Mettre à jour les droits collaborateurs

Avant-propos

La mise à jour des droits collaborateurs s'effectue pour une nature d'absence ouvrant droit à congés et pour une période d'absence donnée.

Cas particuliers des absences à justifier - hors absences Sécurité socialeLes absences nécessitant de la part d'un collaborateur qu'il fournisse un justificatif - hors congés nécessitant un suivi Sécurité Sociale - sont les seules natures d'absences pour lesquelles l'option Ouvre-droit n'est pas cochée et qui doivent cependant être déclarées sur la convention concernée.

La mise à des droits collaborateurs peut s'effectuer de différentes manières :

• individuellement, pour un ou plusieurs collaborateurs
• en masse, pour tout ou partie des collaborateurs, manuellement ou via un import

Prérequis

En préalable à la mise à jour des droits, il est donc impératif de s'assurer que l'ensemble des collaborateurs pour lesquels les droits doivent être mis à jour se sont vu rattachés à une convention.

Mettre à jour les droits d'un collaborateur

Pour mettre à jour les droits d'un collaborateur :

1. Accédez au menu Entreprise > Gestion du personnel > Suivi des absences.
2. Ouvrez l'onglet Synthèse des droits.
3. Utilisez les champs de recherche et / ou les filtres du tableau de synthèse des droits pour afficher les informations du collaborateur dont vous souhaitez mettre à jour les droits pour la nature d'absence concernée.
4. Sur la ligne correspondant au collaborateur et à la nature d'absence concernés, double-cliquez dans le champ Droit.
5. Saisissez le nombre de jours ouvrant droit sur la période concernée puis cliquez à l'extérieur du champ de saisie pour enregistrer la modification. Le champ modifié apparaît sur fond jaune.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications situé en bas du tableau de synthèse des droits. Pour prévisualiser les modifications apportées individuellement sur les droits, cliquez sur le bouton Prévisualiser les modifications apportées situé en bas du tableau de synthèse des droits. Pour annuler les modifications apportées individuellement sur les droits, cliquez sur le bouton Annuler les modifications apportées situé en bas du tableau de synthèse des droits.

Mettre à jour les droits en masse (procédure manuelle)

Dans le cas d'une procédure manuelle, la mise à jour des droits en masse concernera une nature d'absence pour l'ensemble des salariés rattachés à une même convention.

Vous devez procéder à la mise à jour manuelle des droits des collaborateurs se trouvant dans la situation suivante :

• salariés dont l'acquisition de droits est suspendue pendant la période concernée par la mise à jour des droits
• salariés dont la date de sortie des effectifs est connue et a lieu dans la période concernée par la mise à jour des droits
• salariés dont la date d'entrée dans les effectifs est connue et est couverte par la période concernée par la mise à jour des droits

La procédure de mise à jour des droits en masse est irréversible.

Pour mettre à jour les droits d'un collaborateur :

1. Accédez au menu Entreprise > Gestion du personnel > Suivi des absences.
2. Ouvrez l'onglet Synthèse des droits.
3. Dans les champs de recherche, à l'aide de la liste déroulante Convention, sélectionnez les conventions auxquelles se rapportent les droits que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur le bouton Mise à jour des droits.
5. Renseignez les champs de la boîte de dialogue en vous aidant des informations suivantes :
   • Nature d'absence : Nature d'absence concernée par la mise à jour des droits
   • Mode d'incrémentation : Mode d'incrémentation des droits (défini au niveau de la convention)
   • Période : Période de référence concernée par la mise à jour des droits. La liste déroulante Période contient la liste des périodes liées aux conventions concernées par la mise à jour des droits et pour la nature d'absence sélectionnée.
     • période : l'action de mise à jour des droits permet de remplacer le nombre de jours ouvrant droits par le nombre de jours correspondant à la période de référence concernée. Dans ce cas, le nombre de jours ouvrant droit est calculé au prorata du temps de présence du collaborateur au sein de l'entreprise sur la période précédente.
     • mensuel : l'action de mise à jour des droits permet d'incrémenter le nombre de jours ouvrant droit du nombre de jours acquis pour la période de référence concernée.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez les conventions concernées par la mise à jour des droits.
8. Cliquez sur le bouton Incrémenter. Les compteurs des collaborateurs rattachés aux conventions pour lesquelles les droits ont été mis à jour sont alimentés automatiquement du nombre de jours correspondant aux droits pleins pour la nature d'absence concernée.

Ajouter les droits d'un collaborateur dans la synthèse des droits

1. Accédez au menu Entreprise > Gestion du personnel > Suivi des absences.
2. Ouvrez l'onglet Synthèse des droits.
3. Cliquez sur Ajouter.
4. Dans la boîte de dialogue, à l'aide du moteur de recherche Employé, sélectionnez le collaborateur à ajouter à la synthèse des droits.
5. À l'aide de la liste déroulante Période, sélectionnez la période d'absence à ajouter à la synthèse des droits.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les droits d'un collaborateur dans la synthèse des droits

1. Accédez au menu Entreprise > Gestion du personnel > Suivi des absences.
2. Ouvrez l'onglet Synthèse des droits.
3. À l'aide des champs de recherche, définissez les critères de recherche du collaborateur dont vous souhaitez supprimer les droits et cliquez sur Ok.
4. Dans le tableau de la synthèse des droits, accédez au menu contextuel correspondant aux droits que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Supprimer.