Comment gérer plusieurs campagnes d'entretien en parallèle sans doublonner les collaborateurs ?

En bref : quarksUp ne dispose d'aucun mécanisme natif pour empêcher qu'un même collaborateur ait des entretiens actifs sur plusieurs campagnes menées en parallèle (par exemple Entretien Professionnel, Bilan à 8 ans et campagnes liées à l'âge). L'unicité n'est garantie qu'à l'intérieur d'une même campagne. Pour éviter les doublons, construisez vos campagnes dans un ordre de priorité strict et utilisez la technique du périmètre fantôme pour alimenter le périmètre Exclusion de chaque campagne.

Comment se construit le périmètre d'une campagne ?

Avant l'enregistrement, un périmètre comporte quatre rubriques :

Informations : Libellé, description, dates, comité. Seule rubrique modifiable après l'enregistrement
Filtres : Critères de ciblage, combinés entre eux (logique ET)
Exclusions : Critères négatifs (type, statut d'entretien, dates de dernier entretien), appliqués après les filtres
Collaborateurs : Liste calculée par le bouton [Mettre à jour le périmètre]

⚠️ Âge et ancienneté ne sont pas calculés à la même date :

le filtre Âge se calcule à la date du jour ;
le filtre Ancienneté se calcule à la date de début de la campagne, à partir du champ « Date d'ancienneté » saisi sur le poste du collaborateur.

Rien ne signale cette différence à l'écran. Les bornes d'ancienneté s'expriment en années décimales : 2,10 signifie 2 ans et 10 dixièmes d'année, pas 2 ans et 10 mois.

Après l'enregistrement, les filtres et les exclusions sont figés. Vous pouvez seulement modifier les informations et ajouter ou retirer des collaborateurs à la main, avec deux limites :

impossible de retirer un collaborateur dont l'entretien est « Terminé » ;
impossible d'ajouter un collaborateur déjà présent sur un autre périmètre de la même campagne (un transfert entre périmètres reste possible).

Le périmètre système Exclusion est une liste nominative propre à chaque campagne, à ne pas confondre avec la rubrique Exclusions. Les collaborateurs qui y figurent ne sont jamais ajoutés automatiquement, ni par la génération à date anniversaire, ni par [Mettre à jour le périmètre].

Comment éviter les doublons entre campagnes parallèles ?

Étape préalable : classez vos campagnes de la plus spécifique à la plus large. Exemple :

1 – 60 ans
2 – 45 ans
3 – 1 an d'ancienneté
4 – Bilan (8 ans)
5 – Entretien Professionnel (filet de sécurité)

Campagne de priorité 1 : créez directement son périmètre avec ses filtres, cliquez sur [Mettre à jour le périmètre], puis enregistrez.

Chaque campagne suivante :

Créez un périmètre fantôme reprenant exactement les filtres d'une campagne de priorité supérieure, cliquez sur [Mettre à jour le périmètre], puis enregistrez. Faites-le pour chaque campagne de priorité supérieure.
Transférez ce ou ces périmètres fantômes vers le périmètre système Exclusion de la campagne en cours de création.
Supprimez les périmètres fantômes.
Créez le périmètre réel de la campagne, cliquez sur [Mettre à jour le périmètre], puis enregistrez.

⚠️ Le fantôme rejoue les filtres, il ne recopie pas la population. Ses filtres sont évalués dans le contexte de la campagne en cours de création :

l'**ancienneté** est calculée à la date de début de cette campagne, pas de la campagne d'origine ;
l'**âge** est calculé à la date du jour.

Construisez donc toute la cascade le même jour, et réservez la technique aux campagnes qui partagent la même date de début. Sinon, comparez nominativement la liste du fantôme à celle de la campagne d'origine avant de la transférer vers l'Exclusion.

💡 Alternative partielle : dans certains cas, la rubrique Exclusions suffit, par exemple pour écarter les collaborateurs qui ont déjà un entretien « Non démarré » ou « En cours » sur une campagne prioritaire lancée en même temps. Cette rubrique ne distingue toutefois pas la campagne d'origine, seulement le type de formulaire, le statut et les dates. Elle ne remplace donc pas toujours le périmètre fantôme.

