Comment limiter l'accès au catalogue de formation aux programmes d'un domaine de compétences ?

En bref : quarksUp permet de limiter les programmes de formation visibles par une personne à ses domaines de compétences. C’est utile pour déléguer la gestion d’une partie du catalogue à un expert métier sans lui donner accès à tout. Le filtrage repose sur trois prérequis cumulatifs :

un profil personnalisé dédié ;
ce profil déclaré pour le filtrage par compétences ;
une fiche Intervenant avec des domaines de compétences renseignés.

Si un seul de ces prérequis manque, le filtrage ne fonctionne pas, souvent sans message d’erreur.

Quels sont les prérequis ?

Les trois sont obligatoires :

Un profil personnalisé dédié, avec des droits limités à la gestion des programmes. Par exemple, un profil nommé « Initiateur de cours ».
Ce profil déclaré dans le paramétrage du filtrage par compétences. C’est un paramètre d’application. Faites-le renseigner par votre administrateur quarksUp ou par votre interlocuteur quarksUp.
Une fiche Intervenant pour la personne concernée, avec ses compétences renseignées : domaines, sous-domaines, programmes, langue, zone géographique. Ce sont ces informations qui délimitent les programmes visibles.

Comment mettre en place le filtrage ?

Créez le profil personnalisé dédié (par exemple « Initiateur de cours »), avec des droits limités à la gestion des programmes.
Faites déclarer ce profil dans le paramétrage du filtrage par compétences.
Créez la fiche Intervenant de la personne, ou vérifiez qu’elle existe.
Renseignez ses domaines de compétences sur cette fiche.
Attribuez le profil à la personne sur le périmètre de l’espace Campus.
Demandez à la personne de se connecter avec ce profil, et non avec son profil Intervenant.
Vérifiez que seuls les programmes de ses domaines sont visibles.

💡 Pour vérifier le résultat, connectez-vous avec le profil dédié lui-même, ou avec un compte de test qui le porte. Un compte administrateur ne donne pas un résultat représentatif : il voit plus que le profil testé.

Pourquoi le catalogue apparaît-il vide ?

Le catalogue apparaît vide, sans alerte, dans deux cas :

la personne n’a pas de fiche Intervenant ;
sa fiche Intervenant ne porte aucun domaine de compétences.

Vérifiez ces deux points avant toute autre investigation.

Pourquoi le filtrage ne s’applique-t-il pas ?

Le profil n’est pas attribué sur le bon périmètre. Il doit être attribué sur l’espace Campus. Sur un autre périmètre, le filtrage ne s’applique pas.
La personne est connectée avec un autre profil. Si elle utilise son profil Intervenant au lieu du profil dédié, elle n’est pas filtrée. Le profil en cours d’utilisation s’affiche dans l’en-tête, à la suite du nom de l’espace. Il est aussi conservé d’une connexion à l’autre : une personne qui a changé de profil lors de sa dernière session se reconnecte sur ce même profil.
Le profil n’est pas déclaré dans le paramétrage du filtrage par compétences. Créer le profil ne suffit pas.

Que ne couvre pas ce filtrage ?

L’écran de liste globale des programmes. Le filtrage ne s’y applique pas : un profil filtré peut y voir l’ensemble des thèmes et programmes. C’est une limite connue, à anticiper si cet écran est utilisé en parallèle du catalogue filtré.
Les vues de pilotage : planning, sessions, demandes, suivi, historique. Le filtrage standard ne s’y applique pas. Étendre le filtrage à ces écrans nécessite une adaptation spécifique, à étudier avec votre interlocuteur quarksUp.

Pourquoi certains prestataires ne sont-ils pas proposés à la création d’une session ?

C’est un filtrage distinct de celui du catalogue. Lors de l’organisation d’une session, quarksUp ne propose que les prestataires qui portent la compétence du cours. Pour afficher tous les prestataires, décochez la case « compétences » dans la fenêtre d’organisation de la session.

Questions fréquentes

Peut-on déléguer la gestion d’une partie du catalogue de formation sans donner un accès complet ?
Oui. Créez un profil personnalisé dédié, déclarez-le pour le filtrage par compétences, et renseignez les domaines de compétences sur la fiche Intervenant de la personne.

Pourquoi la personne ne voit-elle aucun programme ?
Le plus souvent, elle n’a pas de fiche Intervenant, ou sa fiche ne porte aucun domaine de compétences.

Le filtrage s’applique-t-il partout dans le module Formation ?
Non. Il ne s’applique ni sur l’écran de liste globale des programmes, ni sur les vues de pilotage (planning, suivi, historique).

Pourquoi un prestataire n’apparaît-il pas lors de la création d’une session ?
Il ne porte pas la compétence du cours. Décochez la case « compétences » dans la fenêtre d’organisation de la session pour afficher tous les prestataires.