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Que faire si une référence (matricule) collaborateur est déjà utilisée ?

Si quarksUp vous indique qu'une référence est déjà prise, voici comment identifier le collaborateur concerné et choisir la bonne solution.

Qu'est-ce qu'une référence collaborateur ?

Dans quarksUp, chaque salarié est identifié par une référence unique (aussi appelée matricule). Cette référence est saisie manuellement ou importée lors de la création de la fiche collaborateur. Elle doit être unique au sein de votre base.

Pourquoi le message « référence déjà utilisée » apparaît-il ?

Ce message s'affiche lorsque vous tentez de créer un collaborateur avec une référence (matricule) qui existe déjà dans la base, que ce soit sur un profil actif ou inactif (sorti).

Les causes les plus fréquentes sont :

  • Un collaborateur sorti dont la fiche est toujours présente dans la base avec cette référence.
  • Une fiche créée par erreur et jamais supprimée.
  • Une référence réutilisée après le départ d'un ancien salarié.

Comment retrouver le collaborateur porteur de cette référence ?

  1. Accédez au module Entreprise > Annuaire > Employés.
  2. Cochez l'option pour afficher les collaborateurs inactifs (salarés sortis) en plus des actifs.
  3. Recherchez la référence concernée dans le champ de recherche ou via les filtres disponibles.
  4. Le collaborateur portant cette référence apparaît alors dans la liste, même s'il est sorti.

Que faire une fois le doublon identifié ?

Plusieurs solutions sont envisageables selon votre cas :

  • Utiliser une référence différente pour le nouveau collaborateur : c'est la solution la plus simple et la plus recommandée.
  • Modifier la référence de l'ancien salarié (si votre profil vous y autorise) pour libérer la référence souhaitée.
  • Contacter votre administrateur SIRH si vous n'avez pas les droits nécessaires pour effectuer ces modifications.

Bon à savoir : quarksUp ne réutilise pas automatiquement les références des collaborateurs sortis. Il est déconseillé de réaffecter un ancien matricule à un nouveau salarié, car cela peut créer des incohérences dans l'historique et les exports.