Comment s'articulent les entretiens, campagnes, référentiels et missions dans le module Carrière ?

En bref : le module Carrière repose sur trois sous-domaines :

• les entretiens et campagnes, cœur du module. Une campagne associe un périmètre de collaborateurs, un formulaire et un workflow ; elle génère un entretien par collaborateur.
• les référentiels de compétences, qui structurent l’évaluation des compétences dans les formulaires : Référentiel Connaissances ou REC.
• les missions, sous-module distinct à activer en complément.

Ces objets dépendent les uns des autres dans un ordre précis. Construire dans le désordre est la première source d’anomalies.

Quels sont les trois sous-domaines du module Carrière ?

Dans quel ordre construire les objets d’une campagne ?

Référentiels système (domaines, types, matrices)
   └── Référentiel Connaissances  OU  REC (emplois + compétences)
         └── Formulaire d'entretien (modules : Compétences, Plan d'actions, Questionnaire…)
               └── Workflow (qui / fait quoi / quand)
                     └── Campagne (périmètre + formulaire + workflow)
                           └── Entretiens (un par collaborateur du périmètre) 

Deux règles à retenir :

• Le référentiel de compétences doit exister avant de configurer le module Compétences du formulaire.
• Le workflow se pense en premier, car il définit les statuts. Ces statuts sont nécessaires pour paramétrer les droits du formulaire. L’ordre de création dans l’outil reste en revanche libre.

Où créer et modifier les modèles de formulaire ?

Les modèles de formulaire (questionnaires, entretiens, évaluations) se créent et se modifient dans Carrière > Administration > Générateur de formulaire.

Quels termes ne faut-il pas confondre ?

• Plan d’actions ≠ Plan de développement des compétences.
  • Le plan d’actions, avec ses actions, appartient au module Carrière et est rattaché à la fiche du collaborateur.
  • Le plan de développement des compétences, avec ses actions de formation, appartient au module Formation.
• Référentiel Connaissances ≠ REC ≠ liste des compétences.
  Pour savoir lequel des deux un formulaire évalue, consultez le champ Informations évaluées du module Compétences : il vaut « Référentiel connaissances » ou « Référentiel emploi ».
  • La liste des compétences est un référentiel système (domaines, types, matrices, compétences).
  • Le Référentiel Connaissances et le REC sont deux façons d’organiser ces compétences pour l’évaluation.
• Manager ≠ Responsable d’entretien.
  • Le manager découle de la hiérarchie de poste du collaborateur.
  • Le responsable d’entretien est une personne nommée sur un entretien, qui obtient de ce fait un accès de type manager.

Comment le module Carrière s’articule-t-il avec les autres modules ?

• Formation : un entretien validé peut générer des demandes de formation. Le lien passe par le module Plan d’actions du formulaire et par la configuration du module Formation.
• Profils et droits : les profils et groupes de profils déterminent qui accède aux formulaires, aux workflows et aux campagnes.
• Imports : les périmètres de campagne à forte volumétrie peuvent être alimentés par import.

Que vérifier si un formulaire, un questionnaire ou un entretien est introuvable ?

C’est presque toujours une question de paramétrage, rarement une erreur de navigation. Vérifiez dans cet ordre :

1. Les droits du groupe de rôles sur l’étape ou le module concerné. Un groupe de rôles vide n’affiche que l’en-tête du formulaire. C’est la cause la plus fréquente.
2. Les dates et le statut : une entité ouverte après le début de la campagne, ou un collaborateur sorti ou inactif à la date de référence.
3. Le type et la nature du module : un questionnaire attendu en nature « Questionnaire » mais paramétré autrement voit ses questions filtrées, sans message.
4. L’archivage et les filtres de statut : une campagne archivée ou un filtre de statut (par exemple sur l’inscription) peut masquer des formulaires pourtant bien présents.

Quels sont les points de vigilance les plus fréquents ?

1. Les compétences ne s’affichent pas dans l’entretien. Commencez toujours par identifier le référentiel évalué : champ Informations évaluées du module Compétences, onglet Paramétrage.

• Si le champ vaut « Référentiel connaissances », la cause la plus fréquente est un champ Référentiel des connaissances hors emploi vide sur la fiche employé.
• Si le champ vaut « Référentiel emploi », les causes habituelles sont :
  • un emploi non actif dans le REC à la date de début de campagne ;
  • un REC non sélectionné dans les paramètres de la campagne ;
  • des valeurs Min et Max à 0 sur une compétence, ce qui bloque l’ouverture de l’entretien.

2. Doublons ou absences dans le périmètre de campagne.

• Les doublons viennent presque toujours d’un chevauchement de postes ou de sociétés dans l’historique RH du collaborateur.
• Les absences viennent le plus souvent d’une date d’activation du poste postérieure au lancement de la campagne.
• ⚠️ Corriger les données RH après coup ne nettoie pas les lignes déjà générées dans la campagne.

3. Bouton ou contenu manquant. Les cas « bouton Remplir absent », « formulaire vide » ou « signature non disponible » sont dans la grande majorité des cas des erreurs de paramétrage des droits. Un groupe de rôles doit avoir des droits Lecture/Écriture explicitement cochés pour chaque statut du workflow.

4. Pertes de données et doublons au fil du cycle de vie. Trois situations à distinguer :

• Changement de statut sans sauvegarde : les saisies récentes non sauvegardées sont perdues.
• Dévalidation d’un entretien après un changement d’emploi dans le REC : les évaluations de compétences sont effacées, de façon irréversible.
• Validation répétée d’un même entretien : les objets dérivés (objectifs, souhaits de formation) sont créés en double à chaque validation.

Questions fréquentes

Par quoi commencer pour mettre en place une campagne d’entretien ?

Par les référentiels système, puis le référentiel de compétences (Référentiel Connaissances ou REC). Construisez ensuite le formulaire, puis le workflow, et enfin la campagne. Pensez le workflow dès le départ : ses statuts conditionnent les droits du formulaire.

Quelle différence entre le manager et le responsable d’entretien ?

Le manager découle de la hiérarchie de poste. Le responsable d’entretien est une personne nommée sur un entretien, qui obtient de ce fait un accès de type manager.

Le plan d’actions d’un entretien est-il le plan de formation ?

Non. Le plan d’actions appartient au module Carrière. Le plan de développement des compétences appartient au module Formation. Un entretien validé peut toutefois générer des demandes de formation via le module Plan d’actions.

Où modifier un modèle de questionnaire ou d’entretien ?

Dans Carrière > Administration > Générateur de formulaire. L’ancien menu Collaboratif > Questionnaires n’est plus maintenu.

Le module Missions est-il actif par défaut ?

Non. C’est un sous-module à activer en complément. Il nécessite un profil Évaluateur, des référentiels et des paramètres d’espace dédiés.