Comment utiliser les champs de fusion dans les documents d'avenant ou de contrat ?

Contexte / Problème

quarksUp permet de générer des documents personnalisés (avenants, contrats, courriers) à partir de modèles Word contenant des champs de fusion. Ces champs sont remplacés automatiquement par les données du collaborateur lors de la génération.

Deux difficultés sont fréquemment rencontrées :

• Le champ « Year » ne fonctionne pas comme attendu (affiche une erreur ou reste vide).
• Il faut afficher la rémunération de l'année précédente et la nouvelle rémunération dans le même document, mais les variables à utiliser ne sont pas évidentes.

Solution pas-à-pas

Insérer l'année en cours dans un document de fusion

1. Pour afficher l'année courante, n'utilisez pas le champ générique « Year ». Utilisez plutôt la variable de date complète et extrayez l'année, ou utilisez la variable spécifique disponible dans le catalogue quarksUp.
2. Vérifiez le catalogue des variables de fusion disponibles dans votre instance : accédez à Administration → Documents de fusion → Variables disponibles (ou « Dictionnaire des variables »). Recherchez les variables liées à la date (ex. , , etc.).
3. Utilisez le nom exact de la variable tel qu'il apparaît dans le dictionnaire, en respectant la casse et la syntaxe (accolades, underscores...).

Afficher les données de rémunération

1. Pour la rémunération actuelle, utilisez la variable associée au salaire de base du collaborateur (ex. ou similaire selon votre configuration).
2. Pour la rémunération précédente (ex. salaire 2025 dans un avenant 2026), quarksUp ne dispose pas toujours d'une variable « salaire N-1 » native. Selon votre configuration, deux options :
   • Utiliser un champ personnalisé (custom field) créé spécifiquement pour stocker l'ancien salaire.
   • Saisir manuellement la valeur dans le document après génération.
3. Testez le document en générant un exemplaire sur un profil de test avant de le déployer en production.

Notes / Avertissements

• La liste des variables disponibles est spécifique à chaque instance quarksUp. Des variables présentes chez un client peuvent ne pas être disponibles chez un autre.
• En cas de doute, contactez votre consultant quarksUp ou le support en demandant le dictionnaire complet des variables de fusion de votre instance.
• Les variables doivent être insérées dans le document Word via Insertion → Champ de fusion (ou via la syntaxe ), et non en tapant simplement le texte entre accolades, pour que la substitution fonctionne correctement.