Que faire si la date d’embauche d’un collaborateur change après la transmission en paie et la réalisation de la DPAE ?
Cet article décrit la procédure à suivre dans quarksUp et auprès du logiciel de paie lorsque la date de début d’un salarié est modifiée après la DPAE et la transmission des données.
Contexte / Problème
Il arrive qu'un salarié dont le dossier a déjà été transmis en paie — et pour lequel une DPAE a été réalisée — ne puisse finalement pas débuter à la date prévue. Il faut alors modifier la date d'embauche dans quarksUp tout en garantissant la cohérence des données dans le logiciel de paie (ex. : Silae) et du statut de la DPAE auprès de l'URSSAF.
Solution pas-à-pas
- Ne supprimez pas la fiche du salarié dans quarksUp sauf si la situation l'exige absolument. Une modification de date est toujours préférable à une suppression et une recréation du dossier.
- Contactez d'abord votre gestionnaire de paie (ou l'administrateur Silae) pour convenir de la marche à suivre côté paie avant toute modification dans quarksUp, afin d'éviter les incohérences de données.
- Dans quarksUp, modifiez la date d'embauche via le formulaire d'embauche concerné (si la validation n'est pas encore définitive) ou via une mise à jour de poste avec la nouvelle date d'effet.
- Concernant la DPAE déjà réalisée :
- Si la date change de façon significative, une DPAE corrective peut être nécessaire. Consultez l'article « Que faire si vous devez corriger une DPAE déjà envoyée et validée dans quarksUp ? » pour la procédure détaillée.
- Vérifiez avec l'URSSAF si une correction de la DPAE est requise selon l'écart de date entre l'ancienne et la nouvelle date d'embauche.
- Dans Silae : si le dossier a déjà été créé avec la première date, rapprochez-vous de votre gestionnaire paie pour mettre à jour la date d'entrée dans Silae sans supprimer les informations déjà saisies (notamment la DPAE validée et les données de contrat).
- Préparez un avenant au contrat de travail si nécessaire pour formaliser officiellement le changement de date d'embauche.
Notes / Avertissements
- Ne supprimez pas le dossier Silae du salarié sans avoir préalablement validé cette action avec votre prestataire paie. Une suppression peut entraîner la perte de la DPAE validée et nécessiter une nouvelle déclaration.
- En cas de doute sur la procédure DPAE corrective, contactez directement l'URSSAF ou votre gestionnaire de paie.
- Si le salarié n'a finalement pas rejoint l'entreprise, consultez l'article « Comment supprimer des fiches salariés créées pour des personnes n'ayant finalement pas rejoint l'entreprise ? » pour la marche à suivre adaptée.