Comment fonctionnent les dépenses de formation générées sur une session ?

En bref — Dans un espace Entreprise, les dépenses d'une session sont générées à l'inscription, à partir des coûts de la session. L'action de formation y contribue toujours par ses modes de financement, et peut compléter les coûts si l'option d'espace prévue est activée. Pour corriger en masse des dépenses déjà générées, modifiez le tarif avec la case « Appliquer le tarif aux stagiaires et aux intervenants ? » cochée. Le salaire stagiaire suit sa propre règle : il est calculé à la saisie de la présence et n'est jamais recalculé automatiquement.

Quelle différence entre les onglets Achats et Dépenses ?

Un même coût de session peut alimenter les deux onglets, pour deux usages différents. Ne les confondez pas lors d'un contrôle budgétaire.

D'où viennent les coûts d'une session ?

L'action de formation et la session héritent toutes deux des articles du programme, au moment de leur création. Une session n'hérite jamais directement de l'action.
Modifier un article sur le programme ne change pas les actions ni les sessions déjà créées. Le coût hérité reste modifiable sur l'action et sur la session.

Comment les coûts sont-ils répartis entre les participants ?

Par participant — Une dépense pleine par participant inscrit
Par session — Le montant total est réparti à parts égales entre les inscrits
Par intervenant — Le montant est rapporté au nombre d'intervenants, puis divisé entre les participants

En mode Par session, chaque nouvelle inscription recalcule la part de tous les inscrits, même case décochée. Le montant d'un participant peut donc changer sans que vous ayez touché à sa fiche : c'est normal.

Comment l'action de formation contribue-t-elle aux dépenses ?

Un paramètre d'espace, « Génération des dépenses depuis les Actions », fixe le rôle de l'action. Il est réglé par votre administrateur.

Désactivé (par défaut) — Les coûts de la session uniquement. L'action apporte ses modes de financement.
Activé — Les coûts de la session, puis les coûts de l'action dont l'article n'est pas déjà sur la session.

Avec le paramètre activé, ne sont jamais repris depuis l'action les articles cochés « Note de frais », les coûts en mode Par session, et les articles déjà présents sur la session : c'est le coût de la session qui prime, sans avertissement.

Comment le financement de l'action est-il repris sur les dépenses ?

À l'inscription, quarksUp reprend automatiquement le mode de financement configuré sur l'action pour le même article.
Si le financement a été modifié sur l'action après l'inscription, ou si la demande a été rattachée à l'action après l'inscription, cliquez sur Mettre à jour les financements.

Ce bouton ne traite une dépense que si l'article et son imputation (Pédagogie ou Stagiaire) sont les mêmes sur l'action et sur la dépense. Sinon, la dépense garde le financement obtenu à l'inscription.

Comment un coût de l'action est-il imputé en Pédagogie ou en Stagiaire ?

L'onglet Coûts et Financements d'une action comporte deux tableaux, chacun avec son bouton [Ajouter] :

Dépenses formation — imputation Pédagogie (coût de l'organisme, du formateur…).
Dépenses stagiaire — imputation Stagiaire (salaire des stagiaires, hébergement, transport, repas…).

C'est le tableau dans lequel vous ajoutez la ligne qui fixe l'imputation, pas l'article.

Comment corriger en masse des dépenses déjà générées ?

Ouvrez le tarif depuis l'onglet Tarifs de la session. Dans un espace Entreprise, seule la rubrique Achat s'affiche. La case « Appliquer le tarif aux stagiaires et aux intervenants ? » est cochée par défaut.

Ajouter un coût — Case cochée : une dépense est ajoutée à tous les inscrits existants. Case décochée : seules les nouvelles inscriptions sont concernées.
Modifier un coût existant — Case cochée : seules les dépenses issues de ce coût de session sont mises à jour. Case décochée : seules les nouvelles inscriptions sont concernées.

Lors d'un ajout case cochée, quarksUp ne vérifie pas si les inscrits ont déjà une dépense pour cet article. Vérifiez l'origine des dépenses existantes avant d'ajouter un coût.

Comment est calculée la dépense « salaire » d'un stagiaire ?

La dépense est calculée au moment où la présence est saisie, avec le taux horaire chargé du collaborateur. quarksUp retient le taux dont la date d'effet est la plus récente, tout en étant antérieure ou égale à la date de début de la session.

Il n'existe aucun recalcul rétroactif automatique. Si vous importez un taux après avoir saisi les présences, ces présences gardent le montant calculé à l'époque (0 € si aucun taux n'existait).

Que vérifier si le salaire stagiaire reste à 0 € ?

Le calcul automatique du salaire est activé.
Un seul article porte la case « Salaire participant » cochée.
Le collaborateur a un taux horaire chargé valide à la date de début de la session.
La session a une durée en heures.
Si la demande est rattachée à une action, un coût salaire est configuré sur cette action.

Pour corriger une présence isolée après l'import d'un taux, modifiez la présence du collaborateur : le salaire est recalculé pour cette présence.

Questions fréquentes

Pourquoi le montant d'un participant a-t-il changé alors que je n'ai rien modifié ? En mode Par session, chaque nouvelle inscription redivise le total entre tous les inscrits.
J'ai une dépense en double pour le même article : est-ce un bug ? Non. L'ajout d'un coût case cochée ne dédoublonne pas. Identifiez l'origine de chaque ligne avant de corriger.
Un article « Note de frais » de l'action génère-t-il une dépense de session ? Non, jamais, quel que soit le réglage de l'espace.
Le salaire du formateur suit-il la même règle que le salaire stagiaire ? Non. Le salaire formateur ne se calcule qu'au réalisé, dans les dépenses de la session.
J'ai importé mes taux au 1er janvier : pourquoi mes sessions du premier trimestre sont‑elles à 0 € ? Les présences avaient été saisies avant l'import. Modifiez les présences concernées ou contactez le support pour un recalcul en masse.