Comment est structurée l'organisation dans quarksUp (entités et espaces) ?

En bref

En bref — L'organisation d'un client dans quarksUp repose sur deux notions distinctes :

• les entités, qui forment l'arbre organisationnel (société, établissement, direction, service…) ;
• les espaces, qui découpent l'instance en périmètres fonctionnels (Administration, Entreprise, Organisme/Campus, Consolidation).

Un collaborateur n'est visible dans les modules RH que si son entité le relie à une entité de Nature Société rattachée à un espace Entreprise. L'arbre des entités doit être finalisé avant de créer les espaces : une erreur à ce stade se répercute sur tous les modules.

Qu'est-ce qu'une entité et comment est-elle qualifiée ?

Chaque entité représente un niveau de votre organisation. Elle a une seule entité parente à un instant donné ; l'historisation permet de suivre les évolutions de l'organisation.

Chaque entité est qualifiée par deux référentiels indépendants. Les confondre est la source d'erreurs de paramétrage la plus fréquente.

⚠️ Une entité peut avoir la Nature « Unité d'organisation » et la Structure « SOCIETE ». Une Structure « SOCIETE » ne suffit pas : seule la Nature Société permet de déterminer l'espace d'appartenance d'un collaborateur.

Comment fonctionne la Structure (modèle et niveaux) ?

La Structure se compose de deux couches :

• un modèle (niveau 0), qui chapeaute l'organisation ; plusieurs modèles peuvent coexister sur une instance ;
• des structures (niveaux 1 à N), numérotées de façon strictement croissante et sans doublon.

Valeurs par défaut sur une nouvelle instance :

1. GROUPE
2. SOCIETE
3. ETABLISSEMENT
4. DIRECTION
5. SOUS DIRECTION

Règles appliquées par le produit :

• Une entité enfant doit toujours se situer plus bas dans la hiérarchie que son parent. Vous pouvez sauter des niveaux (une entité de niveau 4 peut dépendre d'une entité de niveau 2), mais jamais remonter ni égaler le niveau du parent.
• Toutes les entités d'un même arbre partagent le modèle de leur entité racine.

⚠️ Un modèle sans structures associées peut être créé, mais il est inutilisable : aucune entité ne peut lui être rattachée.

Pourquoi un collaborateur peut-il être invisible dans les modules RH ?

Un collaborateur est rattaché à une entité par son poste. Pour qu'il ait un espace d'appartenance, deux conditions doivent être remplies en même temps :

1. Son entité de rattachement, ou une entité parente, est de Nature Société.
2. Cette entité Société appartient à un espace de type Entreprise.

⚠️ Si l'une des deux conditions manque, quarksUp ne peut pas déterminer l'espace d'appartenance : le collaborateur devient invisible dans l'annuaire et les modules RH, sans message d'erreur.

De même, une entité ne doit appartenir qu'à un seul espace Entreprise. Si elle appartient à plusieurs, les collaborateurs qui lui sont rattachés n'ont plus d'espace d'appartenance déterminable.

Que vérifier si un collaborateur « n'apparaît pas » ?

Étape 0 — Identifiez de quel côté se situe le problème. Le collaborateur est-il introuvable pour tous les utilisateurs, ou seulement pour vous ?

• Introuvable pour tous : vérifiez son rattachement.
  1. Son poste est-il rattaché à une entité ?
  2. Cette entité, ou une entité parente, a-t-elle bien la Nature Société (et pas seulement la Structure « SOCIETE ») ?
  3. Cette entité Société appartient-elle à un espace Entreprise, et à un seul ?
• Introuvable seulement pour vous : vérifiez avec quel profil vous êtes connecté et sur quel périmètre ce profil vous a été attribué. Voir l'article sur les profils et les droits d'accès.

Quels sont les 4 types d'espaces ?

💡 Les espaces Campus et Consolidation couvrent des entités de plusieurs espaces Entreprise. Ils nécessitent une entité parente commune à toutes ces entités, qui n'existe pas toujours dans votre organigramme réel. Anticipez-la dès la conception de l'arbre.

💡 Si vos managers gèrent des équipes réparties sur plusieurs espaces, ils doivent changer d'espace dans leur interface pour accéder à chacune d'elles.

Quels réglages de langue porte un espace ?

Chaque espace porte des paramètres de langue dans l'onglet Interface de ses paramètres. Ils peuvent apparaître sous les libellés « Langue d'interface », « Langue des données » et « Langue d'initialisation » ; ces libellés peuvent varier d'une instance à l'autre.

• Quand l'espace impose une langue, elle s'applique aux utilisateurs qui y travaillent. La langue choisie par l'utilisateur n'est pas effacée : il la retrouve si l'espace cesse d'imposer une langue.
• La langue d'initialisation n'est lue qu'à la création d'un compte. La modifier n'a aucun effet sur les comptes existants.
• Une modification peut ne pas s'appliquer immédiatement aux utilisateurs déjà connectés.
• La langue d'interface de l'**espace Administration** détermine la langue du portail candidat et du catalogue de formation public. La renseigner l'impose aussi aux administrateurs et profils RH qui travaillent dans l'espace Administration.

💡 Avant de modifier une langue d'espace, faites valider la configuration avec votre interlocuteur quarksUp.

À quoi faire attention lors de la création d'un espace ou d'une réorganisation ?

• Nouvel espace : au départ, seul l'administrateur système y a accès. Si les profils ne sont pas centralisés sur votre instance, ils doivent être propagés manuellement vers le nouvel espace, sinon personne d'autre ne peut y entrer.
• Rattachement d'un espace à une autre entité racine : les périmètres des administrateurs ne se mettent pas à jour automatiquement.
• ⚠️ Mobilité d'un collaborateur entre espaces : un collaborateur est unique sur l'instance, mais ses objets (entretiens, inscriptions formation, dépenses) appartiennent à l'espace où ils ont été créés. Ses entretiens passés restent dans l'espace d'origine et disparaissent de son portail. Leur transfert n'est pas géré nativement, car les formulaires sont liés aux référentiels de l'espace source. Informez les collaborateurs concernés avant toute réorganisation d'espaces.

Questions fréquentes

Quelle différence entre la Nature et la Structure d'une entité ? La Nature est un référentiel système à 3 valeurs fixes qui déclenche des règles produit. La Structure est votre propre découpage hiérarchique. Les deux sont indépendantes.

Peut-on avoir plusieurs espaces Entreprise ? Oui, par exemple un par pays ou par filiale. Une même entité ne doit toutefois appartenir qu'à un seul espace Entreprise.

Pourquoi un collaborateur n'apparaît-il nulle part, sans message d'erreur ? Le plus souvent, aucune entité de Nature Société rattachée à un espace Entreprise ne figure au-dessus de son poste. quarksUp ne peut alors pas déterminer son espace d'appartenance.

L'espace Administration est-il le même que le menu Administration ? Non. L'espace Administration est l'espace racine de l'instance. Le menu Administration existe dans chaque espace et agit localement.

Les entretiens d'un collaborateur le suivent-ils quand il change d'espace ? Non. Ils restent dans l'espace d'origine et ne sont plus visibles depuis son portail. Prévenez les collaborateurs avant la réorganisation.