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Comment télécharger un entretien finalisé et quels formats sont disponibles dans quarksUp ?

Explique les formats disponibles pour télécharger un entretien terminé (Word, PDF) et les bonnes pratiques d'archivage.

Contexte / Problème

Lorsqu'un entretien (EAE, EAOP ou entretien professionnel) passe au statut « Terminé » dans quarksUp, il devient téléchargeable. Les utilisateurs constatent que le format proposé par défaut est le format Word (.docx), ce qui soulève deux préoccupations :

  1. Le fichier Word est modifiable, ce qui pose des questions d'intégrité du document.
  2. Les signatures du collaborateur et du manager apparaissent sous forme d'images JPEG intégrées, potentiellement extractibles et réutilisables.

Solution pas-à-pas

  1. Télécharger un entretien finalisé : depuis la liste des entretiens ou la fiche du collaborateur, ouvrez l'entretien en statut « Terminé », puis cliquez sur le bouton de téléchargement (icône ou bouton « Exporter »). Le fichier généré est au format Word (.docx).
  2. Convertir en PDF pour l'archivage officiel : après téléchargement, ouvrez le fichier Word et exportez-le en PDF (Fichier > Enregistrer sous > PDF, ou via « Imprimer en PDF »). Le PDF est non modifiable et constitue un format d'archivage plus sécurisé.
  3. Informer les managers et RH : communiquez la procédure de conversion PDF aux équipes. Il est recommandé de ne partager que des versions PDF pour garantir l'intégrité des documents signés.
  4. Limiter l'accès au téléchargement : vérifiez dans les droits de profil (Paramétrage > Profils) quels profils ont accès au bouton de téléchargement des entretiens. Restreignez si nécessaire.

Notes / Avertissements

  • Le format Word est le seul format d'export natif actuellement disponible pour les entretiens dans quarksUp. Il n'existe pas d'export PDF natif direct depuis l'interface.
  • Les signatures apparaissant dans le document Word sont des images JPEG et ne constituent pas une signature électronique certifiée. Elles n'ont pas de valeur probante équivalente à une signature électronique qualifiée.
  • Pour les entretiens nécessitant une valeur légale forte (ex. entretien professionnel tous les 6 ans), privilégiez l'archivage du PDF généré manuellement plutôt que le Word brut.
  • Cette limitation est connue de quarksUp. Si votre usage nécessite un export PDF natif, signalez ce besoin via votre interlocuteur quarksUp.