import pour les absences.
3. Complétez le fichier avec les données à importer : matricule du collaborateur, type d’absence, dates de début et de fin, statut souhaité.
4. Importez le fichier et vérifiez le rapport d’import pour identifier d’éventuelles erreurs.

Annuler ou supprimer une absence via import

Il est possible d’annuler des absences importées via un fichier d’import en utilisant un statut ou un code d’annulation prévu à cet effet dans le modèle. Cela évite de devoir supprimer manuellement chaque ligne dans l’interface, notamment lorsque des absences externes sont synchronisées mensuellement avec quarksUp.

Pour savoir si votre configuration prend en charge l’annulation via import et connaître le code ou la valeur à utiliser, contactez le support quarksUp en décrivant votre besoin (volume, fréquence, système source).

Collaborateurs en doublon dans la saisie des temps

Si un collaborateur apparaît en doublon dans l’écran de saisie des temps (deux lignes pour le même salarié), cela peut indiquer un doublon de fiche dans le module PEOPLE ou une erreur de configuration de son planning. Vérifiez dans le module PEOPLE si le collaborateur possède deux fiches actives. Si c’est le cas, consultez l’article « Que faire en cas de doublon de fiche collaborateur ? ». Si la fiche est unique mais que le doublon persiste dans la saisie des temps, contactez le support.

Planifier des contrôles réguliers entre quarksUp et la paie

Pour limiter les écarts entre les compteurs quarksUp et les données de paie, il est conseillé de :

• Réaliser un rapprochement mensuel entre les exports quarksUp et les éléments traités en paie, avant clôture de la période.
• Contrôler les absences à cheval sur deux périodes de paie ou deux années, en vérifiant que chaque partie a bien été exportée sur le bon compteur.
• S’assurer que les codes Silae (ou codes paie) sont correctement renseignés sur chaque nature d’absence et dans la fiche de chaque établissement.