Comment fonctionnent les profils et les droits d'accès dans quarksUp ?

En bref — Tout accès à quarksUp passe par un profil, qui détermine ce qu'un utilisateur peut voir et faire dans un espace donné. Un profil est toujours attribué sur un couple espace + périmètre, et une session ne porte qu'un seul profil actif à la fois. Les droits d'un profil sont définis par fonctionnalité au moyen de Vues, et les groupes de profils servent à désigner qui agit dans les workflows ou voit un contenu publié. La plupart des problèmes d'accès se diagnostiquent avec trois questions : quel profil, quel espace, quel périmètre ?

Quelles sont les familles de profils ?

Profils système : attribués automatiquement par quarksUp, sans intervention manuelle. Exemples : Employé (tout collaborateur ayant un poste actif), Manager (tout collaborateur désigné comme responsable d'un autre), Speaker (tout collaborateur défini comme intervenant). D'autres profils système peuvent exister selon votre instance.

Profils personnalisés, dits « de type HR » : créés par votre intégrateur pour vos besoins (DRH, RRH, gestionnaire formation, responsable paie…). Leur nombre est libre.

⚠️ La création et la configuration d'un profil personnalisé sont complexes. Même si la fonction vous est techniquement accessible, confiez-la au support quarksUp ou à votre intégrateur.

Le profil Admin s'attribue comme un profil personnalisé, avec deux règles particulières :

seul un Admin peut attribuer le profil Admin ;
un non-Admin ne voit pas le profil Admin dans la liste.

💡 Certains comportements sont réservés aux profils d'administration et ne s'obtiennent pas en ajoutant des droits à un profil personnalisé, même complet. Exemple : la liste de suivi des e‑mails, qui n'affiche tous les mails qu'à un profil d'administration actif.

Qu'est‑ce que le profil actif ?

Un utilisateur peut détenir plusieurs profils, mais sa session porte un seul profil actif, sur un espace. Ce qu'il voit et peut faire dépend de ce profil actif, pas de l'ensemble de ses profils.

Le profil actif s'affiche dans l'en‑tête, à la suite du nom de l'espace.
Il change quand l'utilisateur change de profil ou d'espace.
Il est conservé d'une connexion à l'autre : un utilisateur qui a changé de profil lors de sa dernière session se reconnecte sur ce profil.

Comment les droits sont‑ils organisés (fonctionnalités et Vues) ?

Les droits sont organisés par fonctionnalité (module ou entité fonctionnelle). Pour chaque fonctionnalité, votre intégrateur associe au profil une Vue, c'est‑à‑dire un modèle de droits qui définit :

les opérations autorisées (lecture, écriture, suppression…) ;
les groupes de colonnes visibles ou masqués.

Plusieurs profils peuvent partager la même Vue. Dans ce cas, modifier la Vue pour l'un modifie silencieusement les droits de tous les autres.

💡 Bonne pratique : une Vue dédiée par profil, même si deux Vues sont configurées à l'identique. Le surcoût de configuration est bien inférieur au risque d'effets de bord.

Un profil a‑t‑il les mêmes droits dans tous les espaces ?

Par défaut, oui : configurer un profil sur un espace propage cette configuration à tous les espaces où ce profil existe.

Il est possible de désynchroniser un profil pour avoir des droits différents selon l'espace. ⚠️ Cette option n'est plus utilisée en pratique : elle complique fortement la maintenance et empêche de savoir rapidement qui peut faire quoi. À éviter.

Comment attribuer un profil à un collaborateur ?

L'attribution se fait depuis la fiche du collaborateur.

Renseignez la date de début (la date de fin est optionnelle).
Choisissez l'espace concerné.
Choisissez le profil à attribuer.
Définissez le périmètre : les entités de l'espace sélectionné couvertes par le profil.

Règles sur le périmètre :

Sélectionner une entité inclut automatiquement toutes ses entités enfant.
Vous pouvez ensuite désélectionner certaines entités enfant.
Pour une entité qui a des enfants, le périmètre doit en contenir au moins une.

Peuvent attribuer un profil personnalisé : un Admin de l'espace concerné, ou un collaborateur ayant lui‑même un profil personnalisé sur cet espace avec les droits suffisants pour gérer les profils.

À quoi servent les groupes de profils ?

Un groupe de profils réunit plusieurs profils sous un même libellé. Deux usages typiques :

regroupement inter‑espaces : un groupe « Employé » qui contient le profil Employé de chaque espace ;
regroupement fonctionnel : un groupe « RH » qui réunit DRH, RRH et ARH.

Les groupes servent notamment dans les workflows (qui peut déclencher une action) et dans la publication de documents, menus et portails (qui voit quoi).

💡 Un profil ne devrait appartenir qu'à un seul groupe. S'il appartient à plusieurs groupes aux droits contradictoires sur une même règle, des ambiguïtés de priorité peuvent apparaître.

Que vérifier si un utilisateur ne voit pas un bouton, un menu ou des données ?

Étape 0 — Avec quel profil actif l'utilisateur était‑il connecté ? Regardez l'en‑tête. Se connecter avec le mauvais profil est une cause très fréquente de « je ne vois rien ». Vérifiez ensuite l'espace et le périmètre de ce profil.

Puis, selon le symptôme :

Un bouton ou un menu est absent alors que la configuration semble correcte : vérifiez que le profil fait partie du groupe de profils référencé dans le workflow ou la règle de publication. C'est la cause la plus fréquente. Un bouton peut aussi rester absent si le groupe de profils concerné ne contient aucun profil actif.
Un message « Erreur d'accès » s'affiche : avant d'analyser les droits, vérifiez les données RH de la personne concernée. Une incohérence (poste sur une entité fermée, historiques qui se chevauchent) peut couper le périmètre.
Un profil RH a tous les droits mais ne voit pas ce que voit l'Admin : le comportement est peut‑être réservé aux profils d'administration. Dans ce cas, aucun ajustement de Vue ne le rendra accessible.

⚠️ Ne validez jamais les droits d'un profil RH depuis un compte Admin. Les profils d'administration contournent parfois la configuration de droits standard : un bouton peut s'afficher pour eux même si le droit n'a pas été coché. Le test n'est pas représentatif.

⚠️ Ne publiez pas un format de liste (colonnes personnalisées) comme favori pour tous les collaborateurs. Ceux qui n'ont pas les droits sur les mêmes colonnes verront leur affichage cassé. Créez un format par profil cible.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un profil système et un profil personnalisé ? Un profil système (Employé, Manager…) est attribué automatiquement par quarksUp. Un profil personnalisé est créé par votre intégrateur et attribué manuellement.

Pourquoi un utilisateur ne voit‑il plus ce qu'il voyait hier ? Vérifiez son profil actif dans l'en‑tête. Il est conservé d'une session à l'autre : s'il a changé de profil la veille, il s'est reconnecté sur ce profil.

Peut‑on donner à un profil RH tout ce que voit un Admin ? Pas toujours. Certains comportements sont réservés aux profils d'administration et ne dépendent pas des droits configurés.

Pourquoi la modification des droits d'un profil a‑t‑elle changé ceux d'un autre profil ? Les deux profils partagent probablement la même Vue. Préférez une Vue dédiée par profil.

La date de fin est‑elle obligatoire pour attribuer un profil ? Non. La date de début, l'espace, le profil et le périmètre sont requis ; la date de fin est optionnelle.