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Les champs custom dans quarksUp. Importer des informations complémentaires

Contexte

quarksUp est un SIRH qui compte parmi ses priorités le fait de mettre à la disposition de ses utilisateurs un maximum de champs standard, donc qui pourraient servir à un grand nombre d'utilisateurs.

Il arrive pourtant que dans des cas très spécifiques les champs standard ne couvrent pas l'intégralité des informations gérées pour un collaborateur et qu'il faille créer des champs sur mesure, autrement appelés des champs custom.

Exemple de champs custom: voiture de service (boolean), taille de l'uniforme (S/M/L/XL/XXL/XXL) etc.

Types de champs custom

Deux types de champs custom existent dans quarksUp:

  1. employé - les données sont stockées sur la fiche employé
  2. poste - les données sont stockées sur la fiche de poste et sont historisé (une valeur différente peut être indiquée pour chaque ligne d'historique)

Si l'on a besoin de connaître comment a évolué la valeur d'un de ces champs dans le temps, alors il convient de le créer plus en tant que champ de type poste.

Créer des champs custom dans quarksUp

Avant de créer le champ custom même, on va créer les sections pour les champs custom, qui vont s'afficher en gras sur la fiche de poste et sur la fiche employé

  1. se rendre dans Administration > Référentiels > Objets/Familles Entête des informations complémentaires
  2. créer la section (appelée entête) et la positionner sur la fiche employé ou fiche de poste

Types de données gérés dans quarksUp

  • Booléen : 0 = FAUX, 1 = VRAI
  • Chaîne : 256 caractères
  • Mémo : 4000 caractères
  • Date
  • Heure
  • DateTime : Une date et une heure
  • Entier : Des nombres entiers
  • Décimal : Des nombres avec possibilité d’indiquer des décimales
  • Repository : Liste de valeurs prédéfinies
  • Lien : Hyperlien ; un clic sur le contenu de ce champ peut renvoyer vers une adresse web

Rajouter un champ custom de type Repository

Le type de données Repository permet de rajouter des champs custom où l'on peut saisir que des valeurs d'une liste prédéfinie.

Si l'on veut qu'en termes de taille d'uniforme on puisse saisir uniquement les tailles XS/S/M/L/XL/XXL/XXXL, alors on prédéfinit ces valeurs et la saisie se fera via une liste déroulante. En faisant ainsi on élimine la possibilité des saisies en dehors du scope.

Afin de prédéfinir les valeurs de ce champ Repository et les associer à un champ custom de type Repository:

  1. se rendre dans Administration > Référentiels > Domaine de champ custom - Sous domaine de champ custom
  2. rajouter le domaine de la liste de valeurs (peut porter le même référence et le même libellé que le champ custom même) ⇒ devient le parent
  3. rajouter les sous domaines de la liste de valeurs, c'est-à-dire les valeurs mêmes que ce champ custom peut prendre
  4. une fois les valeurs prédéfinies, retourner dans Administration > Informations complémentaires
  5. créer le champ et lui associer le domaine de champ custom créé précédemment

Importer des champs custom

Il est également possible d'importer les champs custom via un fichier si l'on a trop de champs à importer et que les créer manuellement n'est pas une solution.

Pour ce faire, se servir de cet ETL (fichier de définition d'un format d'import de données dans quarksUp) : v5.72 Description (Champs Custom)

Alimenter les champs custom

Cette action est possible manuellement, en se rendant sur la fiche employé ou la fiche du poste et si l'on a un droit en modification dessus, alors on pourra modifier le contenu de ces champs, sinon, si l'on a juste un droit en lecture, alors ce sera que de la consultation et si l'on a aucun droit dessus on ne verra pas les champs s'afficher.

Une autre possibilité est d'alimenter les champs custom en masse via import. ETL à utiliser : v5.79_Description (Champs custom - Contenu)

Voici comment alimenter le champ de type repository Taille uniforme (référence = UNIFORM_SIZE) présenté ci-dessus pour plusieurs collaborateurs via fichier d'import :

  1. prendre les entêtes de colonnes de l'ETL et les copier dans un fichier Excel en les transposant sur l'horizontale, tous les entêtes de colonnes doivent figurer même si les colonnes afférentes ne sont pas utilisées
  2. en colonne 1 : mettre la référence du champ alimenté = UNIFORM_SIZE
  3. en colonne 2 : mettre l'external ID de la fiche employé ou de la fiche de poste en fonction du type de champ custom; ici ce sera l'external ID de chaque collaborateur
  4. en colonne 3 : indiquer la valeur par laquelle on alimente le champ en question; pour les champs de type repository indiquer en valeur la référence de chaque valeur
  5. pour ce cas laisser les cellules de la colonne 4 vides; cette colonne concerne les champs custom de la fiche de poste
  6. enregistrer le fichier en format .csv UTF-8 (cela peut être du .xls ou .xlsx aussi si vous n'avez pas de dates parmi les données à importer) sous le nom indiqué dans l'ETL : EntityCustomField
  7. importer le fichier via l'écran Administration > Imports (App/Admin/ImportHistoryList.aspx)