Comment configurer un financement multi-dispositifs (PEC, OPCO...) sur une dépense de formation ?

En bref

Une même dépense peut être financée par plusieurs dispositifs. Créez d'abord tous vos dispositifs dans l'onglet Budget du plan, puis, sur la dépense, ajoutez le dispositif externe (PEC, OPCO, aide d'État) en Forfait ou Taux horaire, et votre dispositif interne en Solde. quarksUp calcule le reliquat automatiquement. Pour éviter la saisie dépense par dépense, configurez les financements sur une action de formation : ils sont repris à l'inscription.

Quels prérequis avant de saisir un financement ?

1. Dans le plan de développement des compétences, onglet Budget, créez les dispositifs que vous comptez utiliser.
2. Désignez l'un d'eux comme dispositif principal : il est attribué par défaut à toute nouvelle dépense.
3. Créez un dispositif dédié pour chaque aide externe (PEC, aide d'État…).

Exemple de configuration :

⚠️ Un dispositif absent de l'onglet Budget n'est pas proposé à la saisie. Un dispositif ajouté en cours d'exercice ne s'applique pas aux dépenses déjà saisies : il faudra reprendre la ventilation sur chacune.

⚠️ Créez vos plans de formation avant vos inscriptions directes. Une inscription faite avant la création du plan génère une dépense imputée sur aucun budget, avec un dispositif de financement vide.

Quels modes de financement sont disponibles ?

Comment configurer une dépense cofinancée ?

1. Ouvrez la dépense depuis l'onglet Dépenses de la session. Le dispositif principal est attribué par défaut.
2. Ajoutez le dispositif externe (ex. Aide d'État) en Forfait ou Taux horaire, avec le montant pris en charge.
3. Ajoutez votre dispositif interne (ex. Plan de développement des compétences) en Solde.
4. quarksUp calcule le reliquat. Le plan affiche les deux dispositifs côte à côte.

💡 Attendez la notification officielle avant de saisir une PEC. Rien ne bloque une saisie anticipée, mais un versement partiel ou un refus fausserait votre suivi.

Comment automatiser le financement via une action de formation ?

1. Créez une action de formation sur le programme concerné.
2. Configurez les articles et leurs modes de financement sur l'action.
3. Rattachez les demandes des participants à cette action.
4. À l'inscription sur une session du même programme, quarksUp reprend automatiquement les financements de l'action sur les dépenses des participants.

⚠️ La reprise ne fonctionne que si le même article est présent sur l'action et sur la session. Sinon, elle échoue sans message d'erreur.

Si vous modifiez le financement sur l'action après les inscriptions, ou si la demande a été rattachée à l'action après l'inscription, cliquez sur https://app.notion.com#. Ce bouton ne traite une dépense que si l'article et son imputation (Pédagogie ou Stagiaire) sont identiques sur l'action et sur la dépense. Sinon, la dépense garde le financement obtenu à l'inscription.

Comment se comporte un financement sur un coût réparti « à la session » ?

Un coût défini « à la session » est bien divisé entre les inscrits. En revanche, le financement associé ne se divise pas : une prise en charge OPCO liée à ce coût s'applique en totalité à chaque stagiaire, comme si elle était paramétrée « au stagiaire ».

⚠️ quarksUp ne gère pas un financement forfaitaire réparti sur une dépense par session. Tenez‑en compte dès la configuration de vos articles.

Quelles erreurs de paramétrage éviter sur les dispositifs ?

• Ne configurez pas deux fois le même dispositif dans un plan (par exemple une fois en principal, une fois avec un OPCO associé). Cette erreur peut bloquer les inscriptions.
• Ne renommez pas un dispositif déjà utilisé sans mesurer l'impact. Les budgets déjà créés gardent l'ancien libellé, et le dispositif renommé devient introuvable sous ce libellé dans les listes du prévisionnel.

Que vérifier si le suivi budgétaire affiche des chiffres inattendus ?

• Lignes de budget sans libellé : des financements sont saisis mais rattachés à aucun dispositif. Rattachez‑les à un dispositif ou supprimez‑les.
• Écart de quelques centimes entre total des dépenses et total financé : les dépenses sont calculées sur des montants non arrondis, les financements sont arrondis dès le départ. Exemple : 247,005 affiché 247,01, multiplié par le nombre de stagiaires. Ce n'est pas une erreur de calcul.
• Dépense sans dispositif : vérifiez qu'elle n'a pas été générée par une inscription antérieure à la création du plan.

Questions fréquentes

Pourquoi mon dispositif « Aide d'État » n'apparaît-il pas dans la liste ? Il n'a pas été créé dans l'onglet Budget du plan. Créez‑le avant toute saisie.

Dois‑je saisir un montant sur le dispositif en Solde ? Non. quarksUp calcule automatiquement le reliquat non couvert par les autres dispositifs.

J'ai ajouté un dispositif en cours d'année : mes anciennes dépenses sont‑elles mises à jour ? Non. Reprenez la ventilation manuellement sur chaque dépense concernée.

Mon financement OPCO est appliqué en entier à chaque stagiaire : est‑ce normal ? Oui, si le coût est réparti « à la session » : le financement associé ne se divise pas entre les stagiaires.

Les financements de mon action ne sont pas repris sur la session : que vérifier ? Que le même article est présent sur l'action et sur la session, puis utilisez https://app.notion.com# si les inscriptions sont antérieures au paramétrage.