Comment lire le suivi budgétaire du plan de formation et comparer prévisionnel et réalisé ?
Actualiser les deux plans, lire l'écran Suivi budgétaire, interpréter les états Prévu, Engagé, Réalisé et diagnostiquer un total inattendu.
En bref
Oui, vous pouvez comparer prévisionnel et réalisé, mais uniquement au niveau global, par dispositif de financement, sur l'écran de synthèse Suivi budgétaire du plan en cours. La colonne prévisionnel de cet écran est une enveloppe que vous saisissez vous-même dans les paramètres du plan. Aucun rapprochement chiffré n'existe demande par demande ou action par action. Avant toute comparaison, actualisez les deux plans : les restitutions sont des instantanés, pas des données en direct.
Pourquoi faut‑il actualiser le plan avant de lire les chiffres ?
Le suivi du plan, les TCD et les exports associés ne lisent pas les données en temps réel. Ils lisent une copie reconstruite quand vous cliquez sur [Actualisation].
⚠️ Ce bouton existe en deux exemplaires indépendants : un sur l'écran du plan prévisionnel, un sur celui du plan de formation. Chacun ne rafraîchit que le plan qu'il affiche, sur la période et les plans sélectionnés. Rien ne signale qu'un des deux est en retard.
💡 Devant un écart inexpliqué entre prévisionnel et réalisé, vérifiez d'abord que les deux plans ont été actualisés sur la même période.
Où comparer prévisionnel et réalisé ?
Sur l'écran de synthèse Suivi budgétaire du plan en cours. Il affiche côte à côte une colonne prévisionnel et une colonne réalisé, par dispositif de financement. C'est la vue de référence pour suivre un dépassement dispositif par dispositif.
⚠️ La colonne prévisionnel n'est pas calculée à partir du chiffrage de votre plan prévisionnel validé. C'est une enveloppe globale à saisir manuellement dans les paramètres du plan. Si elle reste vide alors que vos actions sont chiffrées, renseignez cette enveloppe : ce n'est pas un bug.
Il n'existe aucun rapprochement chiffré au niveau du détail (demande par demande, action par action), ni sur cet écran ni dans les TCD. C'est un choix de conception.
💡 La ventilation Plan / Hors plan n'apparaît pas sur l'écran de synthèse. Pour l'analyser, utilisez le TCD.
Comment lire les états Prévu, Engagé et Réalisé ?
- ⚠️ Un montant Engagé n'est pas figé : il peut encore évoluer tant que les informations de la session ne sont pas finalisées. Ne le comparez pas à un montant Prévu comme s'ils étaient de même nature.
- Engagé et Réalisé ne gardent aucune référence au montant prévisionnel initial. Seul le total par dispositif permet de juger d'un dépassement.
- Une demande dont la seule inscription a été annulée redevient Prévue : il reste à la mettre en œuvre.
Comment isoler les frais d'annulation ?
Les frais d'annulation restent comptés : ce sont des dépenses réelles. Ils prennent l'état de la demande : Prévu tant qu'il n'y a pas de réinscription, Engagé ou Réalisé ensuite. Ils se mêlent donc aux montants de vos formations.
💡 Bonne pratique : financez les frais d'annulation sur un dispositif dédié (par exemple « Fonds propres »), distinct de votre dispositif de développement des compétences. Vous gardez ainsi une lecture propre du dépassement par dispositif.
Pourquoi ne peut‑on pas fusionner les TCD Suivi du plan et Effectifs ?
Ce n'est pas une limite d'interface mais une impossibilité de calcul. Une mesure qui ne varie pas selon l'axe choisi (une durée, un effectif) est multipliée dès qu'on la croise avec un axe qui éclate les données (par exemple la nature de dépense). Aucun paramétrage ne corrige ce comportement.
Que vérifier si un total vous semble faux ?
Étape 0 — Comptez les lignes avant de comparer les montants. Comparez le nombre de lignes attendu au nombre de lignes affiché.
- Même nombre de lignes, montants différents :
- Vérifiez que le plan a été actualisé, et avec quel bouton. Pour une comparaison prévisionnel / réalisé, vérifiez les deux plans.
- Si la colonne prévisionnel de l'écran de synthèse est vide, vérifiez l'enveloppe saisie dans les paramètres du plan.
- Si le total du TCD diffère de celui de l'écran de synthèse, sachez que les deux ne totalisent pas les mêmes états : l'écart n'est pas forcément une erreur.
- Si vous comparez de l'Engagé à du Prévu, rappelez‑vous que l'Engagé n'est pas figé.
- Plus de lignes que prévu (un même participant semble compté deux fois) : relancez l'Actualisation du plan. Si les lignes en trop persistent, contactez le support quarksUp en précisant la restitution utilisée et les lignes concernées.
Quels libellés du suivi du plan peuvent prêter à confusion ?
- Hors plan : champ indicatif et analytique. Il ne bloque rien et peut être coché sur une demande rattachée à un plan. Ce n'est pas une incohérence.
- Métier : remonte la famille d'emploi de l'action, pas le classement de votre catalogue. Ne l'utilisez pas pour vérifier un classement domaine / sous‑domaine.
- Programme : sur une ligne qui porte une session, le programme affiché est celui de la session, pas forcément celui de la demande.
Questions fréquentes
Puis‑je comparer prévisionnel et réalisé formation par formation ? Non. Le rapprochement n'existe qu'au niveau global, par dispositif de financement, sur l'écran Suivi budgétaire.
La colonne prévisionnel de l'écran Suivi budgétaire est vide : est‑ce un bug ? Non. Elle affiche l'enveloppe que vous saisissez dans les paramètres du plan. Renseignez‑la.
J'ai actualisé le plan de formation, pourquoi le prévisionnel n'a‑t‑il pas bougé ? Les deux plans ont chacun leur bouton [Actualisation]. Actualisez aussi le plan prévisionnel.
Pourquoi mes montants Engagé changent‑ils encore ? Ils dépendent des informations de la session, qui peuvent évoluer tant qu'elles ne sont pas finalisées.
Comment obtenir une vue complète du plan dans un seul fichier ? Utilisez l'Export du plan plutôt que de croiser les TCD Suivi du plan et Effectifs.