Comment configurer un module Questionnaire (barémage, mode Quizz, champ custom) dans un formulaire d'entretien ?

En bref : le module Questionnaire est un module spécifique du formulaire d’entretien, adapté aux évaluations de connaissances et aux certifications internes. Il offre trois capacités propres :

• le barémage des réponses, qui permet de calculer un score ;
• le mode Quizz, qui tire des questions au hasard dans un stock ;
• le type de question Champ custom, relié à une information complémentaire de la fiche employé.

Le module se configure dans le générateur de formulaire (Carrière > Administration > Générateur de formulaire). Il est disponible sur tous les types de campagne.

Comment mettre en place un questionnaire barémé ?

1. Créez le stock de questions par domaine, si vous prévoyez d’utiliser le mode Quizz ou de réutiliser des questions sur plusieurs formulaires.
2. Ajoutez un module Questionnaire sur l’étape concernée du formulaire d’entretien.
3. Ajoutez les questions au module : par sélection manuelle ou en mode Quizz.
4. Pour chaque question à barème, renseignez les points « réponse correcte » et « réponse incorrecte » sur chaque réponse possible.
5. Paramétrez les droits du module, comme pour tout module du formulaire : par groupe de profils et par statut du workflow.

Quels types de questions sont disponibles ?

Comment fonctionne le barémage des réponses ?

Le barémage n’est disponible que sur trois types de questions : Liste déroulante, Bouton radio et Case à cocher. Il ne l’est pas sur Texte ni sur Date.

Pour chaque réponse possible, renseignez :

• le nombre de points attribués si la réponse est correcte ;
• le nombre de points attribués si elle est incorrecte.

Le questionnaire calcule ensuite un score global. Vous pouvez aussi ajouter une légende de feedback, affichée au collaborateur selon que sa réponse est correcte ou non.

Comment fonctionne le mode Quizz ?

Deux façons d’ajouter des questions au module :

• Sélection manuelle : vous choisissez les questions dans le stock. Elles sont identiques d’un entretien à l’autre.
• Mode Quizz : quarksUp tire au hasard un nombre de questions défini dans un domaine du stock. Deux collaborateurs n’ont pas forcément les mêmes questions, ni dans le même ordre.

Le stock de questions est organisé par domaine et réutilisable sur plusieurs formulaires.

Comment fonctionne le type de question Champ custom ?

Une question de type Champ custom est reliée à une information complémentaire de la fiche employé. Les informations complémentaires du poste ne sont pas proposées.

Ce n’est pas une modification directe de la fiche : les échanges entre la question et la fiche se font en trois temps distincts.

1. À la génération de l’entretien, la valeur de la fiche employé est copiée dans la réponse du questionnaire. Le formulaire affiche ensuite cette copie, pas une lecture en direct de la fiche. Si la fiche est modifiée après la génération, l’entretien en cours ne le reflète pas.
2. À l’enregistrement du formulaire, seule la réponse du questionnaire est enregistrée. La fiche employé n’est pas modifiée à ce stade.
3. À la validation de l’entretien, la réponse est recopiée vers la fiche employé, si deux conditions sont réunies :

Si l’une des deux conditions manque, la réponse reste dans l’entretien et la fiche n’est pas mise à jour, sans message d’erreur.
- l’option de recopie des champs custom est active, au niveau du formulaire ou, à défaut, du module ;
- le profil dispose du droit Lecture/Écriture sur l’information complémentaire concernée.

Pourquoi un champ custom ne remonte-t-il pas sur la fiche employé ?

Vérifiez d’abord que l’entretien a bien été validé. Un entretien saisi et enregistré, mais dont le workflow n’a pas atteint la validation, ne remonte rien vers la fiche. C’est la cause la plus fréquente.

Si l’entretien est validé, vérifiez les deux conditions de recopie :

• l’option de recopie des champs custom est active ;
• le profil dispose du droit Lecture/Écriture sur l’information complémentaire.

Pourquoi le formulaire est-il vide pour le collaborateur ?

Vérifiez les droits configurés pour le groupe de rôles « Responsable d’entretien », sur chaque statut du workflow. Sur certains formulaires, le collaborateur est considéré comme son propre responsable d’entretien. Sans ces droits, aucune étape ni aucun module ne s’affiche pour lui. Un droit Lecture/Écriture oublié sur un statut est la cause la plus fréquente.

Comment éviter de perdre des réponses saisies ?

• Enregistrez avant de changer de statut. Si vous changez de statut ou quittez la page sans cliquer sur l’icône de sauvegarde, les réponses en cours sont perdues. La sauvegarde automatique ne s’exécute que toutes les 5 minutes. Le bouton « Restaurer la sauvegarde » permet parfois de récupérer la dernière version sauvegardée automatiquement.
• Évitez la saisie simultanée. Si deux personnes (par exemple un manager et son collaborateur) saisissent en même temps dans le même formulaire, la dernière sauvegarde écrase l’autre : le formulaire n’est pas verrouillé pendant la saisie.

Questions fréquentes

Peut-on barémer une question de type Texte ?

Non. Le barémage n’est disponible que pour les types Liste déroulante, Bouton radio et Case à cocher.

Pourquoi tous les collaborateurs ont-ils les mêmes questions alors que le mode Quizz est activé ?

Le stock du domaine contient moins de questions que le nombre à tirer. Enrichissez le stock pour obtenir une vraie rotation.

Le champ custom modifie-t-il la fiche employé dès la saisie ?

Non. La fiche n’est mise à jour qu’à la validation de l’entretien, si l’option de recopie est active et si le profil dispose du droit Lecture/Écriture sur l’information complémentaire.

Peut-on relier une question à une information complémentaire du poste ?

Non. Seules les informations complémentaires de la fiche employé sont proposées.

Où créer ou modifier un questionnaire ?

Dans le générateur de formulaire : Carrière > Administration > Générateur de formulaire.