Mise à jour des compétences associées aux emplois dans un REC

Contexte

Comme c'est normal, les missions et les compétences associées à un emploi au sein d'une entreprise évoluent dans le temps. Il est nécessaire de les maintenir à jour et surtout préparer ces mise à jour avant le lancement d'une nouvelle campagne d'entretiens.

Versionnement des emplois

Afin de réaliser cette mise à jour quarksUp a mis à disposition le mécanisme de versionnement (versioning) des emplois dans le REC (Référentiel emplois compétences) :

toute nouvelle version créée est créée en statut Brouillon
après validation le statut Brouillon de la version passe en Actif
l'ancienne version passe en statut Archivé

quarksUp ne distingue pas à ce jour entre une version Archivée et une version Active créées le même jour. Il faut éviter d'avoir des versions distinctes le même jour.

La date d'effet d'une version joue au calcul des compétences à remonter pour l'évaluation dans un entretien. Une version Brouillon ne compte pas comme une version valide et les compétences associées à une version Brouillon ne remonteront pas pour l'évaluation.

Si vous avez plusieurs versions Brouillon à valider, cela est possible en masse depuis la liste des emplois du REC via le bouton Valider en masse. Si ce bouton ne s'affiche pas sur votre écran tenter la validation avec votre profil le plus puissant, sinon faites la demande auprès du Customer Care.

On reconnait un emploi ayant une version Brouillon non validée par la case cochée dans la colonne Brouillon ?

Créer une nouvelle version

Afin de modifier/remplacer les compétences associées à un emploi il est impératif de créer une version brouillon et de travailler sur celle-ci. Une fois les modifications intégrées on valide la version Brouillon et elle devient active à partir de la date à laquelle on l'a activée (date d'effet = date de la validation). Il est très important de valider les versions qu'on souhaite utiliser dans notre prochaine campagne d'entretiens avant son lancement.

Manuellement

se rendre dans le REC concerné : Carrière > Référentiel Emplois Compétences (REC) / App/Career/CompetencyDirectory/CompetencyDirectoryList.aspx
ouvrir l'emploi à modifier
se rendre dans l'onglet Historique
cliquer sur l'œil orange de la version Active pour afficher cette version
depuis l'onglet Informations générales cliquer sur Versionner

Suite à ces actions la version Brouillon est créée. Par défaut on récupère dessus les compétences de la version active.

Dans le cas de mineurs modifications :

modifier manuellement directement que sur les compétences concernées
rajouter/supprimer des compétences

Dans le cas d'un remplacement radical de toutes les compétences :

supprimer d'abord toutes les compétences existantes
faire les modifications par la suite

Par import

Si vous avez plusieurs dizaines ou centaines d'emplois à mettre à jour il est plus convenable de créer la version Brouillon par import.

exporter les emplois du REC via le menu Administration > Exports > onglet Standard > REC - Liste des emplois (le fichier obtenu est dans le même format que celui pour l'import)
si vous avez plusieurs REC assurez-vous que le fichier contient que les emplois du REC que vous mettez à jour
garder dans le fichier que les lignes correspondant aux emplois qui font le sujet d'une mise à jour (versionnement)
importer le fichier tel quel via le menu Administration > Imports

Si besoin, l'ETL (fichier de définition du format d'import) est accessible depuis le centre d'aide : v5.86_Description (REC - Liste des emplois)

L'import du fichier aura comme résultat la création d'une version brouillon pour chaque emploi dans le fichier. On récupère par défaut toutes les compétences de la version active, comme dans le cas d'une création de version brouillon manuelle.

Mise à jour des compétences pour un emploi du REC en statut Brouillon

Une fois les versions brouillons créées et netoyées des compétences récupérées par défaut de la version active on passe à la mise à jour des compétences. Elle peut se faire manuellement en utilisant l'interface graphique à disposition dans quarksUp sur le REC ou par import.

Si vous passez par un import :

récupérer le format d'import en le téléchargeant depuis le menu Administration > Exports > onglet Standard > REC - Liste des compétences par emploi
intégrer les nouvelles compétences dans le fichier en les associant aux bons emplois/apporter les modifications aux compétences qui restent associées à l'emploi (libellé, niveau requis, type de compétence etc.)
réaliser l'import depuis le menu Administration > Imports
vérifier que cela a donné le résultat attendu
valider les compétences en masse

ETL pour l'import des compétences associées aux emplois dans un REC : v5.86_Description (REC - Liste des compétences par emplois)

Précisions

De cette procédure il resulte qu'actuellement il n'est pas possible d'écraser les données liées aux compétences par import (mais c'est réalisable manuellement) => ça passe forcément par un nettoyage des compétences récupérées depuis la version active et l'import se réalise que par la suite
Ne pas confondre le REC (un référentiel dans lequel on a pour chaque emploi une sélection de compétences associées) avec le référentiel des compétences (autrement appelé bibliothèque des compétences, un référentiel qui contient toutes les compétences utilisées ou non dans l'application d'où l'on va aller piocher celles qu'on va réellement associer aux emplois du REC).