Quels points de vigilance sur des campagnes parallèles ?

⚠️ Génération à date anniversaire : cet automatisme n'applique aucun des filtres du périmètre (ni âge, ni ancienneté, ni autre critère) et ne contrôle pas l'unicité entre campagnes. Sur des campagnes menées en parallèle, ne l'activez pas sans l'avoir arbitré : une fois la campagne active, ce paramètre ne peut plus être désactivé.
Ajouts manuels : le fantôme reproduit les filtres, pas la liste réelle. Un collaborateur ajouté à la main après l'enregistrement n'est pas capturé par la campagne suivante. Construisez vos périmètres uniquement par filtres ; si un ajout manuel est inévitable, reportez‑le vous-même dans les périmètres Exclusion concernés.
Seuil atteint après le lancement : un collaborateur qui atteint l'âge ou l'ancienneté cible après l'enregistrement n'est pas capturé, car les filtres sont figés. Ajoutez‑le manuellement ou par import.
Date d'ancienneté : ce champ est une saisie sur le poste, pas un calcul. Il peut volontairement différer de la date de début de poste, par exemple pour respecter une ancienneté conventionnelle issue d'un accord de reprise. Un champ vide ou mal renseigné fausse le filtre sans alerte : contrôlez toujours la population retournée avant d'enregistrer.
Doublon dans un même périmètre : dans la grande majorité des cas, il provient de deux postes ou deux sociétés qui se chevauchent dans l'historique du collaborateur. Vérifiez les incohérences de postes. Corriger ensuite les données RH ne supprime pas les lignes déjà générées.
Objectifs sur campagnes simultanées : deux modules d'objectifs avec des matrices différentes ne peuvent pas cohabiter, car le module affiche tous les objectifs présents sur la fiche du collaborateur, sans distinction de campagne. Pour une campagne principale et une campagne intermédiaire, utilisez exactement les mêmes modèles et workflows.
Changement d'espace : un collaborateur rattaché à un nouvel espace ne voit plus ses anciens entretiens sur l'écran de suivi des campagnes, car une campagne appartient à un seul espace. C'est le fonctionnement attendu.

Que vérifier si un collaborateur apparaît dans deux campagnes ?

Des collaborateurs ont-ils été ajoutés à la main après l'enregistrement des périmètres ?
La génération à date anniversaire est‑elle active sur une ou plusieurs des campagnes ?
Le périmètre système Exclusion a‑t‑il bien été alimenté pour chaque campagne concernée ?
Le collaborateur a‑t‑il des postes qui se chevauchent dans son historique ?
Son poste porte‑t‑il bien une Date d'ancienneté ? Un champ vide peut le faire entrer dans plusieurs campagnes filtrées par ancienneté.

Comment gérer de gros volumes ?

L'ajout manuel n'est pas viable au‑delà de quelques dizaines de collaborateurs. Pour des volumes importants, prévoyez un import de périmètre dès la conception, avec votre interlocuteur quarksUp.

Questions fréquentes

quarksUp empêche‑t‑il un collaborateur d'être dans deux campagnes différentes ? Non. L'unicité n'est garantie qu'au sein d'une même campagne.
Peut‑on modifier les filtres d'un périmètre après l'avoir enregistré ? Non. Seuls les informations générales et l'ajout ou le retrait manuel de collaborateurs restent possibles.
Pourquoi faut‑il construire la cascade de périmètres fantômes le même jour ? Parce que l'âge se calcule à la date du jour : un fantôme créé plus tard ne capture pas exactement la même population.
Quelle différence entre la rubrique Exclusions et le périmètre Exclusion ? La rubrique Exclusions contient des critères. Le périmètre système Exclusion est une liste nominative de collaborateurs.
Un collaborateur qui atteint 45 ans en cours de campagne est‑il ajouté automatiquement ? Non, les filtres sont figés à l'enregistrement. Ajoutez‑le manuellement ou par import.