Comment fonctionne la gestion des absences et des congés dans quarksUp ?

En bref : dans quarksUp, les congés payés, RTT, arrêts maladie et autres absences sont calculés selon la convention d’absence rattachée au collaborateur via son poste. La convention fixe le mode de décompte des jours, les règles d’acquisition des droits et les natures d’absence. La plupart des écarts de solde s’expliquent par ces règles, pas par une erreur de compteur. Les absences validées sont ensuite exportées vers votre logiciel de paie selon des règles précises.

Comment quarksUp calcule-t-il les droits à congés ?

La convention d’absence est l’objet central du module. Elle regroupe :

• le mode de décompte des jours : ouvré (5 jours/semaine, du lundi au vendredi), ouvrable (6 jours/semaine, du lundi au samedi) ou calendaire ;
• les règles d’acquisition et les périodes de référence ;
• les paramètres de tolérance ;
• les natures d’absence (CP, RTT, maladie, événement familial…), chacune paramétrée indépendamment.

Un compteur est ouvert par nature et par période de référence. Un collaborateur peut avoir plusieurs compteurs ouverts en même temps, par exemple un reliquat N-1 et la période N en cours.

Lors de la pose d’une absence, quarksUp décompte toujours en priorité sur la période dont la date de début est la plus ancienne. Ce comportement n’est pas configurable.

Pourquoi un collaborateur est-il bloqué pour « droits insuffisants » alors que son solde semble suffisant ?

La cause la plus fréquente est le mode de décompte. Exemple : un collaborateur voit un solde de 15 jours, tente de poser 3 semaines, soit 18 jours ouvrables, et se fait bloquer. Le calcul se fait en jours ouvrables, même si l’affichage peut suggérer des jours ouvrés.

Avant de conclure à une erreur de compteur, vérifiez :

1. le mode de décompte configuré sur la convention (ouvré, ouvrable ou calendaire) ;
2. si plusieurs périodes sont ouvertes simultanément, et laquelle est décomptée en premier.

Comment les droits sont-ils acquis pour un collaborateur arrivé en cours d’année ?

⚠️ En incrémentation Période, si la saisie manuelle est oubliée à l’intégration du collaborateur, il démarre avec un solde à zéro, sans alerte. Pensez-y systématiquement lors des intégrations, en particulier en masse.

Peut-on empêcher l’anticipation des congés ?

Non. Pour les natures CP et RTT en incrémentation Mensuelle, quarksUp calcule un droit théorique d’anticipation. Si un collaborateur n’a plus de droits sur l’année N et qu’une période N+1 est ouverte, il anticipe automatiquement sur cette nouvelle période. Ce comportement n’est pas désactivable.

💡 Présentez-le à vos équipes comme une règle de gestion plutôt que comme une contrainte imprévue.

Pourquoi le décompte des samedis change-t-il ?

Dans un calendrier en jours ouvrables, le samedi (repos hebdomadaire ouvrable) est décompté uniquement s’il se trouve :

• à l’intérieur de la période d’absence, ou
• le lendemain du dernier jour travaillé.

Si un collaborateur passe à un calendrier personnalisé sans repos le samedi, ses samedis cessent immédiatement d’être décomptés, y compris sur des absences en cours. Un tel changement en cours d’année crée des écarts de compteur difficiles à expliquer après coup : tracez-le.

Pourquoi ne peut-on pas poser une absence à cheval sur deux mois ?

Si la convention est configurée en mode calendaire, quarksUp interdit la saisie d’une absence qui chevauche deux mois. Un message d’erreur explicite bloque l’action. C’est un comportement voulu : anticipez-le lors du paramétrage de la convention.

Pourquoi une absence saisie dans le passé est-elle déjà validée ?

quarksUp peut valider automatiquement toute absence dont la date de début est atteinte ou dépassée. Ce comportement dépend d’un réglage de l’application. Lorsqu’il est actif, une absence saisie rétroactivement est validée sans passer par le manager.

Ce n’est pas un dysfonctionnement. Pour savoir si ce réglage est actif sur votre instance, adressez-vous à votre administrateur ou à votre interlocuteur quarksUp.

Comment corriger la nature d’une absence déjà validée ?

La nature d’une absence validée ne peut pas être modifiée directement. Procédez ainsi :

1. Annulez l’absence. L’ancien compteur est recrédité.
2. Ressaisissez l’absence avec la bonne nature.

⚠️ Tout autre contournement laisse vos compteurs incohérents.

Que vérifier si une absence n’apparaît pas où vous l’attendez ?

Commencez par identifier le symptôme exact, car chaque cas a sa propre cause :

Absence invisible dans les vues : la cause la plus fréquente est un collaborateur sans poste actif à la date de l’absence, ou deux postes qui se chevauchent dans son historique. L’absence existe bien, mais elle est filtrée des vues standards.

Absence validée non exportée : vérifiez qu’un code d’export est renseigné sur la nature d’absence. Sans ce code, la ligne est ignorée sans message. C’est une erreur de paramétrage fréquente à la création d’une nouvelle nature.

Que faut-il savoir sur les exports vers la paie ?

• Régularisation sur 2 mois : lors d’un export paie, le filtre recule de 2 mois avant la date demandée pour rattraper les absences saisies en retard. Des lignes hors de la période attendue sont donc normales. Ce comportement n’est pas paramétrable.
• Absence à cheval sur deux mois : une seule ligne dans quarksUp, mais deux segments distincts dans le fichier paie. Comportement voulu, non modifiable.
• Absence marquée « Exportée » : elle ne peut plus être supprimée. Elle doit faire l’objet d’une annulation tracée, ce qui protège les exports déjà envoyés.
• Erreur « valeur de la liste de dossiers nulle ou vide » (Silae) : le compte API Silae n’a pas reçu les droits d’accès sur le dossier de la société concernée. La correction se fait dans le paramétrage du compte API Silae, pas dans quarksUp.

Que se passe-t-il quand un collaborateur change de convention ?

Si un collaborateur change de convention en cours d’année (par exemple Cadre vers Non Cadre) :

• les droits acquis restent liés à l’ancienne convention, et il ne voit plus ses anciens compteurs ;
• un nouveau compteur vierge est ouvert sur la nouvelle convention.

⚠️ Un transfert manuel des soldes est nécessaire pour éviter une perte apparente de droits.

💡 Sur une convention où le paramètre « Tolérance » est activé (par exemple 0,4 jour), un collaborateur avec un reliquat décimal peut poser un jour complet. Un compteur légèrement négatif peut alors apparaître, et il n’est pas compensé automatiquement sur la période suivante.

Questions fréquentes

• Pourquoi le solde affiché ne correspond pas au nombre de jours que je peux poser ? Vérifiez le mode de décompte de la convention : un solde lu en jours ouvrés peut être consommé en jours ouvrables.
• Un nouvel arrivant a un solde à zéro, est‑ce normal ? Oui si sa nature d’absence est en incrémentation Période : ses droits doivent être saisis manuellement.
• Puis‑je supprimer une absence déjà exportée en paie ? Non. Elle doit être annulée, de façon tracée.
• Pourquoi mon fichier paie contient‑il des absences des mois précédents ? L’export recule automatiquement de 2 mois pour rattraper les saisies tardives. C’est normal.
• Le manager ne voit pas l’absence d’un collaborateur, que faire ? Vérifiez l’historique de poste du collaborateur à la date de l’absence : poste inactif ou postes qui se chevauchent sont la cause la plus fréquente.