Comment gérer les reliquats et les avoirs lors de la facturation d'une session Campus ?

En bref

Le reliquat est la quantité restant à facturer sur une ligne de vente : c'est lui qui détermine ce qui part sur la prochaine facture. Il tombe à zéro une fois la facture générée. Lorsque vous supprimez une ligne, modifiez une quantité ou transformez une facture en avoir, quarksUp vous demande « Voulez-vous mettre à jour les reliquats ? » : votre réponse décide si la prestation redevient facturable. Seule la quantité agit sur le reliquat, jamais le prix unitaire.

Comment se déroule la facturation d'une session Campus ?

1. Tarifs — Sur la session, l'onglet Tarifs propose deux rubriques : Vente et Achat. Le mode choisi (Par Session : montant total réparti entre les inscrits ; Par participant : montant plein par personne) sert uniquement à créer les lignes initiales.
2. Inscription — L'inscription standard suffit sans financement tiers. Le mode Complet permet de documenter une subrogation (voir plus bas).
3. Prévisions de vente — Chaque ligne correspond à un article, un participant et une session, avec les colonnes Subrogation, Payeur, A facturer et Facturé.
4. Génération — Depuis Gestion > Facturation > Sessions, lancez [Générer les factures].
5. Modification et validation — Les documents se retrouvent dans Gestion > Facturation > Documents de facturation, au statut Saisi(e) tant qu'ils sont modifiables. [Valider] les passe au statut Validé(e), non modifiable.
6. Avoir — Depuis une facture validée, [Transformer] génère un avoir.

Une fois les lignes créées, la prévision et la facturation travaillent ligne par ligne, et non plus sur la règle de calcul du tarif d'origine.

À quoi sert la subrogation en inscription Complet ?

La subrogation permet de facturer directement le financeur (OPCO) pour la part qu'il prend en charge, et de facturer le reste au client. Le client n'avance pas la totalité.

En mode Complet, vous renseignez :

• la case Subrogation (cochée par défaut si le paramètre d'espace « Subrogation par défaut » est à Oui) ;
• le Payeur (OPCO) et, si besoin, le N° dossier OPCO (facultatif) ;
• pour chaque article : le Payeur et le Plafond pris en charge par le financeur. Le reste est facturé au client.

Comment exclure un article de la facturation sans supprimer la vente ?

Dans l'onglet Prévisions de vente, décochez « A facturer » sur la ligne. Elle sort du périmètre de facturation, mais la vente reste tracée.

Supprimer la ligne, au contraire, retire la vente elle-même.

💡 Pour ajouter un article non prévu au tarif initial (par exemple un hébergement) à un inscrit subrogé, utilisez [Ajouter] sur les Prévisions de vente.

Quelles options propose la génération des factures ?

Dans Gestion > Facturation > Sessions, les colonnes Montant HT, Facturé et A Facturer donnent l'état de chaque session. Cliquez sur le montant A Facturer pour voir le détail ligne par ligne.

La fenêtre [Générer les factures] propose trois filtres :

• Type de client : Tous / Entreprise / OPCO – ne facturer qu'une catégorie.
• Client : ne facturer qu'un seul client.
• Groupée : regrouper les ventes de plusieurs sessions sélectionnées pour un même client.

Sans l'option Groupée, quarksUp produit une facture par session, client et payeur.

Par défaut, tout le périmètre restant est facturé. Une session entièrement facturée disparaît de la liste ; affichez aussi les sessions déjà facturées pour la retrouver.

Comment répondre à « Voulez-vous mettre à jour les reliquats ? »

• Supprimer une ligne d'article d'une facture : répondez Oui pour que la quantité revienne au reliquat et redevienne facturable.
• Modifier une quantité (ex. de 3 à 1) : si vous répondez Non, la quantité retirée ne sera pas refacturée.
• Supprimer une facture : si vous répondez Non, le reliquat reste à zéro et aucune nouvelle facture ne peut être générée.
• Transformer une facture en avoir : Oui (cas normal) rend la prestation à nouveau facturable ; Non la laisse non facturable (ex. formation offerte).

Après validation d'un document, l'onglet Prévisions de vente affiche, par article, le montant facturé et le reliquat. Une nouvelle génération ne porte que sur les reliquats.

💡 Pour une formation offerte, vous pouvez aussi répondre Oui, puis décocher « A facturer » sur les lignes concernées pour qu'elles ne reviennent pas dans les ventes.

Pourquoi modifier le prix unitaire ne corrige-t-il pas le reliquat ?

Le reliquat porte uniquement sur la quantité. Modifier le prix unitaire d'une ligne de facture n'a aucun effet sur la prévision de vente.

⚠️ Si vous « corrigez » un montant en changeant le prix unitaire, l'écart entre le montant facturable (calculé depuis la session) et le montant facturé persiste. Il ne se rattrape pas par le reliquat. Pour corriger, agissez sur la quantité.

Comment fonctionne un avoir ?

• [Transformer] sur une facture validée génère un avoir qui annule l'intégralité de la facture d'origine.
• L'avoir donne accès à sa facture d'origine. Il se gère comme une facture : entête, lignes, validation.
• Un avoir partiel est possible en modifiant les quantités sur l'avoir. La session affiche alors le montant initial, le montant réellement facturé et le montant restant à facturer.

💡 Pour simplifier le suivi comptable de votre client, préférez un avoir sur la totalité de la facture plutôt qu'une succession d'avoirs partiels.

⚠️ Le bouton [Transformer] s'affiche sur tous les types de documents, même quand aucune transformation n'a de sens. Sa présence ne signifie pas qu'une action est appropriée.

Pourquoi une ligne de vente déjà facturée ne peut‑elle plus être supprimée ?

Dès qu'une ligne de vente est liée à une facture, même si un avoir a été émis ensuite, elle ne peut plus être supprimée depuis les Prévisions de vente. Le message « La ligne n'a pas pu être supprimée car elle est liée à une autre ligne issue d'une transformation. » s'affiche.

Pour retirer cette ligne des ventes, modifiez son montant ou décochez « A facturer ».

Comment refacturer après avoir répondu Non à la suppression d'une facture ?

1. Ouvrez le bulletin d'inscription de chaque participant concerné.
2. Sur chaque ligne de vente, modifiez le champ Reliquat pour restituer la quantité.
3. Relancez la génération de facture.

⚠️ Avec un tarif Par session, modifier le reliquat d'un seul stagiaire désynchronise la répartition entre les inscrits et peut produire des montants inattendus.

Questions fréquentes

• Quelle différence entre décocher « A facturer » et supprimer une ligne ? Décochez exclut la ligne de la facturation en gardant la trace de la vente. Supprimer retire la vente.
• Le reliquat change‑t‑il quand je modifie le prix unitaire ? Non. Seule une modification de quantité agit sur le reliquat.
• Que se passe‑t‑il si je réponds Non lors de la transformation en avoir ? La prestation ne redevient pas facturable. C'est utile, par exemple, pour une formation offerte.
• Peut‑on faire un avoir partiel ? Oui, en modifiant les quantités sur l'avoir. Un avoir total reste plus simple à suivre pour votre client.
• Pourquoi une session a‑t‑elle disparu de l'écran de facturation ? Elle est entièrement facturée. Affichez aussi les sessions déjà facturées pour la consulter.