Déléguer la responsabilité de l'entretien. Double casquette : le responsable d'entretien et le manager

Contexte

Chaque entretien dans quarksUp doit être mené par un responsable d'entretien. Pour la plupart des cas celui-ci correspond au responsable hiérarchique direct de la personne dont c'est l'entretien c'est‑à‑dire de l'interviewé.

Il y a des cas où pour une raison quelconque (absence du manager direct à cause d'un départ ou des congés, l'interviewé a plusieurs managers chacun ayant son rôle bien défini etc.) on est obligé d'attribuer la responsabilité de mener l'entretien à quelqu'un d'autre que le manager direct. quarksUp permet de faire une délégation de la responsabilité à quelqu'un d'autre.

Déléguer le rôle de responsable d'entretien à quelqu'un d'autre que le manager direct

Par défaut à la génération des entretiens pour les collaborateurs rajoutés dans le périmètre de la campagne le manager direct à la date de début de la campagne est généré comme responsable d'entretien également, par défaut.

Pour les collaborateurs n'ayant pas de manager à la date de début de la campagne l'interviewé même devient responsable de son propre entretien. Il revient alors au responsable RH de décider qui récupère cette responsabilité (le nouveau manager qui est arrivé après la date de début de la campagne, un chargé RH, un autre manager etc.)

Déléguer en tant que manager

je suis manager, je pars en congé/je quitte l'entreprise
pendant mon absence je souhaite que mes collaborateurs puissent passer leurs entretiens
pour ce faire je me rends sur l'écran des entretiens de mon équipe (pour la plupart de nos utilisateurs /App/Career/MyCampaignList.aspx)
je sélectionne tous les entretiens que je souhaite mettre à jour
j'appuie sur Mise à jour
dans la pop‑up qui s'affiche je sélectionne le collaborateur à qui je délègue en masse la responsabilité de l'entretien

Si le manager ne voit pas le bouton s'afficher sur son écran, alors il faudra lui octroyer un droit sur l'entité Campagnes > Vue du manager sur cette entité > onglet Opérations > page MyCampaignList > Mise à jour en masse

Double casquette: le responsable d'entretien et le manager

Même si la délégation est très utile, pour que les entretiens délégués aient lieu sans blocage provoqué par le paramétrage des droits il est important de comprendre comment quarksUp traite le rôle Responsable d'entretien.

Ce rôle est un rôle de type système, c'est‑à‑dire, on l'hérite automatique si certaines conditions sont remplies, mais il n'est pas possible d'attribuer à quelqu'un ce rôle à partir de l'onglet Profils utilisateurs de la fiche employé.

On récupère le rôle responsable d'entretien si notre nom est indiqué dans la case responsable d'entretien pour au moins un entretien.

À la connexion dans quarksUp les fonctionnalités du responsable d'entretien sont, à premier abord, les mêmes que celles du manager, sauf pour l'entretien même. Afin d'accéder aux fonctionnalités du responsable d'entretien, il faut se connecter en tant que Manager (que ce soit un responsable d'entretien délégué ou pas).

Sur un entretien, pour quelqu'un étant à la fois manager et responsable d'entretien, le rôle qui prime est toujours, sans exception, le rôle de responsable d'entretien.

Ayant ce principe en tête, ça devient alors important comment on paramètre les droits sur les différents modules des entretiens.

Si l'on considère que le responsable d'entretien est vraiment le rôle qui mène l'entretien (et que ce n'est pas un rôle de type RH) alors il doit toujours avoir des droits sur les modules du formulaire d'entretien (en écriture s'il doit pouvoir modifier des éléments et en lecture s'il doit pouvoir consulter des éléments). Pour les meneurs d'entretien qui sont managers de base mais récupèrent également le rôle responsable d'entretien pour les collaborateurs de leur propre équipe il ne suffit pas d'octroyer des droits au profil manager sur les modules du formulaire d'entretien, car dès que celui-ci accède à l'entretien, c'est son rôle de responsable d'entretien qui prend le dessus.

Il n'est pas possible dans quarksUp, à jour, d'avoir pour la même campagne d'entretien, où l'on doit déléguer la responsabilité de l'entretien à quelqu'un d'autre que le manager, moins de droits pour le profil responsable d'entretien que pour le manager.

Dès qu'un meneur d'entretien ayant la double casquette accèderait à un des entretiens de son équipe, comme c'est son rôle responsable d'entretien qui va prendre le dessus, et que pour ce rôle on a octroyé moins de droits que pour le rôle manager, si on n'a pas octroyé les bons droits au responsable d'entretien, mais qu'au manager, ce meneur d'entretien n'aura pas accès aux données qui lui sont destinées.

Exemple

Pour un module/une étape dans le formulaire d'entretien paramétrés comme il suit

le manager est en lecture‑écriture au statut En cours
le responsable d'entretien n'a aucun droit au statut En cours

Voici le fonctionnement du responsable d'entretien pour le cas ci‑dessus, fonctionnement standard de quarksUp:

Comme :

le responsable d'entretien a moins de droits que le manager pour ce même module,
et que pour un entretien où un utilisateur est en même temps manager et responsable d'entretien
et que le rôle qui prime pour ce cas de figure est celui du responsable d'entretien

=> alors pour tous ces entretiens, le responsable d'entretien ne verra pas la section destiné au manager.