Comment fonctionne le cycle de vie d'une offre de recrutement dans quarksUp ?

Une offre de recrutement représente un poste à pourvoir, de sa création jusqu’à sa clôture. Dans l’interface, elle apparaît sous le nom « Poste », sur la page Postes. La progression de chaque candidat est portée par sa candidature, et non par l’offre. Cet article traite uniquement de l’offre. Voici les points de fonctionnement à connaître pour l’utiliser sans surprise.

États et rubriques : deux notions distinctes

Deux notions servent à situer une offre. Elles ne fonctionnent pas de la même façon.

L’état de workflow est paramétré par votre entreprise : les états, leurs libellés et les actions qui permettent de passer de l’un à l’autre. Le chemin suivi par une offre dépend de l’espace et du profil qui la crée. Il n’existe donc pas de séquence d’états commune à tous les clients. Une étape de validation n’existe que si votre paramétrage la prévoit. L’état s’affiche sur chaque carte d’offre.
La rubrique correspond à l’onglet de la page Postes dans lequel l’offre est rangée : En cours, En attente, Suspendus ou Archivés. Ces quatre rubriques sont fixes. Elles ne se paramètrent pas et ne changent pas si votre entreprise renomme ses états.

Publier une offre

Faire avancer une offre dans son workflow ne la publie pas à lui seul. La publication se fait depuis l’étape Publication du formulaire de l’offre, et chaque canal de diffusion porte sa propre date de publication.
L’étape Publication n’est proposée que pour une offre de la rubrique En cours. Votre profil doit aussi disposer du droit de publication dans l’état où se trouve l’offre.
Quand une offre passe en rubrique Archivés ou Suspendus, elle cesse d’être exposée aux candidats et sa diffusion sur les jobboards est retirée. Une offre qui passe en En attente conserve sa diffusion.

Ce qui se passe sur l’offre à l’embauche

Par défaut, au moment de l’embauche, c’est l’offre elle-même qui devient l’embauche. Elle passe dans la rubrique Archivés, et le recrutement est clos pour les autres candidats de l’offre.

Si votre paramétrage l’autorise pour votre profil, quarksUp vous demande, au moment d’embaucher, si vous souhaitez garder l’offre ouverte. Dans ce cas, une copie de l’offre est créée et devient l’embauche, tandis que l’offre d’origine reste en recrutement avec ses autres candidats. Il est donc normal de voir deux offres avec la même référence après une embauche dans ce cas : ce n’est pas une erreur de saisie.

Dupliquer une offre

La commande Dupliquer crée une nouvelle offre à partir d’une offre existante.

Ce qui est conservé : les caractéristiques de l’offre et de son poste, la fourchette de rémunération, l’intitulé publié et les textes de l’annonce.
Ce qui est réinitialisé : la référence (une nouvelle est générée), l’auteur (vous devenez l’auteur de la copie) et les dates de publication.
L’état de départ : la copie ne reprend pas l’état de l’offre d’origine. Elle démarre comme une offre neuve, dans l’état prévu pour votre profil à la création d’une offre sur cet espace.
La copie est créée non publiée. Elle n’est diffusée sur aucun canal (offres internes, portail candidat, jobboards) tant qu’une publication n’a pas été renseignée sur la copie elle-même. La diffusion jobboards de l’offre d’origine n’est pas reprise, et faire avancer la copie dans son workflow ne la publie pas automatiquement.

Modification et visibilité

Offre publiée via TalentPlug. Seul le recruteur qui a publié l’offre peut la modifier. La connexion à TalentPlug se fait avec le compte de ce recruteur, et non avec votre profil quarksUp. Un collègue disposant des mêmes droits ne peut donc pas la modifier directement. Pour qu’il reprenne la main, l’offre doit être dépubliée, puis republiée depuis son propre compte.
Environnement multi-espaces. Une offre s’affiche sur tous les espaces où l’utilisateur connecté est désigné HR Manager sur le formulaire de l’offre. Si une offre apparaît sur un espace où vous ne l’attendiez pas, vérifiez ce champ.
Formulaire générique de secours. Il arrive qu’un champ obligatoire soit absent de la configuration du formulaire d’offre de votre espace. C’est le cas notamment des champs Emploi, Date de début, Établissement, Lieu de travail, Type de contrat, Auteur et Chargé de recrutement. quarksUp bascule alors, sans message, sur un formulaire générique de secours, avec trois conséquences :

Il ne s’agit pas d’un champ que vous auriez oublié de remplir : c’est la configuration du formulaire qui est en cause, et sa correction relève de votre administrateur.
- les étapes Annonce et Publication disparaissent ;
- les fonctions de diffusion deviennent inaccessibles ;
- les droits RH sur l’offre peuvent être incorrects.

Diffusion sur les jobboards (TalentPlug)

Type de contrat. Le type de contrat de votre offre est comparé à la liste de référence de TalentPlug. La correspondance doit être exacte, majuscules, minuscules et orthographe comprises. Sans correspondance, l’information de type de contrat n’est pas transmise à TalentPlug, qui peut ensuite rejeter la publication avec un message d’erreur générique. quarksUp ne bloque pas la publication en amont.
Commande « republish ». Cette commande ne prolonge pas l’offre existante. Elle archive l’ancienne offre et en recrée une nouvelle à l’identique, ce qui consomme un nouveau crédit de diffusion chez les jobboards payants. À utiliser en connaissance de cause.