J'ai fait une modification sur le poste de mon collaborateur mais je ne la vois pas s'afficher sur l'entretien. Pourquoi ?

Contexte

Une campagne d'entretien implique de préparer en amont tous les changements sur les fiches des collaborateurs (emploi, fonction, CSP, rémunération etc.) pour qu'ils remontent correctement dans l'entête de l'entretien ou sur l'écran de suivi des entretiens.

Il nous arrive parfois d'opérer ces modifications en cours de campagne et de ne pas les voir s'afficher tout de suite. Cet article explique comment quarksUp calcule ces informations liées à l'interviewé et en fonction de quoi il les affiche pour que l'organisateur de la campagne des entretiens puisse en tenir compte avant le lancement de la campagne.

L'entête du formulaire

Dans l'entête du formulaire on peut prévoir un grand nombre de champs dont le contenu quarksUp va aller le chercher sur la fiche de l'interviewé (ou de son responsable d'entretien, ou bien de son manager) à une date bien précise. Une partie des champs d'entête sont également disponible sur l'écran de suivi des entretiens.

exemple d'entête:

Parmi les champs d'entête disponibles on compte pour l'interviewé : le manager N+1, le libellé de poste, l'emploi occupé, le CSP, la catégorie, le grade etc.

De toute la liste des champs disponibles la date de l'entretien et le responsable entretien sont modifiables. Les droits de lecture-écriture de ces deux champs se définissent à partir du fil d'Ariane sur chaque formulaire concerné.

Une partie de cette liste est également disponible sur l'écran de suivi des entretiens Carrière > Entretiens (App/Career/MyCampaignList.aspx)

L'impact de la modification

La plupart des informations liées au poste sont affichées dans l'entête ou dans le suivi des entretiens en fonction de deux dates :

la date de début de la campagne
la date de l'entretien

Par défaut les informations sont affichées à la date de début de la campagne. Souvent cela peut provoquer des interrogrations, car on a l'habitude de faire commencer les campagnes à la date de début de l'année civile, au 01/01 et les faire terminer à la date de fin de l'année civile, au 31/12. S'il y a eu des changements depuis le 1er janvier et que la date de l'entretien n'est pas encore indiquée, on va se retrouver avec l'information que quarksUp est allé chercher sur le poste de l'interviewé à la date de début de la campagne qui ne correspond donc pas à la réalité.

Un autre point important est la génération des entretiens. Comme les différents champs ont été rendus disponibles en tant que champs d'entête au fil de l'eau, en fonction des besoins, on n'a pas prévu un fonctionnement uniforme pour tous les champs. Certains champs sont générés avec une valeur au moment où l'on génère l'entretien et ils resteront inchangés tout au long de l'entretien, peu importe les modifications qu'on pourrait opérer sur ces champs au niveau de la fiche de l'interviewé ou que l'on indique une date d'entretien ou pas. Dans un tel cas, il est conseillé de tenter de vider le cache depuis l'écran Administration > Gestion du cache (App/Admin/Software/Cache.aspx), ou bien attendre le lendemain et vérifier si cette information ne s'est pas affichée entre temps ou bien remonter le comportement à l'équipe Customer Care.

L'emploi

Lors de la génération de l'entretien l'emploi de l'interviewé qui s'affiche est celui :

à la date de début de la campagne si aucune date d'entretien est indiquée
à la date de l'entretien si elle est indiquée (dès que la date est indiquée, le changement est visible sur l'écran de suivi des entretiens et nécessite pas de rafraîchissement de l'écran ou du cache)

exemple :

sans date d'entretien

avec date d'entretien

historique de poste de l'interviewé :

Si la modification de l'emploi est faite après génération de l'entretien, alors l'emploi affiché est celui :

qu'on a généré au moment de la génération de l'entretien si aucune date d'entretien n'est indiquée
à la date de l'entretien si elle est indiquée

Dans l'exemple ci-dessous l'historique de poste à partir du 30/07/2021 de cet interviewé a été saisi après la génération de son entretien pour cette campagne construite sur la période 2022, avec une date de début de campagne au 01/01/2022. On constate que sans date d'entretien l'emploi indiqué est celui qu'il occupait, quand il avait qu'une seule ligne d'historique, celle du 02/07/2000 et sans date de fin. Dès qu'une date d'entretien sera indiquée, on indiquera l'emploi à cette date.

Les comportements décrits s'appliquent autant à l'écran de suivi des entretiens qu'à la section des entêtes du formulaire.

Les managers N1 et N2

Les deux sont traités de la même manière.

à la génération de l'entretien les managers affichés sont ceux à la date de début de la campagne
dès qu'une date d'entretien est indiquée les managers de l'interviewé sont recalculés à la date de l'entretien
si l'interviewé n'a pas de manager à la date de début de la campagne ou à la date de l'entretien, alors aucun manager sera affiché dans les champs afférents
si le manager de l'interviewé change en cours de campagne d'entretien (c'est-à-dire que son entretien est déjà généré), alors quarksUp va automatiquement modifier le manager sur l'entretien-même et sur l'écran de suivi des entretiens comme il suit :
- si une nouvelle ligne d'historique avec une date de début antérieure à la date de début de campagne et date de fin postérieure à la date de début de campagne est rajoutée au poste de l'interviewé, avec un nouveau manager, alors quarksUp affiche toujours le manager avec lequel l'entretien a été initialement généré => si en plus la date de l'entretien est actualisée, alors le nouveau manager sera affiché
- si la date de début de la ligne d'historique où le manager change est postérieure à la date de début de la campagne ou à la date de l'entretien saisie => l'ancien manager affiché sera remplacé par le nouveau