Pourquoi les dépenses d’une action de formation apparaissent-elles automatiquement dans l’onglet Dépenses ?
Cet article explique le mécanisme de calcul automatique des dépenses dans une action de formation et comment interpréter ou corriger ces montants.
Contexte / Problème
Des utilisateurs constatent que lorsqu'ils déploient une formation (ajout de participants à une action), des dépenses apparaissent automatiquement dans l'onglet Dépenses même si l'onglet Coûts n'a pas encore été renseigné, ou si aucun montant n'a été saisi manuellement.
Ce comportement peut entraîner de la confusion lors de l'enregistrement des dépenses réelles, car des montants semblent être prérenseignés ou en doublon lors de la re-saisie.
Solution pas-à-pas
- Vérifiez l'onglet Coûts de l'action ou de la session de formation : si un tarif a été saisi au niveau du programme ou de l'organisme (coût par session ou par participant), quarksUp répercute automatiquement ce montant dans l'onglet Dépenses lors de l'inscription de participants.
- Identifiez l'origine des dépenses automatiques : dans l'onglet Dépenses, vérifiez la colonne « Origine » ou « Type de dépense » pour distinguer les montants calculés automatiquement (issus du tarif de l'organisme) de ceux saisis manuellement.
- Si les dépenses ne sont pas correctes, supprimez les lignes de dépenses automatiques et ressaisissez les montants réels manuellement.
- Pour éviter les dépenses automatiques non souhaitées : veillez à ne pas renseigner de tarif dans l'onglet Coûts avant d'avoir toutes les informations définitives, ou ajustez le paramétrage du programme de formation en amont.
- En cas de doublon lors de la re-saisie, supprimez d'abord toutes les lignes existantes avant d'enregistrer les nouveaux montants.
Notes / Avertissements
- Le comportement de calcul automatique des dépenses est lié au paramétrage du programme et/ou de l'organisme de formation. Si un tarif est saisi à ce niveau, il sera répercuté automatiquement lors de l'ajout de participants.
- Ce mécanisme est voulu pour faciliter le suivi budgétaire, mais il peut créer de la confusion si les données de l'onglet Coûts ne sont pas à jour au moment du déploiement.
- Consultez votre correspondant quarksUp si vous souhaitez modifier le paramétrage par défaut des dépenses pour un type de formation particulier.