Embauche vs. réembauche vs. mise à jour des données du poste

Contexte

Parmi les process utilisés au quotidien par les responsables ADP ou les responsables RH à multiples casquettes on compte les suivants:

1. embauche : il s'agit d'embaucher quelqu'un qui n'a jamais travaillé auparavant dans la société
2. réembauche : il s'agit d'embaucher quelqu'un qui a travaillé auparavant dans la société mais pendant un certain temps (6 mois, 5 ans, 8 ans etc.) ne faisait pas partie de la société (autre poste dans une autre société, départ dans un autre pays, freelance etc.)
3. prolongement d'un CDD : il s'agit de prolonger la date du CDD en cours d'un collaborateur actuel
4. nouveau CDD/multiples CDD : il s'agit de rajouter une nouvelle ligne d'historique de poste à un collaborateur actuel, pour un CDD avec des paramètres changés (CSP, affectation, rémunération, manager, niveau, échelons, coefficient, heures travaillées etc.)

Naturellement les différents process sont aussi gérés différemment dans quarksUp. Les deux premiers sont gérés par un workflow du process Embauche, et les deux derniers par un workflow du process Mise à jour données poste.

La réembauche

Contrairement à une embauche où l'on est obligé de saisir toutes les données manuellement, partir d'une fiche vierge (à moins qu'il s'agisse de l'embauche récupérée depuis le module Recrutement), pour une réembauche quarksUp préremplit la fiche du réembauché par les données de son dernier historique de poste saisi dans l'application. Cela permet de gagner du temps et de ne saisir que les champs qui se seraient modifiés depuis la dernière fois (nouvelle adresse, nouveau numéro de téléphone etc.)

Qui se qualifie pour une réembauche ? Tous les collaborateurs sortis de la société peuvent être réembauchés.

Voici la marche à suivre:

1. se rendre sur l'écran de suivi des Embauches (App/Company/HiringFormList.aspx)
2. lancer une nouvelle embauche
3. sans même saisir un nom/un matricule passer à l'étape suivante à l'aide du bouton Continuer
4. plutôt que créer une nouvelle embauche, dans la pop-up de sélection, chercher son collaborateur à réembaucher à l'aide de son nom, prénom ou ancien matricule et le sélectionner à l'aide de la petite flèche à côté de son ancien matricule
5. un formulaire prérempli s'affiche avec des données provenant de son dernier historique de poste connu par quarksUp
6. enregistrer le formulaire
7. la demande continuera son cours vers une validation tel que c'est défini dans le workflow

Les avantages de passer par une réembauche sont multiples:

• on récupère des données personnelles de ce collaborateur et son historique précédent dans la société (y compris ses entretiens et son historique de formation)
• on évite un doublon dans la base des collaborateurs et donc aussi une potentielle confusion
• on peut conserver le même matricule qu'il portait avant

La mise à jour des données du poste

Lorsqu'il s'agit d'un collaborateur présent dans la société pour lequel on souhaite opérer des modification au niveau de son poste il est souhaitable de passer par un formulaire de mise à jour des données du poste (plutôt que faire la modification directement sur la fiche du collaborateur).

Les avantages de passer par un formulaire de mise à jour des données du poste:

• traçabilité : pour chaque demande on sait qui a lancé, quand, qui a validé par la suite et quand
• indiquer des champs obligatoires dans le formulaire : cela permet de s'assurer que les responsables de l'embauche remplissent toutes les informations
• indiquer que les champs nécessaires : cela permet de restreindre les champs à remplir à seulement ceux qui sont utilisés par votre société
• possibilité d'interfacer les demandes de mise à jour des données du poste validées avec votre logiciel paie : cela inclut uniquement les demandes validées selon un process défini dans le workflow (une modification directement sur la fiche du collaborateur ne peut pas déclencher un envoi de cette donnée en paie)
• historisation automatique sur la fiche du collaborateur : passer par ce process permet de suivre depuis la fiche du collaborateur son historique dans la société

Comme indiqué ci-dessus, ce process permet d'historiser une modification survenue au niveau du poste du collaborateur. Aujourd'hui il est conseillé d'avoir le paramétrage suivant pour opérer des mise à jour des données du poste :

1. se servir de la date de fin prévisionnelle sur la fiche de poste pour indiquer la fin d'un CDD et non de la date de fin du poste
2. utiliser un formulaire distinct pour enregistrer une sortie d'un collaborateur (possibilité de se faire alerter quand un CDD arrive à terme via des notifications sur les dates de fin prévisionnelles)
3. pour chaque prolongement de CDD ou nouveau CDD, la date de fin de poste devrait être vide (cela correspond à la date 01/01/2100) et ça va être la date de fin prévisionnelle qui signalera l'arrivée à terme d'un contrat

C'est le paramétrage qui permettra de faire une historisation de poste sans blocage.

Pour lancer une mise à jour des données du poste:

1. se rendre sur la page de suivi des demandes de mise à jour des données du poste (App/Company/PositionUpdateFormList.aspx)
2. lancer une mise à jour via le formulaire adéquat
3. sélectionner le collaborateur concerné à l'aide de la petite flèche à côté de son matricule
4. sur le formulaire de mise à jour saisir la nouvelle date de fin prévisionnelle et les autres champs qui se modifient
5. enregistrer le formulaire

Une fois validée le changement sera historisé (si cela a été paramétré sur le formulaire) et sera également envoyé en paie (si cela fait partie d'une interface avec la paie et qu'on l'a paramétré dans le workflow).