Que faire si la signature électronique d'un contrat ou d'un avenant échoue ?

Module PEOPLE

Prérequis pour utiliser la signature électronique

Avant d'envoyer un document en signature, assurez‑vous que :

• L'option signature électronique (UpSignature ou Docusign) est activée sur votre espace quarksUp.
• Le numéro de téléphone mobile du signataire est correctement renseigné dans sa fiche (il est utilisé pour envoyer le code OTP).
• L'adresse e‑mail du signataire est valide et à jour.

Erreur lors de la saisie du code OTP par le signataire

Si le signataire reçoit bien l'e‑mail avec le lien de signature mais obtient une erreur lors de la saisie du code de validation, la cause la plus fréquente est l'absence ou l'inexactitude du numéro de téléphone mobile dans la fiche collaborateur.

Pour débloquer la situation :

1. Vérifiez et complétez le numéro de téléphone mobile dans la fiche du signataire.
2. Annulez la signature en cours.
3. Renvoyez le document en signature.

Paramétrage de l'envoi en signature selon les profils

Les profils Administrateur et Responsable RH peuvent nécessiter un paramétrage spécifique pour pouvoir envoyer des documents en signature. Si l'option d'envoi en signature n'apparaît pas ou génère une erreur pour ces profils :

• Vérifiez que les droits d'envoi en signature sont bien activés pour ces profils dans la gestion des vues de droits.
• Assurez‑vous que le profil dispose du droit de génération de documents de fusion.

Activer la signature électronique sur un espace

L'activation de l'option signature électronique (UpSignature ou Docusign) nécessite une souscription préalable. Pour l'activer :

1. Transmettez une demande au support quarksUp en joignant le bon de commande signé.
2. Précisez le partenaire e‑signature choisi (UpSignature / Universign ou Docusign).
3. Fournissez le logo de votre entreprise si nécessaire.

L'activation est effectuée par l'équipe quarksUp dans un délai convenu lors de la demande.

⚠️ Pour les signatures Docusign, le lien de signature expire après 14 jours. Passé ce délai, annulez la signature en cours et renvoyez le document. Consultez également l'article « Comment relancer le processus de signature électronique avec Docusign ? »