Comment fonctionnent les QR codes d'émargement et d'évaluation sur la feuille de présence ?

En bref — L'écran Attendance (feuille de présence d'une session) affiche deux QR codes que les participants scannent avec leur smartphone, sans se connecter à quarksUp : l'un pour signer leur présence, l'autre pour remplir le questionnaire d'évaluation à chaud. Le QR de signature est valable par défaut le jour de sa génération uniquement. Le QR questionnaire suit la fenêtre d'ouverture du questionnaire. Après tout report de session, régénérez la feuille de présence.

Quels sont les deux QR codes de la feuille de présence ?

Signature (émargement) – Signer sa présence pour une demi-journée (matin ou après-midi) – Validité : par défaut, le jour de sa génération uniquement.
Questionnaire d'évaluation – Accéder à son questionnaire d'évaluation à chaud – Validité : la fenêtre d'ouverture du questionnaire, comme le lien envoyé par mail.

Comment un participant signe-t-il sa présence ?

Il scanne le QR de signature (ou ouvre le lien reçu par mail). L'écran affiche le nom de la session et la date.
Il sélectionne son nom dans la liste des participants inscrits. S'il est le seul inscrit, son nom est déjà sélectionné.
Il choisit la demi-journée : les boutons AM et PM apparaissent après la sélection du nom.
Il clique sur Signer. Ce bouton reste gris tant que le nom et la demi-journée ne sont pas sélectionnés.

Comment un participant remplit-il son questionnaire d'évaluation ?

Il scanne le QR questionnaire (ou ouvre le lien reçu par mail). L'écran affiche le nom de la session et la période concernée.
Il sélectionne son nom, puis clique sur Accéder.
Si un seul questionnaire lui est ouvert, il s'affiche directement. S'il en a plusieurs, il choisit dans la liste celui qu'il veut remplir.

Un questionnaire rempli et validé disparaît de la liste. Quand tous les questionnaires ont été remplis, le QR questionnaire disparaît de l'écran.

Pourquoi le QR code change-t-il à chaque affichage ?

C'est normal. Le QR est recalculé à chaque ouverture de l'écran Attendance : son image change, même pour la même session et le même jour.

Les QR générés à des moments différents restent tous valides en même temps, tant que leur durée de validité n'est pas dépassée. Un participant qui a scanné le QR du matin peut encore l'utiliser si vous rouvrez l'écran l'après-midi.

Combien de temps un QR code reste-t-il valable ?

QR de signature : par défaut, uniquement le jour de sa génération. ⚠️ Un QR imprimé un jour J n'est plus valable à partir de J+1.
QR questionnaire : il suit les dates d'ouverture et de fermeture du questionnaire. En dehors de cette fenêtre, il ne fonctionne pas, quel que soit le statut du questionnaire.

⚠️ Après un report de session, un QR imprimé reste lié à la date initiale et ne fonctionne plus à la nouvelle date. Régénérez la feuille de présence après tout report.

Que faire selon le message affiché sur le smartphone du participant ?

« La présence a déjà été signée pour cette date » – La signature est déjà enregistrée – Rien : rassurez le participant.
« Lien expiré ou introuvable » – Le QR a dépassé sa durée de validité, ou la session a été reportée après impression – Régénérez la feuille de présence.
« Accès refusé » – Problème de droits ou de connexion – Contactez votre administrateur ou le support quarksUp.

Un participant qui rescanne le même QR, par exemple à cause d'un réseau lent, ne crée pas de doublon : il voit simplement le message « La présence a déjà été signée pour cette date ».

Pourquoi le QR questionnaire n'apparaît-il pas pour une date ?

Le QR questionnaire ne s'affiche que si un questionnaire est actif et ouvert à cette date. Vérifiez :

que le questionnaire est actif pour la session ;
que la date de la session est comprise dans ses dates d'ouverture et de fermeture ;
que tous les questionnaires n'ont pas déjà été remplis.

Questions fréquentes

Les participants doivent-ils se connecter à quarksUp pour signer ? – Non. Ils scannent le QR, sélectionnent leur nom et signent depuis leur smartphone.
Un QR imprimé la veille fonctionne-t-il le jour de la formation ? – Non, par défaut. Le QR de signature n'est valable que le jour de sa génération.
Le QR a changé après un rafraîchissement : l'ancien fonctionne-t-il encore ? – Oui, tant que sa durée de validité n'est pas dépassée.
Que faire après le report d'une session ? – Régénérez la feuille de présence : les QR imprimés avant le report ne fonctionnent plus.
Un participant a scanné deux fois le QR. Sa présence est-elle comptée deux fois ? – Non. Il voit le message « La présence a déjà été signée pour cette date », et sa première signature est conservée.