Comment fonctionne la construction et la validation d'un plan prévisionnel de formation ?

En bref — Un plan prévisionnel repose sur deux objets distincts : la demande, qui porte le besoin individuel, et l'action, qui porte le chiffrage. Une demande n'est chiffrée que si elle est rattachée à une action. La validation est bloquée tant qu'il reste des demandes au statut Nouvelle demande ou des demandes acceptées non rattachées à une action. À la validation, quarksUp duplique les actions et demandes validées pour créer le plan de formation.

Quelle différence entre une demande et une action ?

Objet – Ce qu'il porte

• Demande – La personne, le programme ou sous-domaine visé, la durée. Aucune information financière.
• Action – Toujours rattachée à un plan. Porte les coûts et leur mode de tarification, le mode de financement, l'effectif maximum par session et la quantité, issue des demandes rattachées.

- Le champ Budget Estimé de la demande est saisissable mais n'entre dans aucun calcul.

- Une demande n'est rattachée qu'à une seule action à la fois.

- 💡 Une demande non rattachée à une action n'est pas chiffrée. Pour gérer des coûts ou un financement, passez par l'action : ces champs n'existent pas sur la demande.

⚠️ Après toute modification du rattachement demande / action, cliquez sur [Actualiser]. Sans cela, le changement n'apparaît pas dans les vues chiffrées (TCD, exports).

À quoi sert le bloc Plan prévisionnel ?

Le bloc Plan prévisionnel, Actions prévisionnelles, Demandes prévisionnelles permet de chiffrer indépendamment des sessions déjà planifiées ou réalisées sur la période. Vous isolez ainsi le prévisionnel pour arbitrer les demandes recueillies.

Comment construire les actions de mon plan prévisionnel ?

• Pour créer des actions prévisionnelles à partir de vos demandes, utilisez le bouton « Créer Actions ».
• Le bouton « Report des actions » sert à autre chose : il reprend la structure des actions d'un plan existant (antérieur ou en cours) pour constituer la base vide d'un nouveau plan prévisionnel.

⚠️ Malgré son nom, « Report des actions » ne décale aucune action dans le temps.

Qu'est‑ce qui bloque la validation d'un plan prévisionnel ?

Statut de la demande – Effet à la validation

• Nouvelle demande – Bloque la validation
• Acceptée mais non rattachée à une action – Bloque la validation
• Refusée, ou autre statut – Considérée comme refusée, non reprise dans le plan

⚠️ Ces règles s'appliquent aussi aux demandes de collaborateurs sortis de l'entreprise. Si votre plan est bloqué sans raison apparente, cherchez d'abord ces demandes dans les listes de gestion, puis rattachez‑les, annulez‑les ou refusez‑les.

Que se passe‑t‑il à la validation du prévisionnel ?

quarksUp duplique les actions et demandes validées pour créer le plan de formation. Il ne les déplace pas.

Cas particulier : si une demande existe déjà pour le même collaborateur, le même programme et la même période (par exemple parce qu'il a été inscrit à une session avant la validation), quarksUp ne la duplique pas. Il met à jour la demande existante, décoche sa case Hors plan et la rattache à l'action concernée.

💡 Une demande qui semble « changer de statut toute seule » après la validation relève de ce mécanisme. Ce n'est pas une anomalie.

D'où viennent les chiffres d'une demande, avant et après l'inscription ?

• En phase prévisionnelle, les données financières viennent de l'action.
• Une fois la demande Engagée ou Réalisée, donc liée à une inscription, ce sont les dépenses et financements de la session qui comptent.

Si un chiffrage semble incohérent entre prévisionnel et réalisé, vérifiez d'abord de quelle source viennent les chiffres que vous lisez.

Les demandes du plan de formation portent aussi deux informations absentes des demandes prévisionnelles : la notion Plan / Hors plan, et l'état (Prévue, Engagée, Réalisée), calculé à partir de l'inscription et des présences.

Questions fréquentes

• Pourquoi ma demande n'a‑t‑elle aucun coût ? Elle n'est pas rattachée à une action. Le chiffrage est toujours porté par l'action.
• Le Budget Estimé saisi sur la demande est‑il pris en compte ? Non. Ce champ est purement indicatif et n'entre dans aucun calcul.
• Mon plan refuse de se valider alors que toutes les demandes visibles sont traitées : que faire ? Vérifiez les demandes des collaborateurs sortis. Elles bloquent la validation au même titre que les autres.
• Le bouton « Report des actions » permet‑il de repousser une action à l'an prochain ? Non. Il reprend la structure des actions d'un plan existant pour préparer un nouveau prévisionnel.
• J'ai modifié les rattachements, mais mes TCD n'ont pas changé : pourquoi ? Cliquez sur [Actualiser] : les vues chiffrées ne se mettent à jour qu'à ce moment‑là.