Comment fonctionnent les droits d'accès de la base documentaire dans quarksUp ?

En bref : la base documentaire de quarksUp compte cinq pages, deux côté collaborateur et trois côté RH, Manager et Administrateur. Chaque page a sa propre logique d'accès : dans la plupart des pages, chaque groupe de documents dépend d'un droit distinct, indépendamment du rôle. Un document « manquant » s'explique donc presque toujours par un droit absent sur le profil, ou par un document sans fichier attaché.

Quelles sont les pages de la base documentaire et qui y accède ?

• Mes documents – Public : Collaborateur – Contenu : Ses documents personnels
• Documents société – Public : Collaborateur – Contenu : Documents de l'entreprise visibles par le collaborateur
• Documents des employés – Public : RH, Manager, Administrateur – Contenu : Documents liés aux fiches employés
• Documents entreprise – Public : RH, Manager, Administrateur – Contenu : Documents généraux et documents rattachés aux entités
• Documents partagés – Public : RH, Manager, Administrateur – Contenu : Documents de référence pour toute l'organisation (chartes, guides, procédures…)

Avoir accès à l'une de ces pages ne garantit rien sur les autres.

💡 Chaque page mémorise indépendamment son affichage (filtres, colonnes, tri). Une réinitialisation est disponible sur chaque page.

Pourquoi un collaborateur ne voit-il pas tous ses documents ?

Sur Mes documents, les groupes visibles dépendent des droits du profil :

• Documents employé – Selon un droit dédié
• Documents RH – Selon un droit dédié
• Contrats de travail – Toujours affichés
• DPAE – Toujours affichées

⚠️ Un collaborateur sans le droit sur les documents RH voit ses contrats et sa DPAE, mais pas ses documents RH. Rien ne signale cette catégorie manquante : elle est simplement absente de l'écran.

Sur Documents société, voir les documents rattachés à une entité exige deux droits cumulés : le droit de consulter les entités et le droit sur les documents d'entité. Le premier seul ne suffit pas. C'est une cause fréquente de « je vois l'entité mais pas son document ».

Pourquoi un RH ou un manager ne voit-il pas certains documents des employés ?

Sur Documents des employés, chaque groupe dépend d'un droit distinct : documents liés, documents RH, contrats de travail et DPAE. Un manager qui n'a que le droit sur les documents liés ne voit ni les documents RH, ni les contrats.

La suppression obéit aussi à des droits séparés : un droit d'écriture pour les documents liés, un autre pour les documents RH.

💡 Il est normal qu'un collaborateur ait plus de documents sur sa fiche que ce qu'un RH voit dans Documents des employés. Les groupes non couverts par les droits du profil RH connecté sont filtrés avant l'affichage. Ce n'est pas une anomalie.

Pourquoi deux utilisateurs avec le même rôle ne voient-ils pas les mêmes documents entreprise ?

Sur Documents entreprise, la différence ne vient pas du rôle mais d'un droit spécifique sur les documents d'entité :

• les documents généraux sont toujours affichés à tout utilisateur qui accède à la page ;
• les documents d'entité ne s'affichent que si l'utilisateur a le droit sur les documents d'entité.

Autres règles de cette page :

• Le bouton d'ajout ou de modification n'apparaît que si l'utilisateur a le droit d'écriture correspondant et que le document est un document d'entité. Les documents généraux sont en lecture seule depuis cette page.
• L'extension du fichier est masquée pour les documents d'entité, mais affichée pour les documents généraux. Ne vous fiez pas à l'extension pour identifier le type de document.

Où supprimer un document d'entité ?

⚠️ Pas depuis Documents entreprise : aucun bouton de suppression n'y est proposé. La suppression se fait depuis Documents partagés, dans l'onglet dédié à l'administration des documents d'entité.

Comment est gérée la visibilité des documents partagés ?

Sur Documents partagés, la visibilité de chaque document se règle à son ajout ou à sa modification, dans le panneau latéral : vous y indiquez les espaces, groupes de profils et profils concernés.

• Avec le droit de lecture seul, l'utilisateur voit la liste et peut télécharger, mais aucun bouton d'action ne s'affiche.
• Ajouter, modifier ou supprimer un document nécessite en plus le droit d'écriture sur les documents.

Que vérifier quand un document est introuvable ?

Commencez par qualifier la situation :

• Le document n'apparaît pour personne, sur aucune page – Un fichier est-il bien attaché au document ?
• Le document apparaît pour certains profils seulement – Vérifiez les droits par groupe de documents du profil concerné.
• La page elle-même est inaccessible pour un profil – Vérifiez les permissions du profil, avec la procédure ci-dessous.

Document sans fichier : un document sans fichier attaché disparaît de toutes les vues, sans aucun message. Si vous êtes certain de l'avoir créé, vérifiez qu'un fichier y est bien rattaché.

Page inaccessible pour un profil : un administrateur peut identifier le droit manquant.

1. Connectez-vous avec un profil Administrateur disposant de tous les droits.
2. Sur la page concernée, cliquez sur le bouton Trace (icône bouclier, en haut à droite) et relevez les permissions requises.
3. Depuis la fiche d'un profil disposant de tous les droits, ouvrez l'onglet Permissions API et recherchez la permission relevée.
4. La colonne « Obtenu par » indique le ou les droits qui accordent cette permission.
5. Ajoutez ces droits à la Vue associée au profil concerné.
6. Vérifiez le résultat en vous connectant avec le profil concerné lui‑même : un compte Administrateur n'est pas représentatif.

⚠️ Une Vue peut être partagée par plusieurs profils. La modifier impacte tous les profils qui l'utilisent.

Questions fréquentes

• Pourquoi un collaborateur voit‑il son contrat mais pas ses autres documents RH ? – Les contrats et la DPAE sont toujours affichés. Les documents RH dépendent d'un droit dédié sur son profil.
• Je vois l'entité, mais pas ses documents. Pourquoi ? – Il faut deux droits cumulés : celui sur les entités et celui sur les documents d'entité.
• Où est le bouton pour supprimer un document d'entité ? – Dans Documents partagés, onglet dédié à l'administration des documents d'entité.
• Mon document a disparu alors que je l'ai bien créé, pourquoi ? – Vérifiez qu'un fichier y est attaché : un document sans fichier est masqué partout, sans message.
• Pourquoi la fiche d'un collaborateur affiche‑t‑elle plus de documents que Documents des employés ? – Les groupes non couverts par les droits du profil connecté sont filtrés. C'est le comportement attendu.