Comment s'articulent le formulaire d'embauche et la fiche collaborateur dans quarksUp ?

En bref

le formulaire d'embauche et la fiche collaborateur sont deux objets distincts. Le formulaire d'embauche conserve les données propres à l'embauche (statut, rémunération, type de contrat, dates). Les données personnelles du collaborateur sont stockées sur sa fiche, et le formulaire d'embauche les relit à chaque ouverture. Les étapes d'onboarding mettent à jour la fiche collaborateur, jamais les données propres à l'embauche.

Que contient le formulaire d'embauche, et que contient la fiche collaborateur ?

Statut, rémunération, type de contrat, dates de l'embauche – Formulaire d'embauche – Jamais réécrites depuis la fiche collaborateur ou l'onboarding.
Données personnelles (adresse, état civil, informations complémentaires) – Fiche collaborateur – Relues en direct par le formulaire d'embauche à chaque ouverture.
Champs personnalisés du formulaire d'embauche – Formulaire d'embauche – Indépendants des champs personnalisés de la fiche collaborateur.
Informations complémentaires de la fiche collaborateur – Fiche collaborateur – Indépendantes des champs personnalisés du formulaire d'embauche.

⚠️ Les deux jeux de champs personnalisés ne se synchronisent pas. Si vous avez besoin d'un champ commun (par exemple un trigramme), il s'agit d'une demande d'évolution, pas d'un paramétrage disponible.

Pourquoi une donnée modifiée pendant l'onboarding apparaît-elle dans le formulaire d'embauche ?

Le formulaire d'embauche n'est pas une photo figée des données saisies à l'embauche. À chaque ouverture, il relit les données personnelles de la fiche collaborateur.

Si une étape d'onboarding met à jour une adresse ou un état civil, la nouvelle valeur apparaît dans le formulaire d'embauche dès sa prochaine ouverture, sans action de votre part.

💡 Si une donnée saisie dans l'onboarding n'apparaît pas, fermez puis rouvrez le formulaire d'embauche.

Quelles informations de l'embauche ne remontent pas sur la fiche collaborateur ?

Le champ « Motif d'embauche » du formulaire d'embauche ne remonte jamais sur la fiche collaborateur. C'est le comportement standard.

Pourquoi l'onglet « Rémunération variable » n'apparaît-il pas ?

Ce n'est pas un champ manquant. C'est un onglet entier du formulaire d'embauche, affiché uniquement si votre profil dispose des droits de lecture ou d'écriture correspondants. Sans ces droits, l'onglet est masqué sans message. Demandez à votre administrateur de vérifier les droits de votre profil.

Que vérifier si une embauche ne se comporte pas comme prévu ?

Symptôme : Une embauche validée reste dans les onglets « en cours »
- Cause habituelle : Le statut final de l'embauche ne respecte pas la nomenclature attendue pour basculer vers l'historique.
- Que faire : Faites vérifier le statut final du workflow d'embauche par votre administrateur ou votre interlocuteur quarksUp.
Symptôme : Le collaborateur est introuvable dans l'annuaire après une embauche « Validée »
- Cause habituelle : L'action de validation finale du workflow ne déclenche pas l'activation du nouvel embauché.
- Que faire : Faites vérifier l'action de validation du workflow d'embauche par votre administrateur ou votre interlocuteur quarksUp.
Symptôme : Un manager voit des embauches hors de son équipe
- Cause habituelle : Un manager voit les embauches de ses collaborateurs et toutes les embauches qu'il a lui-même créées.
- Que faire : Aucune action : c'est le comportement prévu.

Que vérifier lors d'une réembauche ?

Lors d'une réembauche, la fusion avec l'ancienne fiche conserve l'identifiant du collaborateur. En revanche, quarksUp ne récupère pas automatiquement :

l'ancien matricule paie, rattaché à l'ancien poste et non à la fiche collaborateur ;
les données statutaires (grade, niveau, échelon).

⚠️ Ces écarts peuvent provoquer des erreurs de création dans votre logiciel de paie. Vérifiez ces éléments à chaque réembauche.

Pourquoi une mise à jour de poste peut-elle effacer les données d'origine ?

Le formulaire d'embauche décrit la situation à un instant donné. Si vous mettez à jour un poste sans historisation, les nouvelles données remplacent définitivement les anciennes, sans retour possible.

💡 Historisez la mise à jour si vous voulez conserver une trace de la situation antérieure.

Que faut-il savoir sur les parcours de boarding liés à une embauche ?

Espace de lancement : l'onboarding ne fonctionne pas sur un espace d'Administration (par exemple un espace « Groupe »). Lancez-le depuis un espace Entreprise.
Visibilité pour le futur collaborateur : il ne voit ses activités qu'une fois son embauche finalisée et son poste actif à la date du jour.
Erreur « position » sur une étape de boarding : l'embauche doit être passée au statut « Préparation de contrat » avant de lancer les étapes qui mettent à jour le dossier du collaborateur.
Modification d'un modèle d'activité : elle ne s'applique jamais aux parcours déjà créés. Chaque parcours devient indépendant de son modèle dès sa création.
Parcours « Terminé » avec des activités non réalisées : les activités désactivées ne comptent plus dans l'avancement. Le parcours peut donc être terminé alors qu'elles n'ont pas été faites.
Liste des parcours d'offboarding vide : depuis une mise à jour de poste, quarksUp ne propose des parcours d'offboarding que si une date de fin est renseignée sur le poste. Sinon, il propose des parcours de crossboarding. Renseignez la date de fin avant de chercher un parcours de sortie.
Collaborateur redirigé vers son espace Candidat : après une embauche depuis le module Recrutement, le profil Candidat est conservé. Il doit être supprimé une fois l'embauche actée pour que le collaborateur accède à son portail Employé.

Questions fréquentes

Le formulaire d'embauche est-il mis à jour quand le collaborateur complète son onboarding ?
Les données personnelles s'affichent à jour à la prochaine ouverture du formulaire. Les données propres à l'embauche (statut, rémunération, contrat, dates) ne changent pas.
Le motif d'embauche apparaît-il sur la fiche collaborateur ?
Non, jamais. C'est le comportement standard.
Pourquoi la liste des parcours d'offboarding est-elle vide ?
Le poste du collaborateur n'a pas de date de fin. Renseignez-la, puis ajoutez le parcours.
Le matricule paie est-il repris lors d'une réembauche ?
Non. Vérifiez-le, ainsi que le grade, le niveau et l'échelon, à chaque réembauche.
Pourquoi un parcours affiche-t-il « Terminé » alors que des activités restent à faire ?
Ces activités ont été désactivées. Seules les activités actives comptent dans l'avancement